Langkah-langkah Penyusunan Surat Dinas A. B. C. D.
Menentukan Perihal Surat Menyusun Kerangka Surat Pengumpulan Informasi Mengembangkan Kerangka Surat dan Proses Pengetikan
1) mengembangkannya menjadi surat yang utuh 2) memilih kertas surat, dan 3) mengetik surat
Ciri-ciri Surat Dinas 1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau perorang, baik milik pemerintah maupun swasta. 2. Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian. 3. Disusun dengan ragam bahasa resmi (baku).
Logo 1)
Keterangan :
3)
2)
1) Kepala surat
4) 5)
2) Nomor surat 3) Tanggal surat
6)
4) Lampiran
7)
5) Hal atau perihal surat 6) Alamat surat 8)
7) Salam pembuka 8) Isi 9) Salam penutup
9)
10) 1 1) 1 2)
10)Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas 11)Tembusan 12)Inisial
1. Kepala Surat Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas berikut : a. Nama instansi b. Lambang atau logo instansi c. Kode pos d. Nomor telepon e. Nomor faksimile atau e-mail Logo
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154 Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651 E-mail :
[email protected]
2. Nomor Surat Penulisan nomor surat berguna untuk : a. Memudahkan dalam pengarsipan b. Memudahkan dalam mencarinya kembali c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar d. Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Lazimnya nomor surat berisikan : a. Nomor urut surat b. Kode surat c. Angka bulan d. Angka tahun Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001 Angka tahun Angka bulan Kode surat Nomor urut
3. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, boleh tidak dituliskan. Contoh : 1) Surabaya, 27 Juli 2003 2) 17 Agustus 2001 Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah : a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
4. Lampiran Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Kalau tidak ada lampiran, tidak usah dituliskan. Contoh penulisan lampiran yang benar : 1) Lampiran : tiga helai 2) Lampiran : satu berkas 3) Lampiran : dua lembar 4) Lampiran : sepuluh lembar
5. Hal Surat Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’. Cara penulisannya : a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh penulisan hal yang benar 1) Hal: Jadwal Ujian Laporan Akhir 2) Hal: Undangan Rapat Panitia 3) Hal: Peminjaman Bengkel
6. Alamat Surat Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam. l 1) 2) 3) 4)
Alamat Luar pada sampul Terdiri atas : Kepada Yth./Ykh. nama jabatan unit kerja alamat lengkap
Contoh alamat luar pada sampul: a) Kepada Yth. Dr. Encep Syarif Nurdin, M.Pd. Jalan Gegararum Baru 20 Kayu Agung 40153 b)
Kepada Yth. Direktur LPK Triguna Jalan A. Yani 91 Palembang 30251
c)
Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jendral Sudirman, Senayan Jakarta 10270
b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam: 1. Tidak didahului kata “Kepada” (bergantung instansi) 2. Menggunakan kata Yth./Ykh. 3. Menggunakan nama jabatan 4. Mencantumkan unit kerja 5. Menggunakan alamat lengkap 6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan 'di'
7. Salam Pembuka salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital b. Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat a. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat.
b. Paragraf Isi
Paragraf isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat.
c. Paragraf penutup
Paragraf penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
9. Salam Penutup Salam penutup yang lazim digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam. Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma Contoh : - Hormat kami, - Wassalam,
10. Pengirim Surat Pengirim surat dalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Singkatan-singkatan : a. Singkatan a.n. ---- bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama 1) Singkatan ini digunakan pengirim jika menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain misalnya atasan pengirim surat. 2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau digunakan pada akhir surat. 1) Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan. 2) Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu. Contoh : Kepala SMA Negeri 1 Palembang anb. Wali Kelas X1A Ttd Drs. Firmansyah Nugraha NIP 121320458
c. Singkatan u.b. (untuk beliau) digunakan jika seseorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. d. Singkatan a.p. (atas perintah) digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya. e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.
f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangi surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan kepada pejabat setingkat di bawahnya. g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas. h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
11. Tembusan Surat 1. Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain. 2. Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor, lampiran, dan perihal surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan : a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah. c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. d. Penulisan Kepada Yth./Ykh. tidak perlu dicantumkan.
LANJUTAN... e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan tembusan yang benar : Tembusan : 1) 2)
Kakanwil Depdiknas Provinsi Sumatera Selatan Kakandep Dekdiknas Kabupaten Prabumulih
12. Inisial Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat bersangkutan. Contoh : IH/PA (Iin Hendriyani/Purnama Alam)
Bentuk bentuk Surat Dinas
a. Bentuk Lurus Penuh
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Setengah Lurus
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
f. Bentuk Lekuk
g. Bentuk Alinea Menggantung
Lampiran
a. Contoh Surat Resmi
b. Surat Izin Penelitian
c. Surat Lamaran Pekerjaan (Semiresmi)
