UNITATEA DE ÎNVĂȚARE IV. Funcția de Planificare

UNITATEA DE ÎNVĂȚARE IV. Funcțiile managementului 1. Funcția de planificare: 1.1. Planificarea strategică și operațională a firmei; 1.2. Planul de afaceri și structura lui; 1.1.

Planificarea strategică și operațională a firmei.

Funcţia de planificare presupune decizii referitoare la obiectivele organizaţiei şi acţiunile ce trebuie întreprinse pentru a atinge aceste scopuri. Obiectivul este rezultatul viitor dorit de organizaţie. Orice organizaţie există pentru a atinge anumite scopuri. Planul este traseul de mişcare a organizaţiei spre obiectivele preconizate şi cuprinde în sine schemele de repartizare a resurselor, diverse grafice, sarcini intermediare. Deci planificarea este procesul de stabilire a obiectivelor şi a căilor de realizare a acestora. A planifica – a concretiza în documente prevederile strategiei şi tacticii adoptate pentru o anumită perioadă sub formă de indicatori cantitativi şi calitativi, termenele la care acestea trebuie realizate, resursele care trebuie alocate pentru îndeplinirea lor, sarcinile concrete care revin executanţilor. Procesul de planificare începe de la determinarea misiunii organizaţiei. Misiunea este obiectivul de bază, sau cauza majoră pentru care organizaţia există. Misiunea diferenţiază o organizaţie de alta, determină statutul firmei, asigură direcţia de orientare în elaborarea planurilor strategice şi tactice. La stabilirea misiunii, de obicei, sunt descrise potenţialele pieţe şi consumatori, produsul sau serviciul şi sistemul tehnologic de producţie. Misiunea este o adresare mai mult spre exterior. Ea argumentează necesitatea existenţei organizaţiei la diferite niveluri de conducere şi pe compartimente funcţionale.

Misiunea Scopurile (planurile) strategice. Elaborate de top manageri Scopurile (planurile) tactice. Elaborate de managerii de nivelul mediu Scopurile (planurile) operaţionale. Elaborate de managerii de nivelul inferior

Figura 1. Tipologia planurilor.

1

Planurile strategice determină acţiunile sau paşii pe care compania intenţionează să-i întreprindă pentru realizarea obiectivelor strategice, care descriu situaţia (intenţiile) organizaţiei în viitor. De regulă, planurile strategice presupun perioade îndelungate – de la 5 ani în sus. Planurile tactice sunt chemate pentru a contribui la realizarea în practică a planurilor strategice. De regulă, presupun acţiuni pe o perioada scurtă – de obicei, un an. În organizaţie planurile tactice prevăd acţiunile concrete ale subdiviziunilor îndreptate spre atingerea scopurilor strategice. Elaborarea activităţilor tactice în concordanţă cu strategia corporativă, de regulă, este în competenţa managerilor de nivel mijlociu. Planurile operaţionale sunt nişte rezultate concrete care trebuie realizate de grupurile de lucru, lucrători individuali. Ele sunt elaborate la nivelurile inferioare şi indică consecutivitatea acţiunilor necesare pentru atingerea obiectivelor operaţionale ce contribuie la realizarea planurilor tactice. Planificarea operaţională presupune elaborarea planurilor-grafic, care determină limitele temporale pentru rezolvarea fiecărei sarcini operaţionale de lucru. Necesitatea planurilor şi obiectivelor reies din funcţiile pe care acestea le îndeplinesc: 1. Argumentare. Misiunea conţine informaţia referitoare la sensul existenţei firmei. 2. Sursă de motivare şi ghid de acţiune – colaboratorii înţeleg la care rezultat tinde compania şi ce acţiuni trebuie ei să întreprindă. 3. Bază de adoptare a deciziilor – cunoscând rezultatele finale (limitele în care se poate acţiona) este mai uşor de adoptat decizii operaţionale şi tactice. 4. Stabilesc standardele – obiectivele determină rezultatele scontate şi servesc ca etaloane la evaluare. Indiferent de nivel, obiectivele trebuie să corespundă anumitor caracteristici: 1) concrete şi măsurabile. 2) orientate în timp. 3) dificile dar accesibile – reale de realizat. 4) să cuprindă toate aspectele majore ale activităţii. 5) legătura directă cu nivelul de recompensă. Principiile planificării: 1. Număr maxim de colaboratori implicaţi în elaborare. 2. Flexibilitate şi descentralizare. 3. Continuitate. 4. Coordonarea pe orizontală şi pe verticală. 5. Economicitatea. Metode de elaborare a planurilor: 1. Metode de balanţă. 2. Metode normative. 3. Metode matematice.

2

1.2.

Planul de afaceri și structura lui.

Inițierea unei afaceri demarează cu elaborarea planului de afacere.   Necesitatea elaborării planului de afaceri vizează următoarele:  • Planul de afacere constituie o hartă sau un compas pentru antreprenori; • Planul de afacere permite stabilirea obiectivelor și priorităților; • Planul de afacere furnizează o imagine clară asupra celor necesare pentru realizarea afacerii; • Planul de afacere permite sa se analizeze sub aspect managerial: ideea de afacere, obiectivele, produsele serviciile, concurenți, resursele necesare, nevoile de capital etc. De regulă, antreprenorii elaborează planul de afaceri în următoarele cazuri :  1. Pentru a stabili un plan de acțiune și un instrument de gestiune – planificarea detaliată  a afacerii permite să se evalueze situația actuală, să se analizeze perspectivele și să se calculeze riscurile posibile, astfel, antreprenorul își stabilește din timp căile și mijloacele de atingere a scopului; 2. Pentru a obține o finanțare de la instituțiile finanțatoare -  prezentarea planului de afacere este o condiție obligatorie a oricărei instituții financiare care are posibilitatea, înainte de a oferi împrumutul solicitat, să evalueze perspectivele  dezvoltări afacerii, precum și șansele recuperări fără probleme a sumei împrumutate; 3. Pentru a atrage investiții - orice investitor, înainte   de a oferi investiți pentru a calcula profitabilitatea plasamentului, va analiza situația la întreprinderea in care investește; 4. Pentru inițierea unei afaceri.          Funcțiile planului de afacere constituie : 1. Instrument de management și planificare – prin intermediul planului de afaceri antreprenori poate conduce și controla întreg procesul de inițiere și administrare a afacerii sale; 2. Instrument de monitorizare și evaluare a afacerii – îl ajută pe antreprenor să monitorizeze (supravegheze) și să evalueze modul în care afacerea sa se dezvoltă; 3. Instrument de comunicare externă – este folosit pentru a atrage capital investițional , împrumuturi și parteneri de afacere; 4. Instrument de prezentare/ promovare – arata modul de dezvoltare a afacerii, obiectivele trasate și rezultatele obținute. Întocmirea planului este un proces complicat care include atât propunerea propriu-zis a planului de afaceri, cât și etapa de pregătire. Pregătirea pentru elaborarea planului de afaceri presupune parcurgerea a patru etape: 1. Colectarea informației; 2. Determinarea tipului planului; 3. Stabilirea structurii planului; 4. Repartizarea responsabilităților, etc  Managerii superiori sunt cei cei care vor elabora planul de afaceri. 3

       Structura planului de afacere: I. Pagina de titlu : - denumirea firmei /organizației; - sediul acesteia; - forma organizatorico-juridică; - datele de identificare: adresa, telefon; - numele și prenumele administratorului; - data întocmiri planului. II. Cuprinsul, cu prezentarea capitolelor planului și indicarea paginilor. III. Sumarul planului: - elementele cheie ale afacerii; - rostul afacerii; - rezumatul planului. IV. Descrierea afacerii:  - cine sunt fondatorii; - cota parte deținută de fiecare fondator (valorică și procentuală); - conținutul activității desfășurate; - enumerarea bunurilor și serviciilor; - scopul și obiectivele afacerii; - misiunea și viziunea firmei; - motivul succesului afacerii; - evoluția afacerii; - analiza mediului de activitate (SWOT, STEP).  V. Produsele și serviciile prestate: - descrierea detaliată a produselor și serviciilor: categorii și tipuri; - nivelul calității produselor; - standarde de fabricare; - caracteristici ale produselor și serviciilor. VI. Piața de desfacere: - capacitate și structura pieței;  - segmentul de piață cucerit; - clienții-țintă; - estimarea capacităților de cumpărare a cumpărătorilor  potențiali. VII. Estimarea concurenților: - principalii concurenți și caracteristica acestora; - produsele și serviciile propuse de către aceștia; - niveluri de prețuri; - locația lor; - concurenți direcți și indirecți. VIII. Planul de marketing: - descrierea modului de marketing: produse/servicii, prețuri, distribuție, promovare. IX. Planul de producere (pentru firmele producătoare): - materia primă; - etapele de producere; 4

- previziunea cantităților de bunuri produse; - echipamente de producție. X. Managementul și personalul  executiv: - structura organizatorică a firmei;  - numărul scriptic de angajați și calificarea acestora;  - subdiviziunile firmei; - managerii și tipul de manageri.  XI. Managementul riscurilor: - tipurile de riscuri; - certitudinea și incertitudinea afacerii; - căile de diminuare a riscurilor; - metode de management al riscurilor. XII. Planul financiar: - mijloacele necesare afacerii; - venituri și cheltuieli; - credit și modalitatea de rambursare; - profitul estimat.

5