V2 PLA-GDE-02 PLANEACIÒN DE COMUNICACIÒN INTERNA

PLANEACIÒN DE COMUNICACIÒN INTERNA Y EXTERNA

Fecha: Abril 2020

Versiòn: 4

Pàgina: 1 de 1

Còd: PLA-GDE-02

COMUNICACIÓN INTERNA

ACTIVIDAD

PROCESOS RESPONSABLES

FRECUENCIA

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

COMO SE COMUNICA

EVIDENCIA

PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES

CONSULTA

FUENTES DE INFORMACIÓN

Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo

Anual o cada vez que se Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia actualice Al ingresar personal Ocupacional nuevo

Correo electrónico, carteleras, inducción o reinducción, Boletines informativos

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Reporte de actos y Condiciones inseguras

Objetivos del SST

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Anual o cada vez que se Ocupacional actualice

Correo electrónico, carteleras, inducción o reinducción, Boletines informativos

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

ATS de las actividades de Análisis de Trabajo de alto riesgo Seguro ATS

Procedimientos de Trabajo Seguro

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Cada vez que se actualice Ocupacional

Inducción, Reinducción, charlas de seguridad

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Matriz de Identificación de peligros y valoración de Identificación de peligros, Capacitaciones- InduccionRiesgos valoración de riesgos, reinduccion y notificacion de Instrumento de determinación de controles riesgos indentificación de peligros en el area de trabajo

Peligros y Riesgos en SST aspectos e impactos ambientales

Informe de avances y desempeño del SST

Solicitudes, inquietudes, sugerencias o aportes de los colaboradores relacionados en temas de SST

Requisitos legales aplicables a la empresa, porcentaje de cumplimiento

Responsable SG-SST

Cuando ingrese personal nuevo o se presenten actualizaciones

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Mínimo anual Ocupacional

Todos los Trabajadores de la empresa

Accidentes de Trabajo y de transito

Recomendaciones de seguridad mínimas de permanencia en las instalaciones de la empresa (Bodega, areas de trabajo)

Responsable SG-SST

Responsable SG-SST y Vigia Ocupacional

Formato de Investigación Participación en Brindar información por medio de Accidentes e Incidentes investigación de accidentes de reunionesde Trabajo de trabajo COPASST/Vigia Oucpacional Acta de Reunión

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reuniónCorreo electrónico, Reunión avance Rendicion de cuentas F10plan de trabajo PROGAD-01 Evaluacion de desempeño

Ejercicios de simulacros

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión

Formato de Inspección de Equipos de Emergencias Comunicación por medio de Formato Libreto de correos informe del simulacro Simulacro

Test de auto reporte de Autoreporte condiciones de Condiciones de salud para Base de datos salud Covid-19

Inducción/reinducción para cargos específicos

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Inducción de seguridad y salud en el trabajo

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de Capacitación, Induccion, induccion F01-GADSST- charlas de seguridad 01 Evaluacion de Inducción

Carteleras, capacitacionesInudccion-reinducción, correo electrónico, folletos, cartillas

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Hojas de datos de seguridad de productos químicos

Inventario de Sustancias Divulgar en charlas y Químicas/hojas de capacitaciones segruidad

Cada dos años

Correo electrónico, carteleras; Inducción o reinducción SGSST

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Reinducción en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de Capacitaciones induccion F01-GADSST01 Evaluacion de Inducción

Cada vez que se presenten accidentes de trabajo

Reunión del COPASST y/o vigia ocupacional Correo electrónico

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión

Brigadas de emergencias

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de Divulgación programación induccion F01-GADSST- capacitaciones 01 Evaluacion de Inducción

Permanente

Folleto, cartillas

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión

Uso adecuado de EPP u verificar el estado de los mismo

Acta de Entrega de Elementos de Protección personal (EPP)

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Semestral o por actualización Ocupacional de la matriz

Responsable SG-SST/ Gerencia

Por medio de charlasde seguridad

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Correo electrónico, presentación Formato de induccion F01PowerPoint, inducción o reinducción. GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Cada vez que se requiera una Correo electrónico, Chat corporativo solicitud, inquietud o (Celular) o reuniones sugerencia

Plan de emergencia, Analisis de Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Cuando ingrese personal vulnerabilidad Ocupacional nuevo y visitantes

Convocatoria y conformación de los comités asociados al SGSST (COPASST- Vigia Ocupacional, Comité de Convivencia Laboral)

F02-PROGADSST-06 Solicitar al área Formato reporte de actos SST/Administrativo el formato y condiciones inseguras

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Al momento de ingreso del Ocupacional personal, Contratistas

Recomendaciones emitidas en el concepto médico de los exámenes de ingreso, periódicos y la inclusión a los SVE ( Sistema de vigilancia epidemiológica)

Correo electrónico, llamada Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Cada vez que la IPS emite una telefónica, remisión de examen Ocupacional recomendación cuando aplique

Información correspondiente a los perfiles y funciones del cargo de acuerdo con el Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Cada vez que se requiera profesiograma de cada cargo de Ocupacional la empresa

Correo electrónico, carteleras, Inducción- reinduccion

Drive de perfiles

Inspecciones, charlas

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión F10PROGAD-01 Evaluacion de desempeño

Mantenimiento básico, Se solicita por resultados de Mantenimientos preventivos Control de mantenimiento inspección y en el uso de áreas y equipos

Certifcado de examen medico ocupacional y recomendaciones medicas

Capacitaciones de SST, Ambientales y del PESV

Registro de entrega y socializacion de los perfiles del cargo en el proceso de inducción F01PLAGDE-002 Listado de asistencia

Acta de Convocatoria del COPASST- CCL Elección representantes de Acta de Conteo de votos comité de convivencia Carpetas del SG-SST Acta de Constitución laboral CCL Acta de Reunión de Comité de Convivencia

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de Según cornograma de induccion F01-GADSST- capacitaciones 01 Evaluacion de Inducción

Respuesta a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias

Manual de Plan estratégico de seguridad vial

Administrativa

Cada vez que se requiera contestar alguna solicitud

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Al ingresar personal nuevo Ocupacional

Mantenimiento y seguimiento de Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Hallazgos de visitas la señalización Ocupacional

Correo electrónico

Inducción, Correo electrónico

Correo electrónico

Registros de auditoria

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Después de auditoria Ocupacional

Correo / Intranet corporativa

Protocolos de Bioseguridad

Responsable SG-SST/ Gerencia y Vigia Ocupacional

Comunicados internos, Boletines, cartelera , Reuniones Informativas

ACTIVIDAD

PROCESOS RESPONSABLES

Periódica

COMUNICACIÓN EXTERNA FRECUENCIA

COMO SE COMUNICA

F02-PROGADSST-06 Formato reporte de actos y condiciones inseguras,

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción

Informe de inspecciones

Informe de auditoria

F01-PLAGDE-002 Listado de asistencia Actas de reunión Formato de induccion F01GADSST-01 Evaluacion de Inducción EVIDENCIA

Comunicaciones referentes a las entidades responsables de la seguridad social

Administrativo/Gerencia

Según necesidad

Carta o correo electrónico

Evidencias digitales y físicas

Comunicaciones referentes a las entidades responsables del pago de impuestos y organismos de control

Administrativo/Contador/Gerencia

Según necesidad

Carta o correo electrónico

Evidencias digitales y físicas

Comunicaciones referentes a los proveedores, Resultados de evaluación de proveedores y contratistas

Administrativo/Gerencia

Anual/ según necesidad

Administrativo/Contador/Gerencia

Según necesidad

Correo electrónico

Evidencias digitales y físicas

Administrativo/Contador/Gerencia

Mensual

Correo electrónico

Evidencias digitales y físicas

Gerencia /Responsable de SG-SST

Según necesidad

Correo electrónico

Evidencias digitales y físicas

Administrativo

Según necesidad

Correo electrónico/Reuniones

Evidencias digitales y físicas

Comunicaciones referentes a las entidades financieras Comunicaciones referentes a los accionistas Comunicaciones referentes a los Protocolos de Bioseguridad Solictudes emitidas por el cliente

Correo electrónico, Informes

Evidencias digitales y físicas Formato Evaluación de Proveedores y Contratistas

Acta de Convocatoria del Elección representantes de CCL comité de seguridad y salud Acta de Conteo de votos Carpetas del SG-SST en le trabajo Acta de Constitución COPASST/Vigia Acta de Reunión de Ocupacional COPASST/vigia

Perfil socio demográfico Variables- COVID 19 Test de auto reporte de Condiciones de saludCovid 19

Formulario drive y documentos en fisico

Sugerencias de mejora del Seguimiento planes de SIG acción

Carpetas del SG-SST

Identificación de las variables demográficas frente al COVID

Control de documentos

Version 4

Participación y consulta y se espicifica la ocmunicaicon interna y externa

Apr-21