PARCIAL FINALUGN

EXAMEN FINAL JEAN CAARLOS RAMIREZ NAVARRO EMERSON RICARDO CAMACHO

UNIREMINGTON CUCUTA 2021

Definición del proyecto Software para gestión documental Se desea crear un sistema documental archivo con el fin de poder hacer gestión de grandes cantidades de documentos, que suele rastrear, almacenar, archivar y organizar en documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Objetivo general: Crear un sistema documental que sirve como soporte a la gestión pública. Objetivos específicos: -

Realizar un Diagnósticos mediante observación directa del proceso actual de la gestión documental. Extraer los requerimientos funcionales del sistema. Diseñar los diagramas UML y diseñar Coordinar las actividades específicas a realizar de la gestión documental Generar una guía de pasos para poder las sus gestiones de archivos Tomar el control de sus documentos

ALCANCE Nuestro proyecto tiene como meta reducir en un 100% el uso de papel, ya que ayuda al medio ambiente, en las organizaciones y empresas ayudara a la economizarían del papel y menos utilización del espacio, ya que a la hora de utilizar demasiado papel generara más utilización de espacio dentro de las empresas y organizaciones. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En nuestra actualidad las empresas y entidades generan en grandes cantidades informes, boletines y mucha documentación, estos documentos se deben recopilar ya que son necesarios porque guardan información económica y social que es de grande interés, se propone el uso actual de la tecnología como una herramienta que facilitara el buen manejo y la organización de la documentación de interés al alcance de los usuarios.

JUSTIFICACION Se requiere mejorar en las empresas, la eficiencia en su sistema de gestión documental, capacitación y procesos. Por esta razón surge la necesidad de implementar un Software de gestión documental SGD, que permita a la empresa y entidades optimizar y facilitar el desarrollo de las actividades a niveles directivos y operativos que garantizan la implementación de procesos, para la administración de información documental, que asegure el cumplimiento legal y normativo que regula cada sector empresarial.

Algunas empresas no cuentan en la actualidad con un sistema de gestión documental que facilite a los empleados el desarrollo de sus funciones diarias. Se presenta desorden en el manejo de la documentación en todas las áreas de la compañía, generando retrasos y pérdidas de documentos, producto de esto la compañía incurre en altos costos administrativos. La implementación de un Software de gestión documental SGD, generaría una herramienta para satisfacer los requerimientos legales y normativos vigentes, en materia de prevención y lucha contra la corrupción y los delitos fiscales; y apoyará las políticas del estado colombiano para el fomento de una cultura de transparencia en la empresa.

DEFINICION DE LA METODOLOGIA

1. CASO DE USO

Caso de Uso Actores Función Precondiciones Garantías de éxito

Flujo principal

Extensiones

Ingresar al Sistema Administrador, Base de Datos. Ingresar a SIGD por medio de un usuario y contraseña Validados en la tabla Empleados de la base de datos. • Debe pertenecer al proveedor o la organización • Asignación de privilegios para acceder al sistema •

Se actualizan los datos del administrador

1. El administrador ingresa al sistema SIGD , donde se encuentra con una casilla de ingreso, un usuario y una contraseña 2. Se ingresa el nombre de usuario y la respectiva contraseña del administrador. 3. Se oprime el botón Ingresar 4. Se valida el registro del administrador mediante el Nombre de usuario y su respectiva contraseña. 5. Se habilitan todo los módulos de SIGD. • En cualquier momento el sistema falla. 1. El administrador reinicia el sistema, y vuelve a iniciarsesión. • Identificación no valida. 1. El sistema señala el error y rechaza la entrada.

DEFINICION DE ACTORES PROYECTO DE SOFTWARE SISTEMA DE GESTUION DOCUMENTAL ROL O CARGO ADMINISTRADOR

APOYOS

DISTRIBUIDORES

DESCRIPCION DEL CARGO Encargado de llevar a cabo las tareas de monitoreo y supervisión del proyecto Encargados de resolver tareas faltantes y tareas que no puedan ser desarrolladas por el administrador Encargados de llevar el producto a las diferentes organizaciones

NIVEL DE INFLUENCIA

INTERES DEL PROYECTO Conocimientos en administración, ofimática, sistemas y todo lo relacionado con informática Conocimientos en sistemas, y todo lo relacionado con la informática

Alto

Alto

Experiencia en logística y distribución de productos

Alto

RELACIONAR LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE SOFTWARE (PRODUCTO, PROCESO, PROYECTO Y PERSONAL

Producto

Proceso

Ingreso de Documentos

Recepción de documentación de diferentes organizaciones Mantiene la documentación en sus respectivos lugares y su respectiva organización Almacena información de todos los documentos de diferentes organizaciones

Administración de Archivo

Base de Datos

Proyecto

Programa capaz de administrar la documentación recepcionada y distribuirla en forma organizada Sistema eficiente que contiene y almacena toda la información suministrada

Personal