Curs 11-Managementul proiectelor

MODUL 11. MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT (I)

Timpul mediu necesar pentru studiu: 522 minute

Obiective educaţionale În urma parcurgerii acestui modul veţi şti: -

să înţelegeţi importanța echipei în managementul de proiect să înţelegeţi care sunt principalele cerințe în formarea unei echipe de succes

Cuvinte cheie: echipă, team-building, training, stadii în dezvoltarea echipei

Cuprinsul Modului: 11. Managementul echipei de proiect (I) Întrebări de autoevaluare Referate Rezumat Bibliografie

EXPUNEREA DETALI ATĂ A TEMEI Instrumentele şi tehnicile managementului proiectelor sunt necesare, dar nu suficiente pentru a realiza un management de succes. Dacă nu știm să lucrăm cu oamenii, ne va fi greu să facem managementul proiectelor, mai ales dacă oamenii implicaţi nu sunt subalternii noştri direcţi. Aici apare nevoia de a transforma grupul care se ocupă de proiect într-o echipă. Din păcate managementul proiectelor acordă prea puţină importanţă team buildingului.

Team building Construirea unei echipe eficiente începe din prima zi a existenţei acesteia. Dacă nu începem procesul de sudare a echipei, vom avea de-a face cu un grup, dar nicidecum cu o echipă. Într-un grup, membrii pot să fie implicaţi dar nu dedicaţi activităţilor desfăşurate de marea majoritate. Echipele nu se întâmplă – ele trebuie construite! Problema dedicării şi a angajamentului este una importantă atât pentru organizaţii cât şi pentru echipele de proiect. Este cu atât mai importantă în organizaţiile de tip matrice, unde membrii echipelor fac parte din alte grupuri funcţionale şi au şefii proprii, dar pe durata proiectului trebuie să fie conduşi și de managerul de proiect. Promovarea muncii în echipă prin planificare Prima regulă a planificării este că cei care o implementează trebuie să ia parte la realizarea acesteia. Cu toate acestea, liderii realizează planificările de unii singuri, iar apoi se întreabă de ce membrii echipelor pe care le conduc nu sunt dedicaţi planului. Toate planificările implică estimări – cât va dura o sarcină având în vedere disponibilitatea anumitor resurse, şi aşa mai departe. Atunci când un manager cere cuiva să facă ceva într-un timp mult prea scurt, respectiva persoană se va simţi în mod evident descurajată, iar angajamentul faţă de proiect va fi foarte mic sau zero. S-ar putea să spună „Voi face tot ce pot”, dar nu cu tragere de inimă.

Organizarea Există patru paşi importanţi în organizarea echipei de proiect:

1. Decideţi ce trebuie făcut folosind delegarea competenţelor, definirea problemelor şi alte instrumente ale planificării. 2. Determinaţi necesarul de resurse umane pentru a duce la îndeplinire sarcinile propuse. 3. Recrutaţi membrii echipei de proiect. 4. Completaţi planul de proiect cu participarea membrilor echipei.

Recrutarea Iată câteva criterii de selectare a membrilor echipei: 

Candidatul are abilităţile necesare pentru a efectua munca cerută, la viteza cerută de termenul de execuţie.



Candidatul îşi va îndeplini nevoi personale prin participarea la acest proiect



Candidatul are temperamentul potrivit pentru a se integra în echipă, pentru a putea lucra cu cei care au fost selectaţi, cu managerul de proiect şi cu alte persoane cheie.



Candidatul nu va obiecta la cerinţa de a lucra peste program, la termenele de execuţie nu foarte permisive, sau la alte cerinţe ale proiectului.

Clarificarea misiunii, a scopului şi a obiectivelor echipei Peters şi Waterman au spus că organizaţiile excelente păstrează ce au mai bun. Fac doar ceea ce ştiu foarte bine să facă, fără a încerca să facă lucruri despre care nu ştiu nimic. (Să ne imaginăm de exemplu o echipă de hochei care decide să joace baschet.) Dacă este posibil, întreaga echipă trebuie să participe la elaborarea misiunii proiectului. Această activitate are un impact în team building. S-au făcut multe studii de caz şi s-au scris multe articole despre organizaţii care au deviat de la planul iniţial şi au depăşit bugetul, fiindcă au uitat care era misiunea iniţială. Acelaşi lucru se poate întâmpla şi în cazul echipelor de proiect. Dacă membrilor nu le este foarte clară misiunea echipei, vor proceda aşa cum consideră că ar fi cazul, dar se poate ca aceasta să nu fie şi direcţia către care doreşte organizaţia să se îndrepte. Procedura de elaborare a unei misiuni este descrisă în capitolul 3, aşa că nu vom mai insista aici asupra acestui aspect. Dar realizarea misiunii în sine este o activitate extraordinară de team building. Conflictul dintre scopurile individuale şi misiunea echipei

Un manager trebuie să satisfacă nevoile organizaţiei încercând în acelaşi timp să-i ajute pe indivizi să-şi satisfacă propriile nevoi prin participarea la proiect. Experienţa a demonstrat membrii unei echipe sunt mult mai dedicaţi proiectului la care lucrează dacă acesta vine în întâmpinarea nevoilor lor personale. Uneori, oamenii au planuri ascunse, obiective personale pe care doresc să le ţină ascunse, pentru a nu fi împiedecaţi în realizarea lor. Din moment ce sarcina managerului este să-i ajute pe membrii echipei să-şi îndeplinească propriile scopuri împreună cu cele ale echipei, chiar şi aceste obiective ascunse ar trebui scoase la iveală şi direcţionate corect. Evident, uneori obiectivele individuale sunt total opuse celor organizaţionale, iar în acest caz nu este posibilă nici un fel de reconciliere. În acest caz, dacă liderul echipei descoperă obiectivul individual, persoana respectivă poate fi mutată în altă echipă unde să-şi poată îndeplini obiectivul.

Probleme ale echipei Există patru aspecte generale cu care se confruntă o echipă. Acestea sunt scopurile, rolurile şi responsabilităţile, procedurile şi relaţiile. În toate echipele trebuie să apară: scopuri, roluri şi responsabilităţi, proceduri şi relaţii. Este foarte important ca indivizii să înţeleagă care le sunt rolurile, odată ce misiunea echipei a fost stabilită. Ce se aşteaptă de la fiecare, şi până când? Una dintre problemele care apar frecvent este faptul că managerii cred că le-au comunicat foarte clar membrilor echipei ce şi până când se aşteaptă de la ei. Cu toate astea, oamenii de multe ori nu ştiu cu exactitate ce au de făcut. Problema este de fapt că nu se solicită feedback din partea echipei, pentru a vedea exact ce au înţeles; mai mult, membrii echipei sunt de multe ori reticenţi în a recunoaşte dacă nu au înţeles ceva. Astfel, decât să recunoască că nu au înţeles, preferă să interpreteze ce li s-a spus şi îşi dau toată silinţa să facă lucrurile cât mai bine. Oamenii sunt mai deschişi în a admite că nu au înţeles exact dacă managerul le dă şi el un exemplu în acest sens, sau dacă spune că şi lui multe lucruri i se par dificile. Dacă managerii au un aer de infailibilitate, nimeni nu va dori să-şi admită slăbiciunile. Dar pe de altă parte, cine vrea să aibă de-a face cu un semizeu? O atitudine umană este mult mai potrivită pentru a îndepărta barierele. Ştiu că acest lucru contrazice oarecum ceea ce mulţi manageri au învăţat. Noţiunea

infailibilităţii este de foarte mult timp în vogă, şi personal cred că îi datorăm multe din problemele organizaţionale cu care ne confruntăm. Ar fi timpul să revenim cu picioarele pe pământ şi să abandonăm această idee. Dificultatea cu care majoritatea echipelor se confruntă este că se concentrează atât de mult asupra muncii încât uită să examineze modul în care aceasta se realizează. Din când în când, toate echipele trebuie să-şi acorde suficient timp pentru a examina procesul (felul în care munca este realizată) şi pentru a vedea dacă ar fi putut folosi abordări mai bune. Altfel, cum am mai spus, echipa poate deveni foarte bună în a face munca incorect.

Întrebări de autoevaluare 1. Descrieţi importanța team buiding-ului în funcționarea eficientă a echipei de proiect 2. Prezentați cei patru paşi importanţi în organizarea echipei de proiect 3. Prezentați căteva dintre criteriile de selecție ale membrilor echipei de proiect.

Referate 1. Sarcini de conducere în derularea proiectelor Timp alocat: 5 ore. Norme de redactare: 4 - 6 pagini, caractere TNR, 12 pct., spațiere la 1,5 rânduri.

Rezumat Instrumentele şi tehnicile managementului proiectelor sunt necesare, dar nu suficiente pentru a realiza un management de succes. Dacă este posibil, întreaga echipă trebuie să participe la elaborarea misiunii proiectului.

Un manager trebuie să satisfacă nevoile organizaţiei încercând în acelaşi timp să-i ajute pe indivizi să-şi satisfacă propriile nevoi prin participarea la proiect. În toate echipele trebuie să apară: scopuri, roluri şi responsabilităţi, proceduri şi relaţii

Bibliografie 1. Madela Abrudan – Managementul proiectelor, Note de curs, Oradea, 2001. 2. Mariana Mocanu, Carmen Schuster – Managementul proiectelor, Ed. CH Beck, 2005.