Materi Powerpoint (1)

BEKERJA DENGAN MICROSOFT POWERPOINT 2010

1. Microsoft Power Point 2010 Microsoft Powerpoint adalah salah satu aplikasi yang biasa digunakan untuk menggunakan presentasi dengan mudah. Powerpoint memberikan fasilitas – fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat tampilan slide presentasi yang kita buat lebih baik. Langkah – langkah untuk menggunakan Ms. Powerpoint, yaitu : 1. Klik Start, pilih All Programs 2. Pilih Microsoft Office 2010, lalu pilih Microsoft Office Powerpoint 2010

2. Membuat File Presentasi Baru Untuk membuat File presentasi yang baru, lakukan langkah di bawah ini : i.

Klik File, lalu tekan New

ii.

Pada bagian Template, terdapat beberapa pilihan yaitu :

1. Blank and recent : menampilkan halaman presentasi yang baru atau halamanpresentasi yang pernah digunakan 2. Recent Templates : memilih tampilan template yang pernah dipakai sebelumnya. 3. Sample Themes : memilih contoh tampilan themes / tema yang disediakan 4. Themes : memilih themes / tema yang ada 5. My Templates : membuat themes / tema sendiri 6. New from existing : membuat presentasi baru dari file presentasi yang sudah adasebelumnya Disediakan juga pilihan Office.com template yaitu tema yang bisa dipilih disitus resmi office.com jika komputer terkoneksi dengan komputer. iii.

b.

Pilih salah satu Template, lalu tekan Create

Membuat Slide Baru

Slide adalah halaman yang terdapat pada file presentasi. Satu buah file presentasi terdiri dari beberapa slide, dan untuk membuat slide yang baru lakukan langkah di bawah ini : i.

Pada tab Home, pilih grup Slides

ii.

Pilih New Slides

iii.

Lalu pilih tampilan slide yang diinginkan.

iv.

Di dalam grup slides terdapat beberapa menu yaitu : 1. Layout : untuk memilih/mengubah tampilan slide 2. Reset : untuk mengembalikan ke posisi, ukuran dan pengaturan awal

c.

Memformat Slide

Slide yang kita akan buat harus menampilkan informasi yang menarik bagi yang melihatnya. Untuk memperbaiki tampilan slide yang kita buat, maka lakukan langkah di bawah ini : i.

Pilih tab Design

Gambar 1. Tampilan Design 1. Page Setup : mengatur ukuran dan orientasi slide

2. Slide Orientation : mengatur orientasi kertas yaitu Portrait atau Landscape 3. Themes : memilih tampilan themes /tema yang diinginkan

Pada pilihan Colors, Fonts dan Effect, maka kita bisa menentukan sendiri tampilan yang kita inginkan dari tema yang sudah dipilih.

4. Background : memilih jenis background yang diinginkan atau menentukan sendiri warna atau gambar dari background yang kita inginkan dengan cara memilih menu Format Background

d.

Menambah Animasi Teks

Agar tampilan slide kita menjadi lebih menarik, maka kita bisa menambahkan animasi untuk slide presentasi kita. Caranya yaitu :

e.

i.

Pilih tab Animations

ii.

Pilih teks atau gambar yang ingin diberikan animasi, lalu pilih jenis animasinya.

Transisi Slide

Untuk mengatur pergerakan dan jenis pergerakan antara satu slide dengan slide yang lainnya, kita gunakan jenis transisi slide yang terdapat pada grup Transition to This Slide

-

Sound : memberikan suara untuk setiap transisi

-

Duration : lamanya waktu transisi

-

Apply to All : memberikan transisi yang sama untuk semua slide

-

Advance Slide : menentukan cara transisi

f.

Melihat Hasil Slide

Setelah mengatur tampilan dan memberikan animasi untuk slide yang kita buat. Kita harus mempresentasikannya di khalayak umum. Untuk melihat hasil slide yang kita buat, ada beberapa cara yang bisa diipilih yaitu : i.

Pada menu Slide Show, pilih grup Start Slide Show

ii.

Menu yang bisa dipilih antara lain : 1. From Beginning : menampilkan dari awal slide 2. From Current Slide : menampilkan slide yang sedang aktif 3. Broadcast Slide Show : menampilkan (broadcast) slide pada media internet 4. Custom Slide Show : menentukan sendiri slide yang ingin ditampilkan

iii.

Atau bisa dengan memilih menu Slide Show pada tab view.

Slide Show iv.

g.

Atau langsung tekan F5 untuk melihat langsung tampilan presentasi

Menyimpan File

Untuk menyimpan file powerpoint, lakukan langkah berikut : i. Pilih File, lalu pilih Save lalu pilih folder yang diinginkan lalu berikan nama file. Jikamemilih save, maka file akan tersimpan dalam format .pptx ii.

Jika ingin menyimpan dalam format lain, maka pilih Save As, yaitu : 1. Powerpoint Presentation : menyimpan dalam format 2010 (.pptx) 2. Powerpoint Show : menyimpan dalam format slide show 3. Powerpoint 97 – 2003 Presentation : menyimpan dalam format sebelum 2010(.ppt)

MENYISIPKAN OBJEK

1. Menyisipkan Objek Selain teks, ada beberapa objek yang bisa kita sisipkan dalam sebuah slide yaitu Table, Picture, Clip Art, Screenshot, Photo Album, Shapes, SmartArt, Chart, Text Box, Header & Footer, WordArt, Slide Number, Symbol, Object, Equation, Movie dan Sound.

1.1 Menyisipkan Objek Tabel Seperti dalam Ms. Excel, kita bisa menyisipkan tabel, caranya adalah : 1. Pilih tab Insert, lalu pada Grup Tables pilih Table, pilih jumlah kolom dan baris.

2. Atau bisa juga dengan memilih menu Insert Table, lalu isi dengan jumlah kolom dan baris yang diinginkan

1.2 Menyisipkan Objek Gambar Untuk menyisipkan Gambar, lakukan langkah di bawah ini : 1.2.1.1

Pilih tab Insert, pada grup Images pilih Picture

1.2.1.2

Lalu pada kotak dialog Insert Picture, pilih gambar yang diinginkan. Lalu tekan

Insert

1.2.2

Menyisipkan Objek Clip Art

Untuk menyisipkan ClipArt, lakukan langkah di bawah ini : 1.2.2.1

Pilih tab Insert, pada grup Images pilih ClipArt

1.2.2.2

Lalu pada kotak dialog Clip Art, pilih gambar yang diinginkan.

1.2.3

Menyisipkan Objek Photo Album

Objek Photo Album adalah salah satu fasilitas terbaru yang diberikan oleh Ms. Powerpoint 2010. Photo Album nantinya akan menampilkan satu buah file presentasi baru yang berisi foto – foto yang sudah kita pilih sebelumnya. Untuk membuat Photo Album, lakukan langkah di bawah ini. 1.2.3.1

Pilih tab Insert, pada grup Images pilih Photo Album

1.2.3.2

Pilih New Photo Album, untuk membuat album foto yang baru

1.2.3.3

Pilih tombol Insert picture from (file/disk), pilih gambar yang diinginkan.

1.2.3.4

Terdapat beberapa pilihan yaitu :

1.2.3.4.1

New Text Box : menyisipkan text box

1.2.3.4.2

Picture Options : menentukan warna foto (black or white)

1.2.3.4.3 Picture Layout : menentukan posisi gambar, apakah satu gambar satu slide, atau satu slide 2 gambar dan seterusnya. 1.2.3.4.4

Theme : memilih tema dari slide, yaitu dengan menekan tombol Browse

1.2.3.4.5

Remove : menghapus gambar

1.2.3.5

1.2.4

Jika telah selesai, maka tekan Create dan akan muncul file presentasi yang baru

Menyisipkan Objek Screen Shoot

Selain Photo Album, objek gambar terbaru yang disediakan oleh Powerpoint 2010 adalah Screenshoot. Dimana dengan menggunakan fasilitas ini, kita dapat meng capture gambar dari jendela lain yang sedang aktif. Caranya : 1.2.4.1

Pilih tab Insert, pada grup Images pilih Screenshot

1.2.4.2

Maka akan ditampilkan windows yang sedang aktif.

1.2.4.3

Pilih salah satu windows tersebut, maka jendela yang sedang aktif tersebut akan ter

capture langsung di slide.

1.2.5

Menyisipkan Objek Shapes

Untuk menyisipkan shapes, lakukan langkah di bawah ini : 1.2.5.1

Pilih tab Insert, pada grup Illustration pilih Shapes

1.2.5.2

1.2.6

Pilih bentuk shapes yang diinginkan.

Menyisipkan Objek SmartArt

Selain Photo Album, objek baru yang ditampilkan adalah Smart Art. Untuk membuat Smart Art, lakukan hal di bawah ini. 1.2.6.1

Pilih tab Insert, pada grup Illustration pilih SmartArt

1.2.6.2

Pilih bentuk SmartArt yang diinginkan.

1.2.7

Menyisipkan Objek Chart

Untuk menyisipkan Chart, lakukan hal di bawah ini. 1.2.7.1

Pilih tab Insert, pada grup Illustration pilih Chart

1.2.7.2

Pilih bentuk chart yang diinginkan.

1.2.8

Menyisipkan Objek Text Box dan Word Art

Untuk menyisipkan Text Box, lakukan langkah di bawah ini : 1.2.8.1

Pilih tab Insert, pada grup Text pilih Text Box

1.2.8.2

Lalu tempatkan text box di bagian slide yang

diinginkan. Sedangkan untuk menyisipkan Excel Art, lakukan langkah berikut : 1. Pilih tab Insert, pada grup Text pilih Excel Art 2. Pilih bentuk Excel Art yang diinginkan

3. Lalu tuliskan teks yang ingin ditampilkan. 4. Jika text tersebut diaktifkan, maka akan muncul Tab baru yaitu tab Format. Disana kita bisa mengatur warna, posisi, ukuran, style dan lain sebagainya.

1.3

Menyisipkan Header & Footer

Untuk menyisipkan Header & Footer pada slide dan handout, maka lakukan langkah di bawah ini : 1. Pilih tab Insert, pada grup Header&Footer pilih Header&Footer 2. Sehingga muncul kotak dialog Header & Footer

3. Terdapat 2 jenis header & footer, yaitu untuk Slide dan Notes and Handouts. Header dan footer yang bisa disisipkan antara lain : -

Date and Time : untu menyisipkan Waktu o Update automatically : selalu ter update sesuai setingan tanggal Komputer o Fixed : di isi sesuai dengan tanggal yang diinginkan

-

Slide Number : menyisipkan Halaman Slide

-

Footer : menyisipkan text yang akan di tampilkan di bagian bawah slide

4. Jika sudah selesai, tekan Apply to All untuk menambah Header & Footer untuk semua slide atau pilih Apply hanya untuk satu slide saja 1.4

Menyisipkan Simbol

Untuk menyisipkan symbol, lakukan lagkah di bawah ini: 1. Pilih tab Insert, pada grup Symbol pilih Symbol 2. Sehingga muncul kotak dialog Symbol

3. Pilih symbol yang diinginkan, lalu tekan Insert 1.5

Menyisipkan Equation

Objek ini biasanya digunakan untuk menyisipkan objek – objek matematika atau perhitungan. Caranya adalah : 1. Pilih tab Insert, pada grup Symbol pilih Equation 2. Sehingga muncul Equation Symbol, yang bisa anda gunakan

1.6

Menyisipkan Symbol

Dalam powerpoint, kita bisa menyisipkan objek lain dengan cara : 1. Pilih tab Insert, pada grup Text pilih Object 2. Sehingga muncul kotak dialog Insert Object

3. Pilih tipe objek yang ingin ditampilkan, lalu tekan Ok 1.7

Menyisipkan Movie Agar tampilan slide menjadi lebih menarik, maka kita bisa menyisipkan film dalam slide

kita, caranya yaitu :

1. Pilih tab Insert, pada grup Media Clips pilih Movie 2. Jika ingin mengambil film/video dari folde, maka pilih Movie from File, sedangkan untuk mengambil dari Orginizer, maka pilih Movie from Clip Organizer

1.8

Menyisipkan Sound

Untuk menyisipkan sound maka lakukan langkah di bawah ini

1. Pilih tab Insert, pada grup Media Clips pilih Sound 2. Lalu pilih sound yang ingin di tampilkan

1.9

Menyisipkan Links Sama seperti di dalam Excel dan Excel, di dalam Powerpoint pun kita bisa menyisipkan

Links yaitu untuk bisa berpindah ke file atau ke objek yang lain. Untuk menambahkan link, maka : 1. Pilih tab Insert dan pada grup Links kita pilih Hyperlink sehingga muncul kotak dialog Insert Hyperlink. 2. Lalu tentukan arah link yang diinginkan. Secara default biasanya akan di arahkan ke E-mail Address

Di dalam powerpoint terdapat fasilitas link antar slide yaitu menggunakan tab Action, yaitu : 1. Pilih tab Insert dan pada grup Links kita pilih Action 2. Maka akan muncul kotak dialog Action Settings

3. Ada 2 bentuk action, yaitu : -

Mouse Click : action berfungsi ketika mouse di klik

-

Mouse Over : action berfungsi sesuai perpindahan slide

4. Baik tab mouse Click atau Over memiliki pilihan : -

Action on Click / Action on Mouse Over o None : tidak ada action o Hyperlink to : terhubung ke slide yang lain dalam file presentasi o Run program : menjalankan program aplikasi

-

Play Sound

5. Tekan OK

1.10 Menyisipkan Action pada Action Button Agar lebih mudah dalam transisi antar slide, maka kita bisa menambahkan sebuah action button untuk mempermudah perpindahan slide. Untuk membuat action button maka lakukan langkah di bawah ini : 1. Pilih bentuk action button yang diinginkan pada tab Shapes 2. Maka akan muncul kotak dialog Action Settings

3. Pada bagian Hyperlink to : -

Next Slide : pindah ke slide berikutnya

-

Previous Slide : pindah ke slide sebelumnya

-

First Slide : pindah ke slide pertama

-

Last Slide : pindah ke slide terakhir

-

Last Slide Viewed : pindah ke slide terakhir yang dilihat

-

End Show : pindah ke akhir presentasi

-

Custom Show : pindah ke bagian presentasi yang sudah dipilih sebelumnya

-

Slide… : pindah ke slide yang diinginkan/sudah ditentukan sebelumnya

-

URL… : pindah ke alamat situs

-

Other Powerpoint Presentation : pindah ke file presentasi yang lain

-

Other file.. : pindah ke file yang lain

1.11 Aturan Pembuatan File Presentasi Untuk membuat file presentasi yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Dalam Satu buah file presentasi tidak boleh lebih dari 15 Slide 2. Dalam Satu buah slide tidak boleh terdiri lebih dari 6 baris 3. Dalam Satu baris tidak boleh terdiri lebih dari 7 kata 4. Dalam satu slide, tandai bagian - bagian yang penting dengan cara memberikan warna yang berbeda dengan teks yang lainnya atau dengan memberikan Bold, Underline atau Italic 5. Jenis Huruf yang digunakan adalah Arial 6. Ukuran huruf : -

Judul Slide : 40/44

-

Subjudul : 36/38

-

Isi sub judul : 22/24

7. Aturlah slide sesuai dengan design, gambar dan warna yang sesuai dengan tema presentasi