Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

PROSEDUR AUDIT INTERNAL Nama Dokumen : XXX-023-2004 Nomor : OT0102/XXX00/006/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL XXXXXXXXXXXXXXXXX Kawasan Puspiptek Serpong 15314 Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx Fax. : (021)xxxxxxx

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

DAFTAR ISI 1 TUJUAN.............................................................................................................................2 2 LINGKUP...........................................................................................................................2 3 ACUAN..............................................................................................................................2 4 DEFINISI...........................................................................................................................2 4.1 Audit............................................................................................................................2 4.2 Audit internal...............................................................................................................2 4.3 Tindak lanjut................................................................................................................2 5 TANGGUNG JAWAB.......................................................................................................2 5.1 Kepala XXXXX..........................................................................................................2 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx ..............................................................................................3 5.3 Kepala Sub Bidang Audit............................................................................................3 5.4 Auditor Kepala............................................................................................................3 5.5 Tim Auditor.................................................................................................................3 6 URAIAN.............................................................................................................................3 6.1 PERSIAPAN...............................................................................................................3 6.2 PELAKSANAAN........................................................................................................4 7 LAMPIRAN.......................................................................................................................5 8 REKAMAN........................................................................................................................5

1 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

1 TUJUAN Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.

2 LINGKUP Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.

3 ACUAN Pedoman Mutu xxxxx

4 DEFINISI 4.1 Audit Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan

dan

hasil-hasilnya

sesuai

dengan

aturan-aturan

yang

telah

diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

4.2 Audit internal Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

4.3 Tindak lanjut Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

5 TANGGUNG JAWAB 5.1 Kepala XXXXX a. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja

2 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

5.2 Kepala Bidang Xxxxxx a. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian audit status log

5.3 Kepala Sub Bidang Audit a. Penyusunan draft program audit internal b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan “audit status log”

5.4 Auditor Kepala a. Penyusun jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit

5.5 Tim Auditor a. Membuat Daftar periksa audit (Check list) b. Melaksanakan audit internal c. Membuat laporan audit internal

6 URAIAN 6.1 PERSIAPAN 6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut. 6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor. 6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx. 6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

3 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

6.2 PELAKSANAAN 6.2.1

Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.

6.2.2

Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani.

6.2.3

Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.

6.2.4

Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit.

6.2.5

Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.

6.2.6

Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan.

6.2.7

Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.

6.2.8

Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.

6.2.9

Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati. 6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. 6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”. 6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

4 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

7 LAMPIRAN Lampiran 1

: Program Audit Internal XXXXX

Lampiran 2

: Daftar Pertanyaan Audit Internal

Lampiran 3

: Laporan Temuan Audit Internal

Lampiran 4

: Program Tindak Lanjut Audit Intenal

Lampiran 5

: Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal

Lampiran 6

: Surat Perintah Kerja

8 REKAMAN No. 1.

2. 3. 4.

5.

6.

7.

Nama Uraian rekaman Program audit Jadwal, ruang lingkup internal Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor Daftar periksa Rencana daftar (Check List pertanyaan Auditor Audit) kepada Auditee Laporan Laporan hasil temuan Temuan Audit Tim Auditor internal Laporan Rencana program tindak tindakan/kegiatan dalam lanjut Audit rangka tindakan Internal perbaikan Laporan Pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tindakan perbaikan tindak lanjut audit internal Audit status Rekaman menyeluruh log. kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX Surat Perintah Rekaman penunjukan Kerja Tim auditor dan lingkup audit

Lokasi penyimpanan Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan Sub bidang Audit dan para Auditor

Masa penyimpanan 5 tahun

Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor

5 tahun

Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor

5 tahun

Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU Sub bidang Audit dan Tim auditor

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX

PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN …. No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL

AUDITOR

KETERANGAN

Serpong, Kepala XXXXX

( …………………………)

6 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL BAGIAN/KEGIATAN TGL. PELAKSANAAN AUDITOR No.

PERTANYAAN

: : : ADA/TIDAK

KETERANGAN

Serpong, AUDITOR

( ………………………)

7 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. : TANGGAL : AUDITOR :

BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT

TEMUAN :

KLASIFIKASI MINOR : % MAYOR : %

USULAN TINDAK LANJUT :

PENGESAHAN : AUDITEE

AUDITOR KEPALA

KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.

( …………)

( ………………….. )

( ………………….)

8 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : TINDAK LANJUT :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL : AUDITEE

( …………………………)

AUDITOR KEPALA

( ……………………… )

9 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL AUDITOR

: :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :

SELESAI TANGGAL : AUDITEE

( …………………………)

Kepala Bidang Xxxxxx

( ……………………… )

10 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA

SURAT PERINTAH KERJA No. : ……….

Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada : 1.

………………..

Sebagai Auditor Kepala

2.

………………..

Sebagai Auditor

3.

………………..

Sebagai Auditor

untuk melakukan audit mutu internal Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.

Serpong, …………………… Kepala XXXXX,

( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )

11 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

BUKTI PENGESAHAN Status : Revisi 0 Tanda Tangan : Tanggal : Nama : URAIAN

DISIAPKAN

DIPERIKSA

DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari : 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12.

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

12 dari 13

xxx-023-2004 Pusat xxxxxxxxxxx

DAFTAR DISTRIBUSI No. Salinan Dokumen 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

Distribusi Nama

Jabatan Kepala XXXXX Wakil Manajemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Bidang xxxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Kepala Bidang xxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx

13 dari 13