capitulo 3 pungitore

COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR Los diagramas de bloque son graficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o sistema, bajo el paradigma de que la comunicación se realiza a través del flujo de documentos o formularios entre los distintos sectores

Al adoptar un nivel global, hay detalles del circuito que se omiten:     

Las distintas copias de un formulario Los controles y las excepciones Los archivos, tanto transitorios como definitivos Los registros Otros aspectos menores que seguramente surgirán de la confrontación con los cursogramas

Diagramas hibridos de contexto

Características:   

Conservan el nivel global presentado en el diagrama de bloques Destacan las actividades y tareas que realiza cada sector Permiten relacionar cada una de estas actividades con la información necesaria (MP) que debio haber producido alguno de los participantes, ya que sin ella resultaría imposible avanzar sobre la cadena de valor del proceso.

Tres tipos posibles:  

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Centrados en formularios: la cadena de valor se construye a partir del flujo de sus formularios y el encadenamiento sectorial Centrados en procesos: la cadena de valor se construye sobre los procesos seriales y paralelos definidos para alcanzar el resultado concreto (output operativo) que corresponda Radiales: un sector se constituye en pivote del proceso, y actua como principal ejecutor y coordinador del mismo, en su relación con otros sectores

Diagramas hibridos de contexto, centrados en formularios:

La función de COMPRASObjetivo principal: Instrumentar la adquisición de los recursos necesarios (materiales y no materiales) para asegurar el adecuado funcionamiento de una organización bajo las mejores condiciones de contratación (tanto a nivel calidad del producto/servicio, precio, variedad, etc.), velando por generar valor agregado a partir del producto o servicio final entregado al cliente. En algunas grandes empresas se la denomina abastecimiento Con el objeto de formar un ambiente controlado la función de compras no debe realizar:    

Recepción , control de calidad y almacenamiento de la mercadería Control y aprobación de facturas de proveedores Pagos a proveedores Registraciones contables de las operaciones de compras y pagos

Para cumplir con este objetivo se utilizan los cursogramas que constituyen la representación grafica de los circuitos administrativos, del flujo de la información a través de los distintos sectores de la organización, los controles y/o operaciones y/o registros que se realizan en cada uno de ellos -MÓDULO 1: Detección de necesidad de compra Todas las compras de bienes superiores a un determinado monto deben realizarse por escrito. Solicitudes pueden provenir desde: 

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Almacenes: para los artículos con stock permanente. – Pedido de reaprovisionamiento o Stock mínimo: consumo estimado de un producto durante su periodo de reaprovisionamiento o Punto de pedido: stock minimo + margen de seguridad. Este variara dependiendo de la importancia del producto en la producción. Otros sectores de la empresa: productos sin stock. – solicitud de compras: Bienes de uso, consumos especiales, etc. Se emiten formularios de solicitud de compra

Límites para la autorización de compras: Los limites deben ser precisos y relacionados con el nivel jerarquico y la especialización del funcionario que pueda autorizar la compra Influye sobre la decision si la compra está en el presupuesto o si se agregaron con posterioridad o por un imprevisto

-MÓDULO 2: Selección del proveedor y Adjudicación de la Compra Crecibidos los originales de los formularios de pedido de reaprovisionamiento y solicitudes de compras, el sector compras:   

Coteja firmas en Registro de autorizaciones y firmas. (RAF) Consulta el Registro de proveedores.(RP) Emite el pedido de cotización: según la importancia de la compra este se realiza por escrito (compras muy importantes), por teléfono (mediana importancia) y no se realiza si son compras insignificantes.

Una vez recibidas las cotizaciones y luego de e valuar los precios, la calidad de los productos ofrecidos, las condiciones de pago y los plazos de entrega se emite el formulario de orden de compra. solicitud de cotización a los distintos proveedores: por debajo de un monto minimo no se debe pedir cotización. En el caso de compras mayores, es fundamental pedirla por escrito y que contengan: -cantidad y calidad requerida- precios- impuestos que gravan la operación y que deban facturarse en forma separada (IVA- internos) – condiciones de pago- fecha de entrega- plazo de mantenimiento de la oferta- garantías. A su vez estas se organizan bajo la forma de “concurso de precios” en donde la empresa emite condiciones y los proveedores cotizan según los formatos y pautas establecidos. Se registra el comportamiento de los proveedores a lo largo del tiempo y se deja de lado a aquellos que sus ofertas nunca resultaron satisfactorios Las adjudicaciones de las compras importantes se realizan emitiendo el formulario orden de compra, mediante el cual se le comunica al proveedor que su oferta ha sido aceptada Los destinatarios de esta OC son:    

El proveedor El sector contaduría para que comience a armar el legajo de compras que luego se convertirá en el legajo que amapara el correspondiente pago El sector de recepción, de forma tal de poder programar y coordinar la fecha de entrega y también controlar la mercadería a recibir El propio sector compras

En caso que no se emita orden de compra se debe informar a contaduría y recepción las características del pedido realizado.

MÓDULO 3: Recepción y control de almacenamiento. -Recepción recibe las mercaderías: Se emite el Informe de Recepción (IR), donde se deja constancia de todo. -Control de Calidad las controla. Con anterioridad a su almacenamiento. Ambos sectores dejan constancia de su intervención en el IR: A través del IR Los sectores de compras y contaduría toman conocimiento de las operaciones que están ocurriendo en la empresa La recepción y el recuento de la mercadería: El ingresode la mercadería estara respaldado por la emisión de un IR. Deberá constar la cantidad y descripción de los bns.recibidos, como asi la calidad de la entrega Esto permitirá que:   

Compras: Concluye la gestión de la compra por entrega total, o la gestión sigue en entregas parciales. Almacenes: registre el ingreso de la mercadería y la almacene o derive al sector solicitante Contaduría: se prepara para las tareas que debe realizar en el modulo 3

Control de Calidad: Si no se puede realizar en el momento se pone “control de calidad pendiente” en el original del remito del proveedor. Almacenamiento de la mercadería: Almacenes: -Recibe el IR más el Remito del proveedor. -Artículos para almacenar: Se almacenan y se registra su ingreso en el control de stocks. -Artículos para otros sectores : Se entrega el envío y se pasa por el Registro de Mercadería Ingresada (firma del responsable del sector receptor). -Envía copia del Remito del proveedor a contaduría.

Registración contable de la operación para realizar el seguimiento de la compra Cuando se recibe la factura del proveedor, se cancela la cuenta de provisión, y a debitar la cuenta de IVA correspondiente contra la de cuenta de proveedores, por el importe total de la factura.

MÓDULO 4: Control de la compra y registración Contaduría reúne la documentación correspondiente al procedimiento de compras.    

Orden de compras (duplicado) Orden de compras interna (original) Informe de recepción (original) Remito del proveedores (duplicado)

Al recibir la factura del proveedor procederá a su control y registración para luego dejar todo archivado el legajo en un archivo transitorio de cuentas a pagar. Contaduría y tesorería no deben proceder a la liquidación y pago de legajos cuya documentación de respaldo no estuviera constituida x comprobantes originales,por peligro de que se reitere el pago. Todas las copias adicionales de facturas de proveedores y otros documentos debe identificarse mediante la inserción de leyendas (duplicado-triplicado) Instrumenta los siguientes controles sobre las facturas del proveedor:      

Cantidades concuerdan con solicitadas e ingresadas. Calidad de artículos, concuerda lo solicitado con el control de calidad. *Que los precios unitarios coincidan con solicitados. Que los cálculos estén bien hechos. Que el IVA y otros impuestos se encuentren bien aplicados. Que las condiciones de pago concuerden con las de la OC. Que las facturas cumplan los requisitos de la AFIP.

Una vez que se hayan cumplido con todos los requisitos de control se registra la deuda para proceder al pago de la factura.

Introducción de tecnología al proceso de compras Módulo 1: Detección de necesidades de compra • Canalizar los pedidos por la computadora. • Se puede reusar la información para los Pedidos de Cotización o las Órdenes de Compra. • La información de artículos puede validarse con los archivos maestros de compras. Módulo 2: Selección de proveedor y adjudicación de la compra • Selección de los proveedores a partir de archivos maestros de proveedores. • Aprovechar la información de las solicitudes de compra para crear los Pedidos de Cotización y las Órdenes de Compra. Módulo 3: Recepción, control y almacenamiento• No hay grandes cambios, solamente el reaprovechamiento de la información generada anteriormente. Módulo 4: Control de la compra y registración • La parte de control de factura lo sigue haciendo el personal de contaduría, el resto se puede hacer por computadora.

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