CURSO AUDITOR INTERNO SGS _A3_M5

TRABAJO ESTUDIO DE IDENTIFACION Y REDACCION DE HALLAZGOS ISO 19011:2018 ACTIVIDAD 3 – MODULO 5

GERSON PEÑA JORGE A. SANCHEZ GÓMEZ JOSÉ LUIS SANJUAN

CURSO PARA AUDITOR INTERNO TRI NORMA ISO 9001, 14001 Y 45001.

META 2019

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Actividad 3 - Módulo 5: Identificación y redacción de hallazgos Estimados participantes, Con el desarrollo de esta actividad Usted adquirirá destrezas para la identificación y redacción de hallazgos, en diversas situaciones referenciadas en el documento adjunto, para el desarrollo de la actividad realice lo siguiente: Descargue el documento y analice las situaciones planteadas. Identifique el tipo de hallazgo. Identifique la(s) normas que aplican al caso. Defina el(los) numerales relacionados con el hallazgo. Redacte el hallazgo de acuerdo a la metodología indicada en la formación. Envíe oportunamente el desarrollo de su actividad para ser evaluada.

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IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE HALLAZGOS Convenciones: C: Conforme; NC: No Conforme; OBS: Observación No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

La organización de producción de llantas, se ha suscrito voluntariamente a la iniciativa de PML (Producción más Limpia) y APELL (Concientización y preparación para emergencias a nivel local - Awareness and Preparedness for Emergencies at Local Level), sin embargo, no han sido incluidos los compromisos adquiridos con PML ni con APELL, en la evaluación de los otros requisitos del Sistema de Gestión Integrado. 1.

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NC

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

X

NORMA ISO 14001:2015 Numeral: 6. Planificación 6.1.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Evaluar el fortalecimiento y conveniencia de incluir los compromisos adquiridos con PML y APELL, en la evaluación de los otros requisitos del sistema de gestión integrado, ya que incluiría otros escenarios de mejora para el objeto de la empresa. La observación está relacionada con el numeral 6 Planificación 6.1.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades. De la norma ISO 14001:2015 que indica: "El alcance de su sistema de gestión ambiental y determinar los riesgos y oportunidades relacionados con Aspectos ambientales (véase 6.1.2), Requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3) y Otras cuestiones y requisitos identificados en 4.1 y 4.2."

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

2.

3

Se encuentran documentados en la organización Avícola el Programa de Gestión del Compostaje de Pollinaza, el Programa de Gestión de Prevención del Trauma acumulativo por movimientos repetitivos, disponiendo además dentro de su Planificación de la Calidad, del objetivo de implementar una serie de formaciones que faciliten incrementar las competencias del personal operativo en el manejo de aves y huevos. El tiempo establecido para el cumplimiento del objetivo se ha vencido y no se han establecido las acciones necesarias para solucionar el incumplimiento.

En la bodega de almacenamiento de productos químicos, el operador del montacargas, excedió la velocidad de movilización permitida al interior de la misma y colisionó contra una de las estibas ocupada con envases que contienen producto, causando rotura de varios envases y exposición del mismo. Además, se contaminó un producto terminado listo para entregar al cliente, en presentación de polvo y pallets, afectando la

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NC

X

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

NORMA ISO 9001:2015 Numeral: 7. Apoyo 7.2 Competencia De acuerdo al objetivo de implementar una serie de formaciones que faciliten el incrementar las competencias del personal operativo en el manejo de aves y huevos trazados por la compañía, se evidencia que el tiempo establecido para el cumplimiento de la meta se ha vencido y no se han implantado las acciones necesarias para solucionar el incumplimiento. Lo anterior incumple el numeral 7. Apoyo 7.2 Competencia de la norma ISO 9001:2015 que indica: “Implementar acciones para alcanzar la competencia necesaria de las personas y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.”

X

NORMA ISO 9001:2015 Numeral: 8. Operación 8.3.1 Revisión de los requisitos para los productos y servicios. Se constata que la organización no garantizo la fecha establecida de entrega del producto final al cliente. Lo anterior incumple el numeral 8. Operación 8.3.1 Revisión de los requisitos para los productos y servicios

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

conformidad con los requisitos del mismo e incumpliendo al cliente con la entrega.

4

5

El análisis de la tendencia de cumplimiento de los objetivos del SGI, evidencia que al final del período, se habrán cumplido las metas propuestas en calidad, SST y Medio Ambiente, incluso algunas las excederán. El auditor solicita el indicador de satisfacción del cliente y observa un logro de 250 porciento, el auditor solicita explicación del resultado, el auditado manifiesta que esa situación se viene presentando los últimos 5 meses pero que no han realizado ningún análisis, porque consideran que están realizando muy bien el trabajo y los clientes también. Al solicitar el indicador de quejas y reclamos, se evidencia un incremento del 30 por ciento, el auditado manifiesta que es normal que ocurra, ya que es imposible garantizar que todos los productos sean inspeccionados y cumplan con las especificaciones. En Auditoría al proceso de Revisión por la Dirección, se pudo constatar que se cumplen con analizar todas las entradas dispuestas por las Normas y los resultados también son cumplidos, sin embargo, se requiere de mayor argumentación y sustentación en las decisiones y acciones, para que aseguren el mejoramiento

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REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

que indica: “La organización debe asegurarse que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios que ofrece a los clientes.” NORMA ISO 9001:2015 Numeral: 9. Evaluación y desempeño 9.1.2 Satisfacción del cliente.

X

Se evidencia que la organización no asegura el correcto manejo y análisis del indicador de quejas y reclamos que se ha incrementado en el 30% en los últimos 5 meses. Lo anterior incumple el numeral 9. Evaluación y desempeño 9.1.2 Satisfacción del cliente de la norma ISO 9001:2015 que indica: “La organización debe llevar a cabo el seguimiento de las percepciones de los clientes, respecto al cumplimiento de sus necesidades y expectativas ". X

NORMA ISO 9001:2015 Numeral: 10. Mejora 10.3 Mejora continua. Contemplar la posibilidad de mejorar la argumentación y sustentación en las decisiones y acciones hechas por la alta dirección con el fin de asegurar el mejoramiento

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

continuo y eficacia del SGI.

6 En la organización de cultivo y procesamiento de productos derivados de Palma Africana, los vertimientos de aguas residuales los están depositando en una laguna natural, donde la comunidad pesca para consumo y comercialización de las especies; la Autoridad Ambiental ha recibido la queja de los pobladores vecinos y le ha enviado una comunicación a la organización, solicitándoles respuesta respecto a la queja, a la cual no han respondido.

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X

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

continuo y la eficacia del SGI. La observación está relacionada con el numeral 10. Mejora 10.3 Mejora continua. De la norma ISO 9001:2015 que indica: "La organización debe mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGC. La organización debe considerar los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben tratarse como mejora continua.” NORMA ISO 14001:2015 Numeral: 7. Soporte 7.4.3 Comunicación externa Se evidencia que la empresa no está garantizando el proceso de requerimientos de comunicación puesto que no se ha dado una respuesta oportuna a comunicación enviada por la autoridad ambiental del área de influencia de operaciones, por una queja de la comunidad vecina. Lo anterior incumple el numeral 7. soporte 7.4.3 Comunicación externa de la norma ISO 14001:2015 que indica: “La organización debe comunicar externamente la información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se determine en su proceso de comunicación y como se requiera por sus requisitos legales y otros

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

requisitos.”

7

8

En una empresa de embutidos cárnicos, se utilizó un lote de carne de vacuno contaminada con brucelosis, la cual no fue detectada en el proceso de inspección en recepción de materia prima, por la interpretación errada de los resultados de las muestras por parte del Analista de Laboratorio Microbiológico; tampoco se pudo determinar con exactitud el proveedor del lote, pues no se cumplió con la identificación del mismo.

Durante un recorrido del equipo de inspectores de la organización, se determinó que no se encuentra visible en ningún lugar de las instalaciones un plano de evacuación por emergencias ni las correspondientes señales de

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X

NORMA ISO 9001:2015 Numeral: 8. Operación 8.4.2. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. Se evidencia que la organización no asegura los controles requeridos para los productos proporcionados por un proveedor externo ni el seguimiento adecuado a la materia prima utilizada para el procesamiento de alimentos. Lo anterior incumple el numeral: 8. Operación 8.4.2. Control de los procesos de la norma ISO 9001:2015 que indica: “La organización debe garantizar que los procesos, productos y servicios proporcionados externamente cumplen con los requisitos y debe definir los controles a implementar en los procesos, productos y servicios obtenidos externamente¨”

X

NORMA ISO 4500:2018 Numeral: 8. Operación 8.2. Preparación y respuesta antes emergencias. Se evidencia que la empresa no asegura la adecuada

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

prevención que orienten al personal en movilización; así mismo, no se evidenciaron registros de entrenamiento a los brigadistas en atención de emergencias ocupacionales y ambientales en control de incendios y contención de derrames.

9

Durante el traslado hacia el lugar de trabajo de los operarios en bus contratado por la empresa de minería, debido a fuertes lluvias en la vía y baja visibilidad, el bus se precipitó a un barranco causando lesiones corporales y hemorragias a

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REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

formación y capacitación de sus trabajadores para la respuesta ante emergencias puesto que no se encuentran los registros de entrenamiento del personal de las brigadas, como tampoco la publicación de indicaciones o plano de evacuación en sus instalaciones. Lo anterior incumple el numeral 8. Operación 8.2. Preparación y respuesta antes emergencias. de la norma ISO 45001:2018 que indica: “a organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos necesarios para prepararse y para responder ante situaciones de emergencia potenciales, según se identifica en el apartado 6.1.2.1, La comunicación de la información pertinente a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades gubernamentales, y, cuando sea apropiado, a la comunidad local y La provisión de formación para la respuesta planificada. X

NORMA ISO 14001:2015 Numeral: 8. Operación 8.2 Preparación ante emergencias Se constata que la empresa no asegura la competencia

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

veinte de sus ocupantes; la empresa reaccionó rápidamente con sus brigadistas de emergencia, pero la atención recibida no fue la más apropiada, pues por errada movilización de algunos lesionados, las fracturas fueron agravadas; a dos de los afectados les suministraron líquidos generando broncoaspiración. El tanque del combustible del vehículo se perforó y el combustible fue derramado sobre una fuente de agua de la reserva natural ubicada al borde la vía; una parte de los brigadistas que reaccionaron ante el derrame, no tenían disponibles los elementos necesarios para contenerlo, ni la capacitación adecuada para tal fin.

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REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

adecuada para el personal en la atención de emergencia, como también los elementos necesarios para poder reaccionar frente a la misma. Lo anterior incumple el numeral: 8. Operación 8.2 Preparación ante emergencias de la norma ISO 14001:2015 que indica: “La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a las situaciones potenciales de emergencia identificadas, Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales negativos por situaciones de emergencia, Responder ante situaciones de emergencias reales, Proporcionar información y formación pertinentes con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda a las partes interesadas correspondientes, incluidas las personas que trabajan bajo su control y emprender acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de emergencia ambiental, apropiadas a la magnitud de la emergencia o accidente y al impacto ambiental potencial." X

NORMA ISO 9001:2015

No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

En una empresa de mensajería, en sucesivas ocasiones se ha humedecido el contenido de la correspondencia de los clientes, después de que los mensajeros han sido sorprendidos por lluvias en su recorrido, pues los maletines/morrales que utilizan para su transporte no son impermeables. Esto ha causado que los usuarios del servicio de mensajería presenten quejas por un inadecuado servicio y deterioro de la correspondencia. Debido a estas lluvias, se ha incrementado el ausentismo debido a incapacidades de los mensajeros por presentar fuertes resfriados; la empresa no ha implementado ningún tipo de programa para mejorar las condiciones de salud de los trabajadores.

NC

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

Numeral: 9. Evaluación y desempeño 9.1.3 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. Se evidencio que la empresa no garantiza un adecuado manejo de las PQR y la satisfacción del cliente, por deterioro de la mensajería entregada. Lo anterior incumple el numeral 9. Evaluación y desempeño 9.1.3 Seguimiento, medición, análisis y evaluación de la norma ISO 9001:2015 que indica: “La organización debe examinar y valorar los datos y la información originada del seguimiento y la medición. La conformidad de los productos y servicios, El nivel de satisfacción del cliente; El desempeño y la eficacia del SGC.” NORMA ISO 4500:2018 Numeral 5. Liderazgo y participación de los trabajadores 5.2 Política de la SST Se evidencia que la organización no garantiza su compromiso con respecto al SGST y la salud de sus trabajadores ya que no cuenta con ningún programa implementado para mejorar las condiciones de salud de sus trabajadores que viene sufriendo de incapacidades por

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No.

TIPO DE HALLAZGO

CASO C

NC

REDACCIÓN DE HALLAZGO

OBS

fuertes refriados. Lo anterior incumple el numeral 5. Liderazgo y participación de los trabajadores 5.2 Política de la SST de la norma ISO 45001:2018 que indica: “La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la SST a través de: Asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas finales para la prevención de las lesiones y/o deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así́ ́ como proporcionar lugares de trabajo y actividades seguras y saludables.”

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