Distrugerea Permiselor Cet Straini

1. Organizarea activității: BMA asigură distrugerea actelor de identitate valabile/nevalabile ridicate de la titulari:  IR – permisul de ședere provizorie;  CR – permisul de ședere permanentă;  IC – permisul de ședere provizorie pentru apatrizi;  CC – buletinul de identitate pentru apatrizi;  RI – buletinul de identitate pentru refugiați;  IH – buletinul de identitate pentru beneficiarii de protecție umanitară;  PC – documentul de călătorie pentru apatrizi;  PT – documentul de călătorie pentru refugiați;  PH – documentul de călătorie pentru beneficiarii de protecție umanitară. 2. Desfășurarea activității Succesiunea activităților desfășurate de către angajații BMA în procesul de transmitere a actelor de identitate valabile/nevalabile pentru distrugere: 2.1 Actul de identitate ridicat de la titular sau predat de persoana juridică (în continuare Depunător) în prezența acestora în mod obligatoriu este verificat (vizual, precum și la corespunderea datelor în SSI al BMA) de către reprezentanții GUDS (servicii teritoriale). 2.2 La depistarea unor necorespunderi, modificări sau deteriorări fizice, care au apărut din vina titularului (deteriorarea sau extragerea elementului DOVID (hologramei), zonelor lizibile cu aparate), sau la stabilirea unor indici suspecți de falsificare, titularului i se solicită o explicație în scris cu privire la iregularitățile (neconformitățile) stabilite. 2.3 Explicația în scris a titularului actului de identitate sau după caz a reprezentantului autorității care a solicitat perfectarea actului de identitate, privind deteriorarea sau privind stabilirea unor indici suspecți de falsificare, în varianta originală, se anexează la borderoul de predare a actelor valabile/nevalabile. 2.4 Actul de identitate recepționat, în mod obligatoriu, se perforează în prezența titularului. La perforarea unui colț al actului de identitate nu se permite deteriorarea numărului înserat pe elementul holografic (hologramă), numărului actului, numărului de identitate (codul IDNP) și a zonelor lizibile. 2.5 În cazul elementului holografic (hologramei) înseriat cu număr, care în conformitate cu restricțiile de perforare nu a fost posibil de perforat, pe aceasta se va aplica o tăietură cu un cuțit de birou fără a deteriora numărul lui respectând condițiile specificate mai sus. 2.6 Actul de identitate compus din cartelă și supliment (fișa de însoțire), se îmbină prin capsare în set și se consideră un singur document. Capsarea suplimentului la cartelă se efectuează cu respectarea regulilor de perforare a unui colț al actului, totodată asigurând posibilitatea (comoditatea) scanării zonei lizibile cu aparate, precum și citirea vizuală a numărului fișei atașate.

2.7 Angajatul BMA responsabil de procedură întocmește borderoul de predare a actelor de identitate valabile/nevalabile, care urmează a fi prezentate pentru distrugere. Forma de prezentare a borderoului, se expune la Anexa nr.1 a POS. 2.8 Borderoul se întocmește o dată în lună, iar într-un singur borderou se includ cel mult 300 de acte de identitate, care se transmit pentru distrugere cu foaie de însoțire. 2.9 Actele de identitate a persoanelor decedate se transmit pentru distrugere în baza unui borderou separat, indicând motivul anulării actului cu ajutorul calificativului (codului) ce corespunde (decesul persoanei). 2.10 În cazul în care se stabilesc careva erori sau necorespunderi, pentru redactarea borderoului se utilizează cerneală sau pix cu mină de culoare albastră, iar înscrierile se efectuează manual (olograf). Toate modificările operate se specifică cu o mențiune în borderou, avizată în mod obligatoriu de șeful nemijlocit (cu semnătură și ștampilă). Datele actelor înregistrate în borderou se confruntă cu datele respective din actele de identitate anexate la acesta. 2.11 În cazul în care datele actului de identitate din borderou lipsesc sau nu corespund, în borderou cu pix de culoare albastră se operează modificări/completări, iar acestea se confirmă cu o notă pe borderou privind numărul de modificări/completări operate manual. Nota se confirmă cu semnătura șefului serviciului. 2.12 Actele de identitate valabile/nevalabile anexate la borderou se ordonează strict conform listei din borderou, fiind fixate împreună prin legare sau ambalare, astfel încât să se asigure o gestionare eficientă. 2.13 Borderoul, avizat de grupul de lucru, se înregistrează în registrul de evidență a corespondenței expediate, pe acesta se aplică ștampila de ieșire în care se indică numărul și data expedierii documentului, iar apoi se transmit spre distrugere. 2.14 Statutul actelor de identitate în R.S.P. se actualizează conform Contractului de prestări a serviciilor informaționale între BMA și ASP. 2.2 Gestionarea (întocmirea, evidența și păstrarea) proceselor-verbale de distrugere securizată a actelor de identitate valabile/nevalabile. 2.2.1 Gestionarea proceselor-verbale de distrugere securizată a actelor de identitate valabile/nevalabile cuprinde următoarele operațiuni: - recepționarea borderourilor (scrisorilor) cu acte de identitate valabile/nevalabile; - evidența borderourilor și a actelor de identitate recepționate; - întocmirea proceselor-verbale de verificare a actelor de identitate valabile/nevalabile la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P.; - întocmirea și evidența proceselor-verbale de distrugere a actelor de identitate valabile/nevalabile (în continuare Proces-verbal de distrugere); - prezentarea Comisiei proceselor-verbale privind distrugerea a actelor de identitate valabile/nevalabile împreună cu lotul de acte de identitate înregistrate in acesta, pentru verificarea prezenței documentelor incluse și distrugerea acestor; - instituirea și păstrarea pe parcursul anului de gestiune a dosarului de nomenclator cu Procese-verbale de distrugere a actelor de identitate valabile/nevalabile, și a dosarului de nomenclator cu Procese-verbale prezentat

spre distrugere la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P. și arhivarea acestora anuală. 2.2.2 Angajatul responsabil de întocmirea procesului-verbal de distrugere poartă responsabilitate pentru corectitudinea informației incluse (verifică minuțios informația din borderou și din procesul-verbal de distrugere sau după caz, din procesul-verbal de verificare cu datele de control vizual din actele de identitate valabile/nevalabile). 2.2.3 Datele din actele de identitate valabile/nevalabile, de regulă, se citesc optic cu echipament special reader prin scanarea și citirea zonelor lizibile cu aparate (MRZ, coduri de bare ID sau 2D, etc). (întroducerea manuală a datelor documentului în interfața LAM). 2.2.4 Procesul-verbal de distrugere, de regulă, se întocmește o dată în lună pentru fiecare tip de acte în parte, excepție fiind, cazurile de colectare masivă a actelor, pentru care se admite să fie întocmite mai multe procese-verbale de distrugere (după necesitate 2-3). Forma Procesului-verbal de distrugere este prezentată în Anexă 2. 2.2.5 Persoana responsabilă pentru întocmirea procesului-verbal de distrugere, a actelor de identitate valabile/nevalabile trebuie să întreprindă următoarele acțiuni: - să verifice corespunderea datelor din document (după caz: nr. de serie al actului, nr. înserat pe elementul holografic (hologramă), nr. de serie al fișei de însoțire, IDNP, IDNO sau IDNV) cu datele din RIS afișate pe interfața LAM; - să verifice actele de identitate valabile/nevalabile, în vederea stabilirii prezenței și corespunderii cu borderoul (listei); - să sorteze actele conform calificativului (codului) ce stabilește motivul anulării. 2.2.6 Persoana responsabilă de întocmirea Procesului-verbal de distrugere la depistarea actelor de identitate deteriorate (lipsa elementului DOVID (hologramei) sau a prezenței indicilor de falsificare verifică și prezența obligatorie a explicației înscris a titularului actului de identitate sau după caz a responsabililor de primire a actului. Despre existența unor astfel de cazuri neîntârziat se informează conducerea BMA. 2.2.7 Să includă în procesul-verbal de distrugere numai actele de identitate în care nu sunt stabilite careva erori, necorespunderi sau prezența indicilor de falsificare și să indice: a) Numărul, data de înregistrare a borderoului. b) Valoarea (codul) motivului anulării valabilității actului indicat în borderou. 2.2.8 Să aplice pe borderoul cu actele de identitate incluse în procesul-verbal de distrugere (procesate), mențiunea: “Procesat de (Nume, Prenume a persoanei responsabile). Data în formatul DD.LL.AAAA, care se confirmă prin semnătură”. Să imprime procesul-verbal de distrugere și sa-l prezinte lunar, împreună cu lotul aferent de acte de identitate valabile/nevalabile, Comisiei de distrugere. 2.3 Examinarea actelor valabile/nevalabile prezentate spre distrugere în cazul necorespunderii informațiilor de pe actul de identitate a titularului cu datele din R.S.P. sau prezenței indicilor de falsificare. 2.3.1 În cazul stabilirii de către angajatul BMA a necorespunderii datelor din document cu datele respective din R.S.P. lipsei numărului actului sau a numărului

înserat pe hologramă, sau prezența indicilor de falsificare, se întreprind următoarele acțiuni: - Angajatul BMA întocmește proiectul Procesului-verbal de verificare a actului de identitate valabil/nevalabil prezentat spre distrugere la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P. (în continuare Procesul-verbal de verificare), se indică numărul și data întocmirii acestuia (numărul de ordine al Procesului-verbal se generează anual începând cu nr.1, fără înregistrare în registre de evidență), la care se anexează 3 copii de pe actul suspect. - Actul însoțit de un demers în care sunt indicate motivele suspectării, este prezentat comisiei. La rubrica „ Mențiuni” din borderoul de primire a actului de identitate din teritoriu, se recomandă de indicat numărul și data demersului. 2.3.2 Proiectul Procesului-verbal de verificare se întocmește de persoana responsabilă de distrugere a actelor de identitate valabile/nevalabile care a depistat indici suspecți de falsificare sau neconcordanță la procesarea datelor pentru includerea în Procesul-verbal de distrugere. 2.3.3 În cadrul BMA actul suspectat este examinat de experți iar rezultatele sunt prezentate în raportul de constatare. 2.3.4 În corespundere cu concluzia persoana responsabilă de întocmirea procesului-verbal de distrugere a actelor de identitate întreprinde următoarele acțiuni: - când suspiciunile de modificare a actului nu sau confirmat, sau în cazul când numărul înserat pe hologramă este integral sau parțial perforat – proiectul Procesului-verbal de verificare se prezintă Comisiei de verificare; b) când suspiciunile de modificare a actului s-au confirmat (actul prezintă urme de falsificare) – proiectul Procesului-verbal anterior întocmit fără a fi prezentat comisiei de verificare împreună cu toate materialele acumulate pe cazul dat se depune la dosarul de păstrare a proceselor-verbale de verificare. 2.3.5 Procesul –verbal cu actele la care au fost stabilite necorespunderi a datelor este examinat de Comisia de verificare, instituită prin Ordinul Biroului Migrație și Azil din subordinea Ministerului Afacerilor Interne. 2.3.6 Procesele-verbale aprobate de conducerea întreprinderii cu o copie a actului verificat se păstrează în dosarul proceselor-verbale de verificare din cadrul BMA.. 2.3.7 Copia procesului-verbal cu copia actului verificat, capsate în set se transmit comisiei responsabile pentru examinare și stabilirea persoanelor care se fac responsabile de comiterea erorilor (falsificărilor). 2.3.8 Conform Procesului-verbal de verificare aprobat, actul de identitate se include în procesul-verbal de distrugere. 2.4 Comisia pentru distrugerea a actelor de identitate valabile/nevalabile. 2.4.1 Actele de identitate valabile/nevalabile, însoțite de procesul-verbal se prezintă Comisiei de distrugere de către persoana responsabilă. 2.4.2 Comisia de distrugere este constituită prin Ordinul Biroului Migrație și azil din subordinea Ministerului Afacerilor Interne. 2.4.3 Comisia își desfășoară activitatea în încăpere, special amenajată cu locuri de muncă bine iluminate.

2.4.4 Persoana responsabilă de întocmirea procesului-verbal de distrugere este obligată să informeze președintele comisiei privind întocmirea procesului-verbal de distrugere a actelor valabile/nevalabile. 2.4.5 Vicepreședintele comisiei informează persoanele desemnate pentru ședința comisiei, despre data și ora întrunirii comisiei. 2.4.6 Persoana responsabilă de întocmirea procesului-verbal de distrugere, asigură repartizarea procesului-verbal membrilor comisiei (integral sau după caz a unuia anumit număr de file din acesta) și a lotului de acte incluse în procesul-verbal de distrugere securizată, care urmează a fi distruse. 2.4.7 Verificarea prezenței actelor de identitate indicate în procesul-verbal de distrugere se efectuează de comisie, prin echipe formate din două persoane repartizând rolurile după cum urmează: un membru al echipei citește datele din document ( seria și nr. actului, nr. elementului holografic, nr. de serie al fișei după necesitate etc.) în timp ce al doilea – verifică indicarea corectă a acestora în procesul-verbal de distrugere, care sunt bifate cu creionul. 2.4.8 Despre faptul verificării prezenței actelor de identitate supuse distrugerii și respectiv bifării corespunderii datelor acestora indicare în procesul-verbal de distrugere cu datele din document, membrii echipei de verificare se semnează pe fiecare filă din procesul verbal, prima semnătură fiind a persoanei care a citit datele iar a doua a persoanei care a bifat corectitudinea indicării lor. 2.4.9 Monitorizarea procesului de distrugere se asigură de către membrii comisiei, reprezentanți ai BMA, care opțional monitorizează activitatea comisiei atât prin intermediul sistemului de monitorizare video cât și prin participarea nemijlocită. 2.4.10 În cazul depistării lipsei actului de identitate indicat în procesul-verbal, în dreptul rândului respectiv, cu creionul se fac însemnări privind absența actului de identitate a străinului; 2.4.11 În cazul în care responsabilul de întocmirea procesului-verbal de distrugere reușește să prezinte actul de identitate lipsă înainte de aprobarea procesului-verbal de distrugere, datele actului se verifică vizual cu datele din procesul-verbal de distrugere de către responsabilii de monitorizare, și respectiv, actul în cauză este supus distrugerii imediate, fără întocmirea unui proces-verbal de distrugere nou; 2.4.12 Când responsabilul de întocmire a procesului-verbal de distrugere nu reușește să prezinte actul lipsă înainte de aprobarea procesuluiverbal, în dreptul rândului respectiv, cu pixul, de către reprezentantul echipei de monitorizare se face însemnarea privind absența actului, despre ce reprezentanții pe ultima filă a procesului-verbal de distrugere prin notă indică lipsa actului, și prin semnături confirmă inscripția. 2.4.13 Despre verificarea corespunderii datelor și respectiv distrugerea securizată a actelor de identitate incluse în procesul-verbal de distrugere, precum și monitorizarea activității comisiei, semnează întreg completul de membri numiți pentru ședința respectivă, în rubricile: Responsabili de verificare; Responsabili de distrugere; Responsabili de monitorizare.

După ce se aplică semnătura vicepreședintelui și președintelui comisiei se prezintă spre aprobare conducerii BMA. 2.5. Dispoziții finale 2.5.1 După aprobarea de către conducerea BMA a procesului-verbal, angajatul responsabil de întocmire, anexează la procesul-verbal borderourile de prezentare a actelor valabile/nevalabile distruse, iar după caz, sunt anexate și alte materiale justificative (scrisori, note de serviciu, etc.) Prezintă “Fișa de însoțire a procesului-verbal de distrugere” care include informația privind: tipul actelor, numărul procesului-verbal și data aprobării acestuia, precum și numărul total de acte incluse în procesul-verbal de distrugere. 2.5.2 Procesele verbale de distrugere aprobate sunt arhivate și păstrate în arhiva GUDS pe întregul an de gestiune, după ce în perioada martie-mai a anului premergător, registrele de arhivă care conțin procesele-verbale se înregistrează și se păstrează în cancelaria BMA. 2.5.3 Termenul de păstrare a dosarului de nomenclator cu Procese-verbale de distrugere a actelor valabile/nevalabile și a dosarului de nomenclator cu Proceseverbale de verificare a actelor de identitate valabile/nevalabile prezentate spre distrugere la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P. constituie 5 (cinci) ani. 2.6.Distrugerea tehnică a actelor de identitate Pentru distrugere actul de predare cu lotul de acte de identitate sunt transmise de către secretarul comisiei sau alta persoană desemnată de distrugere, persoanei terțe conform contractului de prestări servicii.

3. Valorificarea rezultatelor activității 1.Angajatul BMA întocmește procesul-verbal și poartă responsabilitatea deplină pentru corectitudinea informației incluse. 2.Procesul-verbal este semnat de către membrii comisiei și președintele comisiei, ulterior transmis spre avizare conducerii BMA.