CAPITULO II auditoria NUEVO FORMATO DOS

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO DIVISIÓN ACADÉMICA DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVAS

LIC. EN ADMINISTRACION CATEDRATICO LIC. MANUELA MONTEALEGRE LOPEZ MATERIA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTA: AUDITORIA BEPENSA S. A. DE C.V. EQUIPO 4: SILVIA SANTIAGO JIMENEZ ISELA DE LA O FRIAS MARIA DEL ROSARIO GARCIA REYES MARIA CITA MENDOZA GARCIA GISELA ALEJANDRA ULIN FLORES JUAN CARLOS JIMENEZ RODRIGUEZ 7 CICLO

GRUPO: “H”

TURNO: VESPERTINO AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1

VILLAHERMOSA, TAB., ABRIL DE 2008

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. INDICE

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INTRODUCCION

CAP. 1 1.1 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.4.1 1.5.4.2 1.5.4.3 1.5.4.4 1.5.4.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 CAP. 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

MARCO TEORICO CONCEPTO DE AUDITORIA TIPOS DE AUDITORIA NORMAS DE AUDITORIA PERSONALES EJECUCION DEL TRABAJO INFORMACION TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA CONTROL INTERNO CONCEPTO OBJETIVOS CLASIFICACION DE CONTROL INTERNO ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO DE CONTROL VIGILANCIA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANTECEDENTES HISTORICOS CONCEPTO METODOLOGIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ESTUDIO GENERAL DE LA EMPRESA ANTECEDENTES MARCO LEGAL MISION Y VISION OBJETIVOS Y POLITICAS VALORES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL IDENTIFICACION DEL AREA AUDITAR SITUACION ACTUAL DE AREA

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INTRODUCCION En este trabajo de auditoria se pretende dar a conocer u obtener conocimientos acerca de cómo la empresa BEPENSA S.A. DE C. V. lleva acabo sus actividades. En esta pequeña investigación podremos encontrar cuales son los objetivos que la empresa tiene para laborar junto con sus empleados y brindarle la mayor atención y el mejor servicio a sus clientes. en este caso nos enfocaremos al estudio de la forma de trabajo que el área de capacitación de la empresa lleva acabo al momento de realizar un proceso de reclutamiento y selección de sus empleados, así como de quienes laboran dentro de la institución. A continuación se menciona algunos de los puntos que se van a desarrollar en este trabajo.

1.1 CONCEPTO DE AUDITORIA Auditoria: “Verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueran planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general.” (1) “Es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos”. (2) “Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados”. (3)

(1) (2) (3)

JUAN RAMON SANTILLANA GONZALES, AUDITORIA 1; PAG:13 VICTOR M. MENDEVIL ESCALANTE. ELEMENTOS DE AUDITORIA. EDIT. ECAFSA; PAG: 15 JOHN WCOOK, GARY M. WINKLE. AUDITORIA. EDIT. MACGRAW HILL; PAG. 5

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ANÁLISIS DE LOS CONCEPTOS ANTERIORES: Después de haber investigado 3 diferentes puntos de opinión de diferentes autores acerca del concepto de auditoria; nosotros como equipo queremos dar nuestro punto de vista acerca de lo entendido. Los autores se relacionan entre sì, al momento de decir que todo esto lleva a una corrección de datos contables, y verificación de informes financieros, es decir; todo se basa en los números contables de una organización. Pero no tocaron mucho la estructura orgánica de la organización. La definición que a nuestro parecer se encuentra más completa es la primera, dada por el autor Juan R Santillana; ya que este hace mención de los tres tipos de auditoria (financiera, administrativa y operacional) y que estas a su vez constan también dentro de la entidad. La auditoria en sí ,se puede decir que es algo que se lleva a cabo dentro de una organización con el fin de verificar el funcionamiento de cada actividad dentro de la misma y también saber si se esta llevando acabo de una manera ordenada. Se puede entender que la auditoria es una revisión o un examen de las actividades que se llevan acabo dentro de una empresa (administrativa, financiera) con el único fin de mejorarla.

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Es una actividad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización.

Objeto de su trabajo es la emisión de un dictamen.

Auditoria Interna Es aquella que comprende el examen de las

Auditoria Externa

transacciones, operaciones y registros financieros con objeto de determinar, si la información financiera que

Auditoria Financiera

se produce es confiable, oportuna y útil. Revisión de las operaciones de una empresa y a la

Auditoria Administrativa

organización con que cuenta, con el propósito de definir el grado de eficiencia de las mismas.

Auditoria Operacional

TIPOS DE AUDITORIAS

Auditoria Integral Auditoria Fiscal Auditoria de Calidad Auditoria Ambiental

Revisión de aspectos financieros, operacionales, administrativos,

Se evalúa y se juzga la eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad. Revisión de los aspectos contables, financieros, operacionales y administrativos de la entidad. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria

Auditoria Gubernamental Auditoria Social Auditoria de Cumplimiento

Verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas Se refiere a los procesos por medio de los cuales los ciudadanos establecen mecanismos.

Determina si la organización ha cumplido a cabalidad con las normas y disposiciones legales en el desarrollo de su actividad económica.

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1.3 NORMAS DE AUDITORIA

Normas de auditoria: “Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo”.

Clasificación

Normas Personales: Normas Personales:

Normas de Ejecución del Trabajo: Normas de Ejecución del Trabajo:

Normas de Información: Normas de Información:



Entrenamiento técnico y capacidad profesional.



Cuidado y profesionales



Independencia mental

diligencia



Planeación y supervisión



Estudio y evaluación del control interno



Obtención de evidencia suficiente y competente 

Relación con los estados financieros y responsabilidad



Aplicación de contabilidad aceptados



Consistencia en la aplicación de los principios de contabilidad



Suficiencia de las declaraciones informativas



Salvedades



Negación de opinión.

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principios de generalmente

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1.2

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEAUDITORIA

Procedimientos de Auditoria: Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales se obtiene las bases para fundamentar una opinión. Técnicas de Auditoria: Son los métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan para comprobar la razonabilidad de la información financiera para así emitir una opinión profesional.

Estudio General Estudio General

Declaración Declaración

Análisis Análisis

Certificación Certificación

Inspección Inspección Confirmación Confirmación

TÉCNICAS DE AUDITORIA

Observación Observación Cálculo Cálculo

Investigación Investigación

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1.3

CONTROL INTERNO

Conceptos: “Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa publica, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa”.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. 1.5.1.- CONCEPTO INDIVIDUAL

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. 1.5.2.- Objetivos: 1. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa. 2. Obtención de información financiera, administrativa, útil, veraz, oportuna y confiable. 3. Promover la eficiencia de las operaciones 4. Estimular la adhesión y cumplimiento de las políticas establecidas por la ley. Importancia: Todas las empresas públicas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y practico, deben contar, además, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.

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1.5.3.- CLASIFICACION DE CONTROL INTERNO

Dos tipos de control interno (administrativo y contable) El control interno administrativo: No esta limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable: Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable: 1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia. 2- Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación de los informes contables. 3- Se salvaguardan los activos solo acensándolos con autorización 4- Los activos registrados son comparados con las existencias.

1.5.4.- Estructura de los elementos de control interno La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: 1.5.4.1 Ambiente de control: Este representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. 1.5.4.2 Evaluación de riesgos: La evaluación de riesgos puede contemplar como la entidad considera la posibilidad de transacciones no registradas o como AUDITORIA ADMINISTRATIVA 10

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. identifica y analiza estimaciones o provisiones importantes en cualquier área. Generalmente se habla de Riesgo y conceptos de Riesgo en la evolución de los Sistemas de Control Interno, en los cuales se asumen tres tipos de Riesgo: Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno. Es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de transacción hayan sufrido distorsiones que puedan resultar significativas. Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno. Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno. Los riesgos están presentes en cualquier sistema o proceso que se ejecute, ya sea en procesos de producción como de servicios, en operaciones financieras y de mercado, por tal razón podemos afirmar que la Auditoría no está exenta de este concepto. El propósito de la evaluación de riesgos de la entidad es: identificar, analizar y administrar riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad. 1.5.4.3 los sistemas de información y comunicación: Son los sistemas con los que cuenta la entidad, los cuales pueden incluir el sistema contable, este consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. 1.5.4.4 Procedimientos de control: Estos persiguen diferentes objetivos y se pueden aplicar en distintos niveles de la organización. 1. Carácter preventivo 2. Carácter detectivo 1.5.4.5 Vigilancia: Es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de AUDITORIA ADMINISTRATIVA 11

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. procedimientos de control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea necesario.

1.6 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.6.1.- (ANTECEDENTES) HISTORIA Se menciona que en 1800 los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de evaluación. La referencia es consecuente con otros logros que se produjeron en el transcurso de ese periodo, como los de Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, quienes realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administración. Un común denominador entre estos teóricos, es que forman parte de la corriente denominada “administración sistemática”, cuyo principal enfoque se centra en el diseño de procedimientos y procesos para lograr una buena coordinación operativa, en el manejo adecuado del personal e inventarios, y un estricto control organizacional. Con el nacimiento de la escuela del “proceso administrativo” en 1916, la auditoria adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control. Dos años después, en 1935, James O. Mckinsey sentó las bases para lo que el llamo “auditoria administrativa”; la cual consistía en una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. En 1949, Billy E. Goetz declaraba que la auditoria administrativa “Es la mas comprensiva y poderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración”. Es importante señalar que terry propone 4 procedimientos para llevar a cabo esta evaluación: 1. Apreciación de conjunto: análisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas. 2. Apreciación informal: efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento. AUDITORIA ADMINISTRATIVA 12

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 3. Apreciación por comparación: comparar la estructura orgánica de la empresa con las de otras similares o competidoras. 4. Enfoque ideal: imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse. Terry insiste en este punto y lo denomina “controles generales y auditorias administrativas”, pues señala que” la confrontación periódica de la planeaciòn, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que se podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoria administrativa”. El interés por el tema de la auditoria administrativa se extiende en 1960 al ámbito académico mexicano. Alfonso Mejia Fernández de la escuela nacional de comercio y administración de la UNAM, incluye en su tesis profesional un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditoria administrativa. En 1962 Roberto Macias de la escuela superior de comercio y administración del IPN destina un espacio para presentar un trabajo de auditoria administrativa dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura teoría de la administración y se constituye como un antecedente histórico relevante, porque el desarrollo del tema era muy incipiente. Por otra parte, Manuel d”azaola S. Considera en su tesis profesional la necesidad de que las egresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección, financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como registro contable y estadístico. Para el primer semestre de 1965, David Anderson R. Y Leo Schmidt A. Relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoria, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura. En 1972, el centro nacional de productividad, a.c. De México, elabora las bases de autodiagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de tomo de decisiones.

1.6.2.- CONCEPTO Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

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1.6.3.- METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Etapa de planeación La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. Objetivo Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos. Factores a revisar Determinación de los dos factores fundamentales para el estudio de la organización, en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. Organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.  Estructura organizacional.  División y distribución de funciones.  Cultura organizacional.  Recursos humanos.  Cambio organizacional.  Estudios administrativos  Instrumentos técnicos de apoyo. Dirección Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización  Liderazgo  Comunicación  Motivación  Grupos y equipos de trabajo  Manejo del estrés y conflicto AUDITORIA ADMINISTRATIVA 14

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.  Información y tecnología  Toma de decisiones  Creatividad e innovación Control Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.  Naturaleza  Sistemas  Niveles  Proceso  Áreas de aplicación  Herramientas  Calidad Fuentes de estudio Representan las instancias internas y externas alas que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas  Órganos de gobierno  Órganos de control interno  Socios  Niveles de la organización  Comisiones, comités y grupos de trabajo  Sistemas de información Externas  Normativas  Organizaciones análogas o del mismo sector o ramo.  Organizaciones lideres en el campo de trabajo.  Organizaciones nacionales e internacionales que dictan lineamientos o reglas regulatorias.  Redes de información.  Proveedores.

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Investigación preliminar Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:  Determinación de las necesidades especificas.  Identificación de los factores que requieren atención.  Definición de estrategias de acción  Jerarquización de prioridades  Descripción de la naturaleza, ubicación y extensión de los factores.  Especificación del perfil del auditor. Preparación del proyecto de auditoria Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual constituye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo. Propuesta técnica  Naturaleza  Alcance  Antecedentes  Objetivos  Estrategia  Justificación  Acciones  Recursos  Costo AUDITORIA ADMINISTRATIVA 16

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.  Resultados  Información complementaria. Programa de trabajo  Identificación  Responsables  Áreas  Clave  Actividades  Fases  Calendario  Representación grafica  Formato  Reportes de avance  Periodicidad Asignación de responsabilidad: La organización designa al auditor o al equipo de auditores que estime conveniente. Capacitación: Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado, no solo en lo que respecta a los medios de investigación que se emplearan para recopilar la información, sino en todo proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoria. Actitud: Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin, de procurarse una imagen positiva; lo que facilitaría su tarea y estimularía la participación activa del personal de la organización. Diagnóstico preliminar El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles del alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar el curso de acción de la auditoria. ETAPA DE INSTRUMENTACIÓN Instrumentación Etapa en la cual se tiene que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen mas variables; de acuerdo con las circunstancias propias de la AUDITORIA ADMINISTRATIVA 17

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. auditoria, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión de necesaria para mantener una coordinación efectiva. Recopilación de información. Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede recurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o en su caso suspenderla Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme. Técnicas de recolección Para recabar información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.  Investigación documental.  Observación directa.  Acceso a redes de información.  Entrevista.  Cuestionarios  Cedulas. Investigación documental. Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoria.  Normativa.  Administrativa.  Mercado.  Ubicación geográfica.  Estudios financieros.  Situación económica. Observación directa. Es el acercamiento y revisión directa del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, y comente y discuta se percepción con su equipo de trabajo: de esta manera se AUDITORIA ADMINISTRATIVA 18

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria. Entrevista. Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientada mente para obtener información. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos.  Tener claro el objetivo.  Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.  Concertar previamente la cita.  Clasificar la observación que se obtenga. Cuestionarios. Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica La calidad de la información se que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación procurando que las preguntas sean claras y facilidad de respuestas evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Elementos del diseño de cuestionarios Su diseño ha sido preparado tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales, asociados con la rigidez metodológica del estudio de la auditoria administrativa. Es necesario que en el esbozo de los cuestionarios se efectúen los siguientes pasos.  Realizar un recuento de la documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos existentes.  Llevar a cabo una observación directa para validar el orden y secuencia a seguir.  Someter las propuestas de cuestionarios a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pre-test. Clasificación La clasificación del cuestionario nos remite inmediatamente a la forma en que estarán estructuradas las preguntas. Pregunta cerrada simple. Las alternativas de respuestas están limitadas a dos o tres posibilidades. AUDITORIA ADMINISTRATIVA 19

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Pregunta cerrada con respuestas múltiples. En este esquema se propone un número mayor de alternativas, lo que permite posibilidades de respuestas. La pregunta abierta En esta alternativa, el número de respuestas posibles es infinitas, por que lo que requiere de mayor experiencia del entrevistador para centrar la respuesta. Preguntas cerradas y abiertas o de código múltiple Se plantea primero las preguntas cerradas, estructuradas lógicamente, para llevar después al entrevistado a campos mas restringidos que le permiten verter su opinión de una manera específica Contenido de los cuestionarios. Información general de la organización. Aquí se establece el marco de referencia de la organización bajo estudio, lo que permitirá su plena identificación y ubicación; elementos sustanciales para la determinación del objetivo, alcance y estrategia idóneos. Información del área. Una vez identificada la organización, se deben captar los datos del área que se esta auditando, lo que hará posible la precisión del nivel de análisis, y la asignación de responsabilidades y recursos para llevarlo a cabo. Cédulas Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amenos de que abren la posibilidad de ampliar el rango de la respuesta. Medición Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como el propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro. ETAPA DE EXAMEN Concepto: Consiste en dividir o separar sus elementos, componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento. Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y AUDITORIA ADMINISTRATIVA 20

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos. Procedimiento: El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:  Conocer el hecho que se realiza  Describir ese hecho  Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles  Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento  Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones.  Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto.  Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:  ¿qué trabajo se hace?  ¿para qué se hace?  ¿quién lo hace?  ¿cómo se hace?  ¿con qué se hace?  ¿cuándo se hace? Técnicas de análisis administrativo: Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:  Comprobar cómo administrativo.

se

están

ejecutando

las

etapas

del

proceso

 Examinar los resultados que está obteniendo la organización.  Verificar los niveles de efectividad.  Conocer el uso de los recursos. AUDITORIA ADMINISTRATIVA 21

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1. Organizacionales:  Análisis de sistemas: Proceso de clasificación e interpretación de hechos, así como del diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.  Análisis de costo-beneficio: Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversión realizada.  Análisis de estructuras: Examen detallado de la estructura de una organización para reconocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.  Análisis de criterio múltiple: Técnica cualitativa de proyección, que evalúa alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso.  Análisis Ford: Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras fuerza-oportunidades-riesgos-debilidades. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios.  Análisis marginal: Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.  Árbol de decisiones: Por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situación, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un “árbol” los puntos de decisión, y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.  Auto evaluación: Método a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especifico.  Benchmarking: Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lideres en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.  Control total de calidad: Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito la superación constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.  Desarrollo organizacional: Proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales en una organización, en forma sistemática, para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.  Diagrama de afinidad: Permite agrupar por temas los planteamientos y propuesta surgidos de una lluvia de ideas con el fin identificar problemas. Es decir que su elaboración agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio número de opiniones.  Diagrama de causa-efecto: Técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto específico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra, método y clase de medida que se utilizan. Las causas son parte de un proceso, el cual puede ser de cualquier naturaleza: de producción, de ventas, de compras, de personal, que generan un producto y/o servicio. Los procesos deben ser controlados para obtener mejores productos y servicios.  Diagrama de pareto. Herramienta gráfica para clasificar hechos, sobre la base de que el 80% de los efectos surge del 20% de las posibles causas.  Diagrama de relaciones. Clarifica la interrelación entre diferentes factores, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. El diagrama puede ser en forma de l o de t. Este último permite observar la relación de dos factores con un tercero.  Empowerment. Proceso estratégico con el que se busca una relación de socios entre la organización y su personal, pretendiendo aumentar su confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso, y con ello el desarrollo óptimo de su trabajo.  Ergonomía. Estudio del desempeño de un individuo con respecto a las actividades que realiza, el equipo que emplea y su entorno; lo cual permite un ajuste recíproco constante y sistémico de su desempeño, respetando condiciones de seguridad e higiene, y elevando su productividad.  Estudio de factibilidad. Análisis que permite precisar la situación y buscar alternativas de cambio para un producto, proyecto, sistema o servicio de una organización, tomando en cuenta su medio ambiente.  Estudio de viabilidad. Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisión y costo de la información a obtenerse y, sobre todo, el efecto que ésta tiene en los distintos niveles jerárquicos.  Inteligencia emocional. Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los demás, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud empática y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.  Reingeniería organizacional. Proceso que replantea y re direcciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporación o negocio, con el objeto de instrumentar cambios AUDITORIA ADMINISTRATIVA 23

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. drásticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeño y competitividad.  Técnica Delphi. Recurso para efectuar pronósticos de un grupo de expertos, con el fin de crear un concepto futuro; se caracteriza por que los participantes no tienen contacto visual.

 Teoría de las restricciones. Establece que en toda clase de sistema existe alguna restricción, por lo que es necesario un método para representar las cadenas lógicas de relaciones causa-efecto en forma de diagramas denominados árboles, los cuales se clasifican en: árbol de realidad actual (expresa los síntomas y causas subyacentes), árbol de realidad futura (comprueba la validez de solución), y árbol de transición (plan de implementación).  Teoría de la atribución. Planteamiento que explica cómo se juzga a las personas de manera diferente, partiendo del significado que se atribuye a una conducta. Cuantitativas  Análisis de serie de tiempos. Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etcétera, en periodos homogéneos.  Cadenas de eventos. Serie de actividades en la cual la probabilidad de que ocurra un evento depende del evento inmediato anterior, lo cual condiciona las posibilidades de las actividades futuras.  Correlación. Determinación del grado de relación o influencia mutua entre dos o más variables.  Modelos de inventario. Especificación del tiempo y cantidad de inventario s necesarios para satisfacer las demandas de los clientes.  Modelos integrados de producción. Reducción del costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.  Muestreo. Sirve para inferir información acerca de un universo de investigación, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.  Números índices. Muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo, lo que permite medir con fines de control, a partir de una base inicial, las fluctuaciones en el volumen de operaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado, comprobando la validez y confiabilidad de la información.  Programación dinámica. Resolución de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de éstas, sin perder de vista el objetivo último que se AUDITORIA ADMINISTRATIVA 24

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pretende alcanzar. Solamente cuando el efecto de cada decisión se ha determinado, se toma una decisión final. Programación lineal. Asignación de recursos de manera óptima en función de un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios. Simulación. Imitación de una operación o un método antes de su ejecución real, reproduciendo situaciones difíciles o incosteables de experimentar en la práctica. Esta técnica permite tomar decisiones con un grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectúan imitaciones de datos numéricos en los que se prueban todas las combinaciones que en la realidad pueden presentarse. Teoría de colas o de líneas de espera. Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la que se cuidan los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algún punto de servicio. Teoría de los grafos. Técnicas de planeación y programación por redes CPM (método del camino crítico), PERT (proceso de valoración de un programa) y RAMPS (ubicación de recursos y programación multiproyecto), son diagramas que buscan identificar la trayectoria crítica para planear y programar en forma gráfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto. Teoría de las decisiones. Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable. Teoría de los juegos. Determinación de la estrategia óptima de una situación de competencia.

Formulación del diagnóstico administrativo  La diagnosis administrativa, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco global de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización; para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo, para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.  El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización.

Etapa de Informe AUDITORIA ADMINISTRATIVA 25

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Se consignan los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc., auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos de empleados. Los resultados, conclusiones Y recomendaciones atributos

deben reunir los Siguientes

 Objetividad: Visión imparcial de los hechos.  Oportunidad: Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.  Claridad: Fácil compresión del contenido.  Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.  Calidad: Apego a las normas de calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios.  Lógica: Secuencia acuerdo con el objeto y prioridades establecidas.

Aspectos operativos Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al orden siguiente: 1.- Introducción: criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoría. 2.- Antecedentes: información que enmarca la génesis y situación actual de la organización. 3.- Justificación: elementos que hicieron necesaria su aplicación. 4.- Objetivos de la auditoría: razones por las que se efectuó la auditoría y fines que se persiguen con el informe. 5.- Estrategia: cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. 6.- Recursos: medios humanos, materiales y tecnológicos empleados. 7.- Costo. Recursos financieros usados en su desarrollo 8.- Alcance: ámbito, profundidad y cobertura del trabajo. 9.- Acciones: peso o actividades realizados en cada etapa. 10.- Metodología: marcos de trabajo, técnicos e indicadores en que sustentó la auditoría. 11.- Resultados: hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta. 12.- Conclusiones: inferencias basadas en las pruebas obtenidas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA 26

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 13.- Recomendaciones: señalamientos para mejorar la operación y el desempeño. 14.- Alternativas de implantación: programa y métodos visibles. 15.- Desviaciones significativas: grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoría. 16. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: puntos de vista externados acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. 17.- Asuntos especiales: toda clase de aspectos que requieren de estudio más profundizado. Lineamientos generales para su preparación  No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales  Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables  Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas  Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.  Aprovechar todo el apoyo posible  Ofrecer a los niveles de detección los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente  Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente  Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir, con las medidas recomendadas  Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones  Tomar en cuenta los resultados de auditoría realizados con anterioridad Tipos de informe La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar.  Informe general  Informe ejecutivo  Informe de aspectos relevantes Informe general  Responsable AUDITORIA ADMINISTRATIVA 27

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.  Introducción  Antecedentes  Técnicas empleadas  Diagnóstico  Propuesta  Estrategia de implantación  Seguimiento  Conclusiones y recomendaciones  Apéndices o anexos Informe ejecutivo  Responsable  Periodo de revisión  Objetivos  Alcance  Metodología  Síntesis  Conclusiones Informe de aspectos relevantes Mediante este informe se puede analizar y evaluar:  Si el proceso de auditoría se finalizo  Si se presentaron observaciones relevantes  Si la auditoría esta en proceso, se programo o se replanteó  Las horas-hombre realmente utilizadas  La fundamentación de cada observación  Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas  Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas Propuesta de implantación Constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organización. La implantación se efectúa en tres fases: 1.- Preparación del programa 2.- Integración de recursos AUDITORIA ADMINISTRATIVA 28

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 3.- Ejecución del programa Preparación del programa Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos: 1.- Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia para su realización. 2.- Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para su elaboración. 3.- Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. 4.- Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución. Integración de recursos Estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones. Por último, se lleva acabo la selección de y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución. Ejecución del programa Cumplido los pasos anteriores, se procederá a implantar el estudio empleando el método seleccionado y realizando las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en la implementación. Reciba la información y orientación oportuna para interactuar en condiciones óptimas Métodos de Implantación Instantáneo: Se refiere a las posibilidades de implantar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoría en forma inmediata. Método del proyecto piloto: Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoría en sólo una parte de la organización. Método de implantación en paralelo: Representa la operación simultanea, por un periodo determinado, tanto de las condiciones normales de trabajo, como las que se van a implantar. Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en seleccionar parte de las recomendaciones de la auditoría e implantarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones. Combinación de métodos: Constituye el empleo de más de un método para instrumentar las recomendaciones. Presentación del informe AUDITORIA ADMINISTRATIVA 29

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría convocará al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:  Titular de la organización  Órgano de gobierno  Niveles directivos  Mandos medios y nivel operativo  Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(s)  Dependencia globalizadora ( en caso de instituciones públicas) ETAPA DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones. Se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del área. Función. Proceso. Programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones Constatar las acciones que se llevaron acabo para instrumentar las recomendaciones y l finalizar la revisión rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron. Objetivo general Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación. Lineamientos generales · Definir las áreas en que se comprobará la implantación de los cambios propuestos por el auditor. Tomando como referencia el informe de la auditoría y las sugerencias o comentarios del titular de la organización AUDITORIA ADMINISTRATIVA 30

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. · Considerar la participación de especialistas cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere · Realizar. Con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor · Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos · Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones · Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas · Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen · Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que éstas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente · El auditor comentará con el responsable del área sujeta a seguimiento las observaciones determinadas. Con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditoría no fueron expuestos. Permitiendo con ello rectificar su opinión . Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoría en proceso. Deberá adjuntarse al informe Establecer, cuando se justifique. Fechas de reprogramación para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los términos previamente acordados con el titular de la organización. Acciones específicas Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoría de seguimiento, se requiere que el auditor verifique cómo se efectúan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: l. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa 2. Tal implantación se ha realizado fuera de programa Recomendaciones programadas l. Asignación de responsabilidades AUDITORIA ADMINISTRATIVA 31

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 2. Factores considerados 3. Áreas de aplicación 4. Periodo de realización 5. Porcentaje de avance 6. Costo 7. Apoyo y soporte utilizados 8. Resultados obtenidos 9. Impacto logrado · Recomendaciones fuera de programa l. Desviaciones 2. Causas 3. Efectos 4. Alternativas de solución planteadas 5. Alternativas de solución aplicadas 6. Acciones correctivas realizadas 7. Calendario de aplicación Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento Considerar las sugerencias o comentario del titular de organización referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes con el propósito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a Entrevistar previamente a la ejecución de esta auditoria con los responsables de las áreas involucradas. A fin de obtener un panorama general del avance en la implantación de las recomendaciones Especificar el número de semanas-hombre que revisión, el responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Dar prioridad, en la auditoría de seguimiento. a la comprobación del cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definición de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones señaladas por el auditor Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas irregularidades. Se deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría. Con la finalidad de plantear al responsable del área las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso.

CAPITULO 2: MARCO DE REFERENCIA DE LA ENTIDAD 2.1 ANTECEDENTES Bebidas Cristal inicia sus operaciones en el Estado de Tabasco el 17 de Febrero de 1995, bajo el nombre de BEPENSA (Bodegas Peninsulares) con la inauguración de su planta de envasado de agua purificada en su presentación de botellón de 20 Lts. y el sistema de distribución estaba compuesto por 14 rutas. Para atender los segmentos de hogar y comercial los cuales que eran para distribuir los hogares y 5 para los comercios. Actualmente la fuerza laboral, la fuerza de ventas se encuentra dividida por diferentes segmentos para tener un óptimo funcionamiento en la distribución de nuestros productos comerciales, institucionales, depósitos, hogar y jugos. En Abril del 2005 BEPENSA, cambia su razón social bajo el nombre de Bebidas Cristal, Actualmente Cuentan con 7 plantas: Villahermosa, Emiliano Zapata, Cárdenas, Mina, Tuxtla, Tapachula y Oaxaca y 5 bodegas: Macuspana, Tenosique, Catemaco, Palenque y Acayucan.

2.2 MARCO LEGAL Bebidas cristal cubre con todos los reglamentos y permisos que la CNA, SECRETARIA DE SALUBRIDAD, SECRETARIA DE TRABAJO, SECRETARIA DE HACIENDA (PERSONA MORAL), les pide para comercializar.  Nom-113-ssa1-1994  Nom-201-ssa1-2002  Nom-120-ssa1-1994  Nom-127-ssa1-1994  Nom-160-ssa1-1995  Art. 123 de la constitución política AUDITORIA ADMINISTRATIVA 33

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.     

Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución política del Estado Libre y soberano de Tabasco Ley general de sociedades mercantiles Código civil de Tabasco. Ley federal del trabajo

2.3 MISIÓN Y VISIÓN MISION Somos una organización de alto desempeño, que ofrece productos y servicios de calidad, orientada a la plena satisfacción de nuestros clientes, consumidores y colaboradores; a través del equipo humano, innovación y alta tecnología; contribuyendo con la sociedad y generando utilidades que permiten nuestro desarrollo y permanencia. VISION Ser un grupo empresarial líder de firme desarrollo y solidez financiera en el ámbito nacional e internacional; diversificado e integrado en la industria de bebidas, empaques, distribuciones motrices, maquinaria y negocios relacionados.

2.4 OBJETIVOS Y POLÍTICAS OBJETIVOS Pretende fomentar sentido de permanencia y lograr que todos los que participemos nos identifiquemos plenamente con los ideales y propósitos y metas de la organización, para ello tenemos un lema: “SIEMPRE SUPERAREMOS EXPECTATIVAS” POLITICAS Las políticas de grupo BEPENSA están divididas en: *administrativas *comercialización *desarrollo de mano de obra *jurídico *manufactura *tecnología de información *transporte AUDITORIA ADMINISTRATIVA 34

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Cada área de estas está a su vez dividida en sub-áreas con políticas propias y objetivos.  Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad en la misma.    El personal tiene la posibilidad de contar con diez minutos de retraso antes de ocupar su puesto.  De ocurrir una falla en el equipo con el cual se trabaja, es conveniente reportarla al supervisor en turno, o en su caso al servicio de mantenimiento.

2.5

VALORES

Respeto, lealtad, integridad, liderazgo, innovación, excelencia.

2.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA ESTRUCTURA ORGANICA DE BEPENSA S.A. DE CV. EN VILLAHERMOSA TABASCO GERENTE DE NEGOCIOS

Gte. Comercial

Gte. Manufactura

Bodega

Gte. Desarrollo humano

Gte. Administrativo

Técnico informática

Contraloría Jefe de personal

Cuentas por cobrar

Cuantas por pagar

Tesorería

Abastecímiento Nominista

Obreros

Capacitadores

Supervisores Contabilidad Jefe de vta.

Jefe de vta.

s u p e r v i s o r e s

Jefe de calidad

Jefe de mantenimiento

Auditor de calidad

Auditores internos

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Con 10 vendedores y 10 ayudantes cada uno.

Jefe de vta.

Auxiliares

Electromecánicos

Jefe de vta.

AREA A AUDITAR

2.7 IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA AUDITAR Del anterior organigrama de la empresa BEPENSA S. A. DE C.V. vamos a auditar el área de capacitación que deriva del área de desarrollo humano dentro de esta misma área se encuentran las áreas de jefe de personal, nominista, y capacitación que es el área especifico a auditar.

2.8 SITUACIÓN ACTUAL DEL ÁREA Actualmente esta área ha sido auditada por unos auditores especialistas en el área, para ver el manejo de sus funciones y si los trabajadores llevan a cabo las funciones requeridas. También se han tomado medidas y técnicas pertinentes para cada uno de los departamentos. A continuación se dirá el análisis del área a auditar: En la cristal están consiente de la importancia que tiene la seguridad e higiene en el área de trabajo y han tomado las medidas técnicas pertinentes para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente e instruir a las personas sobre la implantación de medidas preventivas y que consideran que el empleo de estas medidas son indispensables para el desarrollo satisfactorio del trabajo. 1.-Con respecto a los obreros han tomado las siguientes medidas de seguridad: 

Todos los obreros en general antes de entrar a su área de trabajo deben portar botas, batas, y mandiles, así como tapa bocas y tapa cabellos.  Además mantienen un estricto control de limpieza entre el personal, por lo que se acondicionaron regaderas y se les proporciona ropa limpia que al AUDITORIA ADMINISTRATIVA 36

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. igual que las mantas que cubren los canales son lavadas por personal interno. 2. También en las maquinas e instrumentos de trabajo se emplean normas de seguridad e higiene.  Se lleva acabo un calendario de mantenimiento preventivo para evitar fallas y paros innecesarios en el proceso de producción.  Todos los instrumentos de trabajo son sumergidos en esterilización después del trabajo, con la finalidad de no contaminar los canales y obtener el máximo grado de limpieza.

CAPITULO 3: DESARROLLO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ETAPA (1)…3.1.- PLANEACIÒN DE LA AUDITORIA El propósito de esta auditoria es aplicar una serie de técnicas de análisis para conocer a detalle sus funciones y saber así si hay fallas dentro del área a auditar, a fin de reunir elementos necesarios para tomar una decisión óptima. La auditoria presentada en este trabajo corresponde a la que hemos denominado como Auditoria externa, ya que los que efectuamos el análisis no pertenecemos a la Organización en la cual se encuentra la unidad auditada. El campo de la auditoria administrativa a realizar comprende un examen parcial de la organización. 3.1.1.- CONTRATO DE SERVICIO De acuerdo a nuestra constitución política y al reglamento interno de la empresa BEPENSA S.A. DE C.V. Y apegado al requerimiento de la ley del trabajo nos enfocamos a llevar a cabo la contratación correspondiente de los auditores administrativos del Lic. Administradores de la universidad Juárez autónoma de tabasco llevando a si un contrato colectivo donde ambas partes están de mutuo acuerdo en las clausulas. (Anexo 1).

3.1.2.- PROPUESTA TECNICA DE AUDITORIA  Naturaleza del estudio. Auditoria administrativa.  Alcance. El área de capacitación del departamento de recursos humanos.  Antecedentes. Recuento de auditorias administrativas previas y todo tipo de estudios de mejoramiento administrativo. AUDITORIA ADMINISTRATIVA 37

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.  Objetivos. 1) recabar y analizar la información clave de la empresa, 2) emitir criterios sólidos para manejar inteligentemente la información, 3) integrar elementos de decisiones del más alto nivel técnico en la aplicación de la auditoria.  Estrategias. Establecer una dinámica ágil y congruente para detectar ventajas competitivas.  Justificación. La visión del director y las oportunidades de negocio que existen.  Acciones. 1) formalizar la aplicación de la auditoria; 2) establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución; 3) consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología; 4) derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada capacitación.  Recursos. Integración de un equipo de auditores y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos necesarios para lograr los resultados previstos.  Costos. Convenir las condiciones de trabajo sobre la base de un contrato de honorarios.

3.1.3.- PLAN DE TRABAJO

Tarea

Duración

Inicio

Terminación

Planeación Definición de alcance de auditoria Antecedentes del depto. Instrumentación Miércoles ciudadano Entrevista director Entrevista personal operativo Examen Estudio de resultados Informe Preparación del informe Revisión final Envío del informe al profesor Seguimiento Envío del informe al depto.

4 días 2 días

Mie.16/04/08 Mie.16/04/08

Lun.21/04/08 Jue.17/04/08

1 días 3 días 2 días 2 días 1 días 2 días 2 días 8 días 2 días 1 días 1 días 2 días 1 días

Vie.18/04/08 Lun.21/04/08 Mie.23/04/08 Jue.24/04/08 Vie.25/04/08 Lun.28/04/08 Mar.29/04/08 Mie.30/04/08 Jue.08/05/08 Vie. 09/05/08 Lun.12/05/08 Lun.12/05/08 Mie.14/05/08

Vie.18/04/08 Mie.23/04/08 Jue.24/04/08 Vie.25/04/08 Vie.25/04/08 Mar.29/04/08 Mie.30/04/08 Jue.08/05/08 Vie.09/05/08 Vie.09/05/08 Lun.12/05/08 Mar.13/05/08 Jue.15/05/08

Nom.de los Recursos Equipo Silvia Rosario Ma. Cita Gisela Isela J.Carlos Silvia Rosario Equipo Equipo Equipo

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Abril Mayo 1 2 3 4 1 2 3 4

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3.1.4.- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES chary

\CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLARBU.doc

3.1.5.- FUNDAMENTOS La entidad BEPENSA S.A. DE C.V. ha sido fundada en Mérida Yucatán. En 1986 grupo BEPENSA S.A. DE C.V. Estableció una planta más ahora en Villahermosa tabasco, dentro de una estructura organizacional lineal, auditaremos el área de capacitación que se encarga del mejoramiento y asesoramiento de sus empleados. Gracias a esta área y a sus buenos resultados que ha generado la organización ha incrementado su auge y ha llegado a ser una de las mejores compañías con una excelencia calidad en el estado de tabasco. Nuestra auditoria a esta empresa y en esa área especifica es con el fin de reducir costos de material implantado y utilizados es cada sección de capacitación sin afectar el resultado de los mismos mucho mas al contrario añadirle un plus extra de satisfacción a grupo BEPENSA S.A. DE C.V. ETAPA (2)….3.2 INSTRUMENTACION El propósito de esta etapa es aplicar una serie de técnicas de análisis para conocer a detalle sus funciones y saber así si hay fallas dentro del área a auditar, a fin de reunir elementos necesarios para tomar una decisión óptima. 3.2.1.- TECNICAS DE INVESTIGACION Para llevar a cabo la etapa de examen, llevaremos a cabo un procedimiento de investigación para conocer el área, especificando una serie de cuestionamientos, que nos ayudaran a lograr nuestros objetivos de esta auditoria. Hemos utilizado las técnicas documentales, las técnicas de observación directa, técnica de acceso a la información la entrevista y los cuestionarios. (ANEXO 2) (ANEXO 3)

3.2.2.- OBSERVACION DIRECTA

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V.

ETAPA (3)… 3.3 EXAMEN

3.3.1.- ENFOQUES DEL ANALISIS ADMINISTRATIVOS Análisis del área de capacitación ORGANIZACIONALES  Buena calidad de los productos elaborados.  Experiencia de los trabajadores.  Procesos simultáneos de producción.  Buen ambiente de trabajo.  Buen manejo de los recursos estratégicos.  Buen entorno dinámico.  Conjunto de compromiso.

CUANTITATIVOS  Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad.  Grado en que determinan las cargas de trabajo.  Precisión con que determinan el sistema formal de gestión de talento.  Grado en que se les considera como capital intelectual.  Medidas en que contribuyen al aprovechamiento de los recursos.  Las maneras en que integran capacidades y conocimientos que atienden a un fin común.  Dimensión en que la asesoría interna ofrece el apoyo técnico especializado. 3.3.2.- ANALISIS DE LA ESTRUTURA Puesto: COORDINADOR DE CAPACITACIÓN Área: Personal Objetivo del puesto Administrar el sistema de capacitación y carrera en el organismo, dando apoyatura a la Dirección

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Para el diseño, desarrollo y seguimiento de los planes de capacitación e integración de los agentes A fin de optimizar las competencias y habilidades requeridas para cumplir con los objetivos estratégicos del organismo. Principales actividades: 1. Elaborar los distintos planes de capacitación respondiendo a las necesidades de capacitación de las diferentes dependencias e involucrando a todas las áreas de la organización. Asegurar la satisfacción de estándares en cuanto al diseño, calidad y pertinencia. 2. Prever y administrar el presupuesto y financiamiento de las actividades de capacitación, en coordinación con el Servicio de Administración Financiera. 3. Coordinar y administrar programas específicos de acuerdo a objetivos establecidos en los planes institucionales y operativos de capacitación de los organismos. Realizar las acciones de seguimiento de los mismos. 4. Diseñar, gestionar y evaluar estrategias de relaciones interinstitucionales con el objetivo de responder a los objetivos y necesidades de los distintos planes de capacitación. 5. Comunicar y difundir las actividades de capacitación disponibles y analizar la pertinencia de los perfiles de los puestos y agentes para acceder a las mismas. 3.3.3.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA 1.- ¿Cómo se detectan las necesidades de capacitación? a) con base en el programa general de trabajo b) a solicitud de las áreas de la organización c) por necesidades de servicio d) otros 2.- ¿Se verifica que los contenidos de los materiales de capacitación de apeguen a las necesidades de las áreas? A) si b) no 3.- ¿Está claramente definida la necesidad de capacitación y desarrollo en relación con los productos y/o servicios que genera la organización? a) si b) no 4.- ¿Cuenta la organización con un programa de capacitación y desarrollo para el personal? Incluya copia. a) si b) no AUDITORIA ADMINISTRATIVA 41

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 5.- ¿Qué técnicas de capacitación se emplean? a) método de estudio de casos b) juegos de negocios c) relación experto – aprendiz d) conferencias y videos e) aprendizaje mediante la practica f) capacitación en laboratorios g) entrenamiento vestíbular h) representación de papeles i) modelado de conducta j) programas al aire libre h) otros 6.- ¿Emplea la organización servicios de apoyo en capacitación de alguna institución especializada? a) si b) no 7.- ¿Cómo evalúa la organización los resultados? 8.- ¿Se ha motivado y capacitado al personal para asumir un mayor control de su trabajo? A) si b) no 9.- ¿Se cuenta con un análisis comparativo del desempeño antes y después de la capacitación? a) si b) no 10.- ¿Se efectúa un seguimiento del desempeño del personal capacitado? a) si b) no

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3.3.4.- FODA ETAPA (4)… 3.4.- INFORME ETAPA (5)… 3.5.- SEGUIMIENTO ANEXOS ANEXO 1 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Contrato de prestación de servicios que celebran, por una parte, BEPENSA S.A DE C.V a quien en lo sucesivo se denominará el PRESTATARIO, representada por C.P CARLOS DOMINGUEZ REAL en su carácter de GERENTE GENERAL y por otra parte AUDITORES ADMINISTRATIVOS S.A DE C.V, a quien en lo sucesivo se le denominará el PRESTADOR, de conformidad con las siguientes declaraciones clausulas: DECLARACIONES 1.- Del PRESTATARIO 1.1. Declara el PRESTATARIO que es una empresa legalmente constituida mediante escritura número 015427 pasada ante la fe del licenciado MARIO RINCON GORDILLO notario público número 12 y con registro Federal de Contribuyente GORM641302. 1.2. Que el C.C.P.JORGE CARLOS DOMINGUEZ REAL tiene facultades legales suficientes para representar al PRESTATARIO en los términos de la escritura numero 015427 pasada ante la fe del licenciado MARIO RINCON GORDILLO notario numero 12. 1.3. Declara el PRESTATARIO que requiere en forma transitoria de los servicios profesionales de personas con conocimientos técnicos, capacidadades y habilidades para desarrollar los servicios de auditoria administrativa para efectuar actividades tales como diagnostico administrativo, análisis de la estructura organizacional, evaluación financiera, funcionamiento general, entre otros. 1.4. Para efectos del presente contrato la PRESTATARIA señala como su domicilio el ubicado en: AV.UNIVERSIDAD S/N, col. MAGISTERIAL Estado TABASCO, país MEXICO, C.P.86, 270. 2. Del PRESTADOR del servicio 2.1 Declara que es de nacionalidad MEXICANA y se identifica con R.F.C numero ADA981107 con el grado de escolaridad de LIC.EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. con domicilio particular y actual en CARRETERA, VILLAHERMOSA TEAPA, col. PARRILLA, estado TABASCO, país MEXICO, C.P.86280. 2.2. Asimismo él PRESTADOR declara bajo protesta de decir verdad, que posee los conocimientos técnicos, capacidades y habilidades para desempeñar el trabajo con la calidad y esmero que requiere el PRESTATARIO, al igual que la capacidad jurídica para contratar y obligarse por la ejecución de los servicios objeto de este contrato y como consecuencia conoce plenamente el programa y especificaciones del los servicios que se le recomiendan. El presente contrato tiene como fundamento los artículos 15 y demás relativos y aplicables del ordenamiento jurídico federal para todo el país. Vistas las declaraciones, es de conformidad de las partes cumplir y hacer cumplir lo que se consigna en las siguientes cláusulas. CLÁUSULAS PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. EL PRESTADOR acepta y se compromete a proporcionar sus servicios al PRESTATARIO, a sus representantes o a quien sus derechos representen, realizando de manera personal las actividades mencionadas en la declaración 1.3 de este contrato. Para efectos de lo anterior el prestatario proporcionará al PRESTADOR los instrumentos necesarios para el buen desempeño de sus actividades, los cuales quedan bajo su custodia hasta la terminación de este contrato, y que se describen en el anexo A del presente contrato. SEGUNDA. EL PRESTADOR acepta y se compromete a realizar las actividades que El PRESTATARIO determine, las cuales serán eventuales y transitorias, para lo que deberá aplicar toda su capacidad y conocimientos para cumplirlas de manera satisfactoria, así como guardar una conducta ética durante la vigencia del contrato. EL PRESTADOR se obliga a desempeñar sus actividades en el lugar o lugares en los que se requieran de sus conocimientos y capacidades, incluso en el domicilio del PRESTATARIO, las cuales deberá ejecutar de acuerdo a las clausulas pactadas en este contrato. Por su parte, el PRESTATARIO se obliga a cubrir los honorarios a cambio de la prestación de servicios. TERCERA. DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES. EL PRESTADOR adecuará el desempeño de sus actividades a los honorarios que se le indiquen en el lugar o lugares que se requieran para el cumplimiento de este contrato. Por lo tanto, las actividades deberá desarrollarlas de conformidad con las necesidades del PRESTATARIO. En el caso de que el PRESTATARIO requiera que el PRESTADOR del servicio se traslade a otra ciudad, proporcionará los medios necesarios para cumplir con tal objeto. CUARTA. HONORARIOS. EL PRESTATARIO se compromete a cubrir al PRESTADOR en los términos de este contrato, los honorarios por la cantidad total de $15,000, la cual se cubrirá en parcialidades quincenales al vencimiento de la auditoria, con la aplicación de retención de Impuestos vigentes para el periodo.

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Bajo ninguna circunstancia los honorarios establecidos variarán durante la vigencia del presente contrato. En caso de resistencia de alguna causa de rescisión, sólo se cubrirán los honorarios por el tiempo en que se haya prestado el servicio. EL PRESTADOR expresa su conformidad y autoriza al PRESTATARIO para que reduzca sus honorarios los impuestos a su cargo, especialmente los que se refieren a los artículos________________________ de la Ley correspondiente.

QUINTA. OBLIGACIONES. EL PRESTADOR se compromete a desempeñar las actividades de este contrato, las cuales realizará con esmero y eficacia. Asimismo, se obliga a no divulgar, por ningún motivo, el asunto o asuntos que se le confíen. El incumplimiento de lo establecido en el presente contrato serpa motivo de rescisión del mismo y de la aplicación de las disposiciones legales correspondientes. EL PRESTADOR es el único responsable de cualquier daño o perjuicio que se cause con motivo de las actividades contratadas y que sea consecuencia de la impericia, negligencia o irresponsabilidad del mismo, por lo cual se libera de cualquier responsabilidad al PRESTATARIO. SEXTA. VIGENCIA. Las partes contratantes convienen en que la vigencia del presente contrato será del 16 de ABRIL al 23 de Mayo del 2008. SEPTIMA. RESCISION. EL PRESTATARIO tendrá la facultad de verificar si los servicios, objeto de este contrato se están ejecutando por el PRESTADOR de acuerdo con las clausulas pactadas; el incumplimiento de las actividades del PRESTADOR, dará lugar a la rescisión, que se comunicara por escrito y se hará valer por el PRESTATARIO dentro de los quince días siguientes, contados a partir de que tenga conocimiento. OCTAVA. Para el caso de que se de por concluida la vigencia del presente contrato o se aplique la rescisión mocionada, el PRESTADOR se obliga a devolver en buen estado todos los instrumentos de trabajo que le fueron proporcionados por el PRESTATARIO para el buen desempeño de sus actividades. NOVENA. TERMINACION. Las partes convienen que el PRESTATARIO tendrá la facultad de dar por terminado el presente contrato en todo momento, para cuyo efecto deberá comunicarlo por escrito al PRESTADOR con quince días de anticipación. DÈCIMA. PRINCIPIOS LEGALES. Las pastes convienen en someterse para todo lo no expresamente previsto en este contrato, a lo dispuesto en 19 CONTITUCION POLITICA MEXICANA. DÈCIMA PRIMERA. EXCLUSION. Ambas partes reconocen que el presente es un contrato civil, por lo cual lo se son aplicables leyes laborales de ningún tipo. DÈCIMA SEGUNDA. JURISDICCION. Para la interpretación y cumplimiento de este contrato, así como para todo aquello que no se encuentre expresamente estipulado en él, las partes convienen someterse a la jurisdicción de los tribunales civiles de la Ciudad de TABASCO, por lo que tanto el PRESTATARIO como el PRESTADOR renuncian a la jurisdicción que por razón de su domicilio presente o futuro pudiera corresponderles.

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AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. Leído por ambas partes, y enterados del valor, alcance y contenido legal dela clausulas, lo firman de conformidad, en la ciudad de VILLAHERMOSA el día 28 de ABRIL DEL 2008.

EL DIRECTOR

EL AUDITOR

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TESTIGO

TESTIGO

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ANEXO 2 

¿Qué trabajo se hace? Capacitaciones y adiestramientos

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¿Para qué se hace? Mejoramiento de las capacidades de los trabajadores en todas las áreas

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¿Quién lo hace? El área de capacitación

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¿Con qué se hace?

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¿Cuándo se hace?

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ANEXO 3

CUESTIONARIO 1.- ¿Cómo se detectan las necesidades de capacitación? e) con base en el programa general de trabajo f) a solicitud de las áreas de la organización g) por necesidades de servicio h) otros 2.- ¿Se verifica que los contenidos de los materiales de capacitación de apeguen a las necesidades de las áreas? 3.- ¿Está claramente definida la necesidad de capacitación y desarrollo en relación con los productos y/o servicios que genera la organización? 4.- ¿Cuenta la organización con un programa de capacitación y desarrollo para el personal? Incluya copia. 5.- ¿Qué técnicas de capacitación se emplean? a) método de estudio de casos b) juegos de negocios c) relación experto – aprendiz d) conferencias y videos e) aprendizaje mediante la practica f) capacitación en laboratorios g) entrenamiento vestibular h) representación de papeles i) modelado de conducta j) programas al aire libre h) otros 6.- ¿Emplea la organización servicios de apoyo en capacitación de alguna institución especializada? a) si b) no 7.- ¿Cómo evalúa la organización los resultados? AUDITORIA ADMINISTRATIVA 47

AUDITORIA BEPENSA S.A. DE C.V. 8.- ¿Se ha motivado y capacitado al personal para asumir un mayor control de su trabajo? A) si b) no 9.- ¿Se cuenta con un análisis comparativo del desempeño antes y después de la capacitación? a) si b) no 10.- ¿Se efectúa un seguimiento del desempeño del personal capacitado? a) si b) no

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