Modul 5

BAB V AGREGATE PLANNING 5.1 Deskripsi Perencanaan agregat merupakan suatu hal yang penting karena disini menyangkut biaya sehingga proses produksi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Untuk dapat melakukan perencanaan agregat, langkah pertama yaitu melakukan peramalan terhadap permintaan data peridode sebelumnya sehingga dapat diketahui rencana kedepannya. Untuk itu pemilihan cara peramalan juga menentukan berjalannya kegiatan perencanaa agregat ini. Perencanaan Agregat adalah perencanaan jangka menengah yang digunakan untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk memenuhi permintaan konsumen yang didapatkan dari hasil proses peramalan permintaan. Proses perencanaan ini lebih difokuskan pada product family, bukan pada masingmasing jenis produk. Sehingga rencana produksi pada level agregat ini akan mampu meminimalkan biaya produksi secara keseluruhan. Setelah itu dilakukan validasi hasil perencanaan agregat tersebut terhadap kapasitas produksi yang tersedia. 5.2 Tujuan Praktikum 1. Mahasiswa mampu merencanakan produksi, inventori dan sumber daya yang stabil terhadap fluktuasi permintaan 2. Mahasiswa mampu menentukan strategi perencanaan produksi yang layak dan dapat meminimalkan total biaya produksi 3. Mahasiswa dapat memahami proses perencanaan agregat dan kapasitas dalam suatu industri 5.3 Alat dan bahan Lembar pengamatan 5.4 Prosedur pelaksanaan praktikum Mahasiswa mengerjakan soal studi kasus. Soal studi kasus sebagai berikut : 1. PT Ayo Maju Maju sedang membuat rencana untuk mendirikan pabrik perakitan Jack Stand. Berikut ini adalah hasil ramalan agregat Jack Stand yang digunakan oleh PT Ayo Maju Maju. Semester Permintaan (unit)

1 4.500

2 3 4.000 6.000

4 5.000

5 6 8.000 5.500

Dengan satu shift kerja tiap hari, satu lintasan perakitan mampu memproduksi 100 unit jack Stand per bulan. Ongkos produksi pada shift pertama Rp 500.000/unit, pada shift kedua Rp 600.000/unit, dan pada shift ketiga Rp 800.000/unit. Ongkos instalasi dan perekrutan tenaga kerja untuk membuat satu lintasan perakitan Rp 2.000.000.000. Ongkos persediaan sebesar Rp 500.000/unit/semester. Manajemen menginginkan jumlah lintasan yang terpasang dalam pabrik selama 6 semester adalah tetap, lintasan boleh tidak digunakan secara penuh, safety stock produk 250 unit, dan tidak ada subkontrak. Tentukanlah rencana produksi agregat dan total biaya produksi pabrik ini! 2. Pemilik PT “Cahaya Sampurna” sedang kebingungan untuk merencanakan produksi agar biayanya minimal. Manajer pemasarannya telah membantu dengan meramalkan permintaan secara agregat untuk 5 periode mendatang, yaitu: Periode Aggregate Forecast (jam kerja)

1

2

3

4

5

700

1200

1000

600

900

Produksi pada jam kerja reguler membutuhkan biaya Rp 2500,-/jam dengan kapasitas untuk jam kerja reguler 800 jam per periode. Lembur diberlakukan asalkan tidak lebih dari 25 % kapasitas pada jam kerja reguler, dan membutuhkan biaya Rp 3500,- per jam. PT “Cahaya Sampurna” sudah bekerja sama dengan PT “Ayo Maju Maju” untuk melakukan subkontrak dengan biaya Rp 4000,-/jam kerja. Bila produksinya berlebih, sisanya dapat disimpan untuk periode-periode berikutnya, tetapi memerlukan biaya simpan sebesar Rp 250,- per periode per unit agregat. Untuk mengatasi permintaan yang berfluktuasi, PT “Cahaya Sampurna” merencanakan inventory akhir sebesar 150 unit agregat. Saat ini di gudangnya sudah kehabisan persediaan. Jika anda kebetulan sedang Kerja Praktek di PT tersebut, bagaimanakah anda akan membantu pemiliknya? 3. Suatu perusahaan telah meramalkan permintaan akan produknya secara agregat untuk 6 periode ke depan adalah sebagai berikut:

Periode Aggregate Forecast (jam kerja)

1

2

3

4

5

6

500

700

400

900

800

750

Perusahaan tersebut memproduksi 4 macam produk, yaitu produk X, Y dan Z. Untuk memproduksi 1 unit produk X, Y dan Z berturut-turut dibutuhkan 4, 2 dan 1 jam kerja. Data permintaan masing-masing produk untuk 3 periode sebelumnya adalah: Periode

1

2

3

Produk X

40 unit

30 unit

25 unit

Produk Y

160 unit

120 unit

100 unit

Produk Z

480 unit

360 unit

300 unit

Susunlah MPS jika perusahaan tsb merencanakan produksinya dengan chase strategy! 5.5 Input: 1. Data ramalan permintaan produk selama 1 tahun pertama hasil praktikum forecasting yang kemudian dipecah dalam 12 bulan berdasarkan aturan proporsi yang telah diberikan. 2. Data sumber daya yang tersedia sepanjang periode rencana produksi agregat 3. Data kebijakan perusahaan yang terkait, seperti; peraturan ketenaga kerjaan 4. Data berbagai biaya terkait, seperti: biaya recruitment dan pemecatan tenaga kerja, biaya lembur dan menganggur, biaya penyimpanan persediaan, biaya subkontrak, biaya tenaga kerja paruh waktu, biaya kehabisaan persediaan atau pemesanan ulang. Output: 1. Hasil perencanaan agregat yang meliputi; level produksi, level pekerja dan level inventori 2. Grafik hasil rencana agregat terhadap kapasitas produksi 3. Perkiraan total biaya produksi yang timbul 5.6 Latar Belakang A. Definisi Perencanaan Agregat Perencanaan agregat merupakan suatu proses untuk menentukan rencana produksi secara keseluruhan yang disesuaikan dengan tingkat permintaan produk. Penentuan rencana produksi yang akan diimplementasikan harus dapat meminimalkan total biaya produksi. Proses perencanaan ini biasanya dilakukan untuk periode 12 sampai 24 bulan (Fogarty et. al., 1991). Terdapat beberapa langkah utama yang perlu dilakuakn untuk membuat perencanaan agregat, yaitu (Gaspersz, 2008);

1. Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Produksi Misalnya; perencanaan produksi Famili Produk X untuk periode Januari-Desember 2018 2. Mengumpulkan Data Mengumpulkan data yang terkait dengan produksi seperti; data hasil peramalan, data jumlah pesanan, data backlog (pesanan yang telah diterima pada periode sebelumnya namun belum dikirimkan), kuantitas produksi pada periode sebelumnya yang masih kurang dan harus diproduksi, data inventori awal dll. Data tersebut kemudian dikembangkan dalam bentuk tabel sebagai berkut: Tabel 5.1 Agregate planning Deskripsi

Periode Waktu 0

1

2

3

4

6

7

8

9

10

11

12

1. Ramalan penjualan 2. Pesanan (order) 3. Permintaan total (1)+(2) 4. Rencana produksi 5. Inventori Keterangan : periode 0 merupakan periode produksi sebelumnya. Informasi yang berkaitan dengan inventori awal, backlog atau hutang produksi yang ada dapat ditempatkan pada periode 0 tersebut. A. Melakukan Perencanaan Agregat 1. Strategi Produksi Terdapat tiga strategi dasar dalam perencanaan agregat berdasarkan trade off antara biaya yang berkaitan dengan kapasitas produksi, biaya inventori dan biaya back log, yaitu (Sule, 2008): a. Level Strategy (Level Production) Dalam strategi ini, perusahaan memiliki kapasitas produksi yang terbatas dan jumlah tenaga kerja yang tetap. Jumlah produksi bersifat tetap dan inventori yang timbul dapat digunakan untuk memenuhi kelebihan permintaan produk pada periode tertentu.

Gambar 1.1 Level Strategi b. Chase Strategy (Chase Demand) Kapasitas dan jumlah produksi yang ditentukan memiliki variabilitas yang sesuai variabilitas jumlah permintaan produk pada setiap periode. Strategi ini digunakan untuk meminimalkan dan menstabilkan level inventori.

Gambar 2.2 Chase Strategy c. Flexible strategy Strategi ini merupakan kombinasi antara level strategy dan chase strategy. Misalnya sebuah perusahaan memiliki kapasitas produksiyang cukup, kemudian utilitas fasilitas produksi dijadikan acuan dalam penentuan perencanaan agregat. Dalam kasus ini jumlah pekerja bersifat tetap, namun jam kerja setiap pekerja memiliki variabilitas yang disesuaikan dengan level permintaan produk.

2. Pendekatan untuk Implementasi Strategi Jika permintaan produk bervariasi selama periode perencanaan, terdapat dua alternatif pendekatan yang umum yang dapat dilakukan oleh seorang perencana, yaitu: a. Mengatur Permintaan

Pendekatan ini dilakukan untuk mengatur level permintaan, yaitu jika permintaan lebih kecil daripada kapasitas atau sebaliknya. Pendekatan ini dapat dilakukan dengan mengatur beberapa faktor, yaitu:  Strategi harga  Promosi  Reservasi dan backlog b. Mengatur kapasitas Dilakukan penyeimbangan sumberdaya yang dibutuhkan dengan mengubah beberapa factor yang mempengaruhi kapasitas produksi, yaitu:  Pengangkatan dan pemberhentian tenaga kerja  Overtime ( kerja lembur)  Tenaga kerja paruh waktu  Inventori  Subkontrak  Pengaturan level kapasitas mesin Pendekatan tersebut dapat dipilih berdasarkan dua strategi, yaitu: a. Strategi Murni Strategi murni adalah strategi dengan melakukan perubahan pada salah satu dari beberapa faktor yang mempengaruhi kapasitas produksi maupun perminaan, seperti:  Pengangkatan dan pemberhentian tenaga kerja  Subkontrak  Reservasi b. Strategi Campuran Strategi ini merupakan kombinasi dua atau lebih faktor yang digunakan dalam strategi murni dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan dan biaya yang ditimbulkan. 3. Metode Perencanaan Agregat Dalam praktikum ini metode yang digunakan adalah graphical and charting yang memungkinkan adanya perbandingan secara visual antara kebutuhan permintaan dengan kapasitas

yang

tersedia.

Terdapat

beberapa

rumus

yang

digunakan

mengimplementasikan strategi perencanaan agregat yang akan digunakan, yaitu: a. Rencana produksi Level strategi

𝑃𝑖 = 𝐷𝑌/ ∑ 𝑖

untuk

Chase strategi 𝑃𝑖 = 𝐹𝑖 + 𝑂𝑖 Dimana : Pi

= jumlah produksi pada periode ke i

DY

= jumlah permintaan total

i

= jumlah periode

Fi

= jumlah permintaan hasil peramalan pada periode ke i

Oi

= jumlah pesanan pada periode ke i

b. Penentuan status inventori

𝐸𝐼𝑖 = 𝐵𝐼𝑖 + 𝑃𝑖 − 𝐷𝑖, 𝐵𝐼𝑖 = 𝐸𝐼𝑖. 1 Dimana : EIi

= inventori akhir pada periode ke i

BIi

= inventori awal pada periode ke i

Pi

= kuantitas produksi pada periode ke i

Di,

= permintaan pada periode ke i

Perhitungan biaya inventori 𝐼𝐶𝑖 = 𝐸𝐼𝑖 𝑥 𝐶 𝑥 (

𝑘 ) 12

Dimana : ICi

= biaya inventori pada periode ke i

EIi

= inventori akhir pada periode ke i

C

= unit cost

K

= biaya inventori per tahun

c. Perhitungan biaya hiring atau lay off pekerja

jika WFi > WFi-1, maka CLi = 0 dan Chi = CHL (WFi – Wfi-1) jika WFi < WFi-1, maka CLi = CLL (WFi-1 – Wfi) dan Chi = 0 Dimana : WFi

= jumlah pekerja pada periode ke i

CLi

= biaya layoff pada periode ke i

Chi

= biaya hiring pada period eke i

CHL

= biaya hiring per pekerja

CLL

= biaya layoff per pekerja

d. Perhitungan biaya overtime pekerja

Jika Pi < CP, maka COTi = 0 Jika Pi > CP, maka COTi = COTU (Pi – CP) Dimana; Pi = Jumlah produksi pada periode ke i CP = Kapasitas produksi maksimal perusahaan COTi = biaya overtime pada periode ke i COTU = biaya overtime per unit Menentukan perencanaan agregat Pada tahap ini dilakukan perbandingan hasil dari beberapa strategi perencanaan yang telah dilakukan. Analisis didasarkan pada biaya yang ditimbulkan dan dilakukan pemilihan strategi perencanaan agregat yang mampu meminimalkan biaya total produksi. Memvalidasi rencana agregat terhadap kapasitas produksi tersedia Membuat profil beban kerja per periode dan kapasitas produksi yang tersedia.

Referensi Sule, D.R., 2007, Production Planning and Industrial Scheduling, 2nd Edition, CRC Press Taylor & Francais Group, United States of America. Fogarty, D.W., Blackstone, J.H., Hoffmann, T.R., 1991, Production & Inventory Management, 2nd Edition, South-Western Publishing Co., United States of America. Gaspersz, V., 2008, Production Planning and Inventory Control, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.