Kelompok 5 - Procurement Management (Final) (1)

Project Procurement Management

ANTONIUS AGUNG N. CANDRA HARRY S. 6032202152 6032202112

HERU BUDI P. 6032202137

Project Procurement Management Definisi : Project Procurement Management mencakup prosesproses yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi. Project Procurement Management juga mencakup proses manajemen dan kontrol yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengelola perjanjian seperti kontrak,

pesanan

perjanjian

(MOA),

agreements (SLA).

pembelian, atau

Internal

memorandum service

level

Project Procurement Management Key Concept : Sebagian besar proses manajemen proyek, akan terkait dengan kewajiban hukum dan penalty terkait dengan proses pengadaan. Project Manager tidak harus ahli dalam hukum dan peraturan tentang manajemen pengadaan tetapi harus cukup familiar dengan proses pengadaan agar dapat membuat keputusan yang cerdas terkait kontrak dan hubungan secara kontraktual. Project Manager biasanya tidak berwenang untuk menandatangani perjanjian hukum yang mengikat Organisasi.

Project Procurement Management

Project Procurement Management PLANNING

EXECUTION

MONITOR & CONTROL

12.1 Plan Procurement Management Definisi : Proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek, menentukan pendekatan, dan mengidentifikasi penjual potensial. Tahap ini adalah dimana keputusan untuk melakukan outsource atau keputusan “Make or Buy” ditentukan. Apabila keputusannya adalah “Make” atau dikerjakan sendiri, maka tidak perlu ada proses pengadaan. Namun apabila keputusannya adalah “Buy” atau melakukan outsource, maka proses pengadaan dimulai.

12.1 Plan Procurement Management : Inputs 1. Project Charter

2. Business Documents

3. Project Management Plan

4. Project Documents

INPUTS

5. Enterprise Environmental Factors

6. Organizational Process Assets

12.1 Plan Procurement Management : Inputs Organizational Process Assets

12.1 Plan Procurement Management : Tools & Techniques

• Procurements & Purchasing • Contract types • Regulations & Compliance

Utamanya terkait Market Research untuk mengetahui availability, capability, cost dari bidder

Terkait keputusan untuk “Make” atau “Buy”

Analisa penentuan metode pemilihan bidder

Meeting dengan prospective bidder, stake holders, technical profesional, dll.

Expert Judgement

Data Gathering

Data Analysis

Source Selection Analysis

Meetings

Tools and Techniques

12.1 Plan Procurement Management : Tools & Techniques ”Buy”

OR

“Make”

12.1 Plan Procurement Management : Tools & Techniques Quality-based/highest technical proposal score

Quality and costbased

Sole source

Qualifications Only

Fixed budget Least Cost

Source Selection Analysis

12.1 Plan Procurement Management : Outputs

OUTPUTS

1. Procurement Management Plan

2. Procurement Strategy

Berisi panduan pengadaan proyek seperti timetable, procurement metrics, tanggung jawab stakeholder, konstrain & asumsi, risk management, dll.

Untuk menentukan metode delivery proyek, tipe pembayaran kontrak, dan tahaptahap proses pengadaan

3. Bid Documents

Bid documents digunakan untuk meminta proposal calon penjual yang cukup prospektif, seperti RFI, RFQ dan RFP.

4. Procurement Statement of Work

5. Source Selection Criteria

SOW menjelaskan item pengadaan dengan cukup rinci agar calon bidder dapat menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk, layanan, atau hasil yg diharapkan

Untuk memastikan bahwa proposal yang dipilih nantinya akan menawarkan kualitas terbaik sesuai kebutuhan.

12.1 Plan Procurement Management : Outputs OUTPUTS

6. Keputusan “Make” atau “Buy”

7. Independent Cost Estimates

Analisa “Make” atau “Buy” menghasilkan keputusan apakah suatu pekerjaan akan diselesaikan sendiri oleh tim proyek, atau didapatkan dari sumber lain.

Cost estimate dapat disiapkan oleh tim internal maupun oleh estimator profesional. Bila penwaran bidder terdapat perbedaan signifikan dengan OE, menunjukkan mungkin terdapat ambigu dlm SOW atau perbedaan pengertian dari bidder.

8. Change Requests

9. Project Documents Updates

10. Oragnizational Process Assets Updates

Keputusan yang diambil dalam proses pengadaan ini dapat menyebabkan adanya change requetss.

Lesson learned register, milestone list, required documentation, risk register dan stakeholder register.

Salah satu output dari Plan Procurement Management antara lain update informasi tentang vendorvendor yang masuk dalam qualifikasi.

12.2 Conduct Procurements Definisi : Proses

dalam

procurement

Management dimana kita meminta penawaran kepada beberapa bidder

kemudian kita seleksi dan sampai terpilih bidder yang berkontrak dengan

kita.

12.2 Conduct Procurement Management PLANNING

EXECUTION

MONITOR & CONTROL

12.2 Conduct Procurements : Inputs

1. Project Management Plan

• Project Mang’t Plan • Scope Mang’t Plan • Required Mang’t Plan • Risk Mang’t Plan • Configuration Mang’t Plan • Cost Baseline

2. Project Document

• Leeson Learned Register • Project Schedule • Required Documentation • Risk Register • Stakeholder Register

3. Procurement Document

• Dokumen yang diperlukan dalam semua proses procurement (RFP/RFI/RFQ, Tempalte proposal, TBE, Template contact)

12.2 Conduct Procurements : Inputs

4. Seller Proposal

• Berupa dokumen dari bidder dalam memenuhi RFP/RFI/RFQ/RFB yang menggambarkan kemampuan dan kapasitas dari bidder

5. EEF

• Local Laws & Regulation • External economic enviro • Marketplace condition • Information experiance bidder (good & bad)

6. Organizational Process Assets

• Standard yang dipakai dalam menentukan bidder; data contract lama, daftar bidder yang sudah terqualifikasi, data lainya yang dapat dipakai kelmbali

12.2 Conduct Procurements : Tools & Techniques

1. Expert Judgment

• Legal Advisor • Supply chain expert • Procurement Professional • Corporate lawyer Tim dapat berasal dar internal maupun external yang ditunjuk (termasuk konsultan)

2. Advertisement

• Pemerintahan dan sebagian swasta • Untuk Mendapatkan lebih banyak calon bidder • Untuk Menjelaskan Qualifikasi Requirement

3. Bidder Conferences

“Aanwijzing” Pertemuan dengan semua bidder potensial untuk mengakomodir Q&A yang muncul agar semua memiliki perspektif yang sama tentang proyek tsb.

12.2 Conduct Procurements : Tools & Techniques

12.2 Conduct Procurements : Tools & Techniques 4. Data Analysis

• Technical - Comercial Methode • Weighted Methode • Negative Selection Methode/ScrubDown

12.2 Conduct Procurements : Tools & Techniques 5. Interpersonal & Team Skill

5 Steps in Negotiation; 1. Protocol 2. Probing 3. Scratch bargaining 4. Closure 5. Agreemtn

12.2 Conduct Procurements : Outputs

1. Selected Seller

Salah satu tujuan utama dari proses seleksi seller/bidder. Sehingga dapat berlanjut ke proses selanjutnya berupa kontrak.

2. Agreement • Dengan Syarat dan ketentuan yang telah dijelaskan dan dipahami bersama akan dimasukkan dalam Dokumen Kontrak. Dengan beberapa elemen yang perlu dimasukkan sebagai guideline project

3. Change Request

• Jika ada temuan/kondisi baru dapat disusulkan untuk dimasukkan dalam kontrak, dengan kesepakatan bersama.

12.2 Conduct Procurements : Outputs 2. Agreement

12.2 Conduct Procurements : Outputs

4. Project Management Plan Updates

Maybe Need Update; • Project Mang’t Plan • Scope Mang’t Plan • Required Mang’t Plan • Risk Mang’t Plan • Configuration Mang’t Plan • Cost Baseline

5. Project Document Updates

Maybe Need Update; • Leeson Learned Register • Project Schedule • Required Documentation • Risk Register • Stakeholder Register

6. Organizational Process Assets Updates

12.3 Control Procurements Control Procurements is the process of managing procurement relationships; monitoring contract performance, and making changes and corrections as appropriate; and closing out contracts The key benefit of this process is that it ensures that both the seller's and buyer's performance meet the project's requirements according to the terms of the legal agreement

12.3 Control Procurements

12.3 Control Procurements : Inputs Project Management Plan

Project Documents

02

01

05

Approved Change Request

06

Work Performance Data

Agreement

03

07

Procurement Documentation

04

08

Enterprise Environmental Factors

Organizational Process Assets

12.3 Control Procurements : Tools And Techniques Expert Judgement

Audits

Tools And Techniques

Inspection

Claims Administration

Data Analysis

12.3 Control Procurements : Outputs 01

Closed Procurements 02

Work Performance Information Procurement Documentation Updates

03

04

05

06

07

Change Requests

Project Management Plan Updates

Project Documents Updates

Organizational Process Assets Updates