Curs 8 - Managementul proiectelor

MODUL 8.

ORGANIZAREA ÎN

PROIECTELOR

-

PĂRŢILE

MANAGEMENTUL IMPLICATE

ÎN

ELABORAREA ŞI DERULAREA PROIECTELOR Timpul mediu necesar pentru studiu: 522 minute

Obiective educaţionale În urma parcurgerii acestui modul veţi şti: -

să înţelegeţi principalele părţi implicate în elaborarea şi derularea proiectelor

- să constituiţi echipe de lucru eficiente

Cuvinte cheie: manager de proiect, echipa de proiect, promotor, beneficiar, client/grup ţintă, executant.

Cuprinsul Modului: 4. Părțile implicate în elaborarea și derularea proiectelor Întrebări de autoevaluare Referate Rezumat Bibliografie

EXPUNEREA DETALI ATĂ A TEMEI Un proiect implică atât participarea unor persoane individuale cât şi a unor organizaţii (firme, instituţii etc.). Părţile implicate, în funcţie de poziţia acestora relativ la proiect au o importanţă deosebită, ele putând influenţa pozitiv sau negativ întregul proces1. Cea mai importantă categorie este formată din acele părţi care sunt implicate direct, dintre acestea făcând parte în principal cei care comandă proiectul, beneficiarii proiectului precum şi cei care derulează proiectul. Cele mai importante categorii de persoane care sunt implicate direct în proiect sunt: 

Managerul de proiect – persoana care răspunde de derularea proiectului;



Clientul – individul/organizaţia care va folosi produsul proiectului;



Executantul proiectului – firma ai cărei angajaţi sunt implicaţi direct în munca la proiect;



Sponsorul – individul sau grupul care asigură resursele financiare necesare proiectului;



Promotorul – cel care susţine proiectul;



Cei afectaţi pozitiv/negativ de rezultatele proiectului, din această categorie făcând parte şi cei implicaţi direct în proiect.

De exemplu, în cazul proiectelor de finanţare destinate promovării includerii sociale a persoanelor cu handicap: Sponsorul este

Uniunea Europeană

care asigură finanţarea prin Programul Phare,

componenta: Dezvoltarea resurselor umane în contextul restructurării industriale Promotorul – persoanele si organizaţiile care susţin în public proiectul şi fac lobby intens pentru el (persoane din cadrul Agenţiilor Naţionale de Dezvoltare din cele cinci regiuni ale ţării) Executantul – firmele care solicită aceste fonduri pentru promovarea includerii sociale a persoanelor cu handicap prin sprijinirea iniţiativelor angajatorilor care angajează persoane cu handicap şi prin realizarea unor studii diagnostic, sondaje etc. pentru identificarea nevoilor persoanelor cu handicap fizic, în special referitor la accesul pe piaţa muncii.

1

Mariana Mocanu, Carmen Schuster - Managementul proiectelor, Ed. All Beck, Bucureşti, 2001.

Clienţii – cei care beneficiază în final de rezultatele proiectului sunt persoanele cu handicap. Cei afectaţi pozitiv – viitorii clienţi din aria de acţiune a proiectului (judeţul Bihor şi judeţele limitrofe). Există foarte multe situaţii în care părţile implicate în proiect au interese contradictorii. De exemplu, derularea unui proiect de informatizare a unei instituţii sau firme necesită implicarea viitorilor beneficiari în derularea proiectului. Prin introducerea noului sistem, unii dintre aceştia vor fi avantajaţi datorită reducerii timpului de lucru şi creşterii eficienţei activităţii iar alţii vor fi afectaţi negativ, ajungându-se chiar la pierderea locului de muncă datorită restrucurărilor efectuate prin intorducerea noului sistem. Structura organizatorică internă de proiect cuprinde toate părţile implicate direct – decizional, operaţional sau consultativ – în proiect. Ea este stabilită pentru fiecare proiect individual în parte. În funcţie de complexitatea proiectelor, structura organizatorică internă în proiect se stabileşte în funcţie de următorii factori2: 

Tipul proiectului



Mărimea proiectului (timp şi resurse alocate)



Termenele de proiect (cu cât termenele sunt mai restrânse cu atât este nevoie de mai mult personal)



Importanţa proiectului (cu cât proiectul este considerat ca fiind mai important, cu atât membrii echipei de proiect vor trebui să fie recrutaţi de la nivele ierarhice mai înalte)



Domeniile de specialitate abordate, numărul lor



Necesităţi ale proiectului care impun apartenenţa membrilor echipei de proiect la un anumit domeniu (de ex. Informatică, personal, etc.)



Legislaţia internă în vigoare.

Sponsorul: este instituţia, firma sau persoana care finanţează proiectul.

2

Mariana Mocanu, Carmen Schuster - Managementul proiectelor, Ed. All Beck, Bucureşti, 2001.

Promotorul: este o persoană care aparţine unui nivel ierarhic superior, o persoană externă sau cu renume sau o instituţie care asigură proiectului o imagine pozitivă şi îl susţine în situaţii de criză. Comitetul de coordonare al proiectului: este un for de decizie. El decide asupra etapelor de proiect, subproiectelor, structurii organizatorice şi de personal, asupra necesităţii consilierii echipei de proiect de către comisia de consultanţă. Comitetul de coordonare supervizează îndeplinirea obiectivelor şi planul propus. El decide asupra alocării bugetelor planificate şi asupra mijloacelor financiare suplimentare. Membrii comitetului de coordonare reprezintă conducerea instituţiei, beneficiarii, utilizatorii şi toţi factorii relevanţi, fiind persoane cu putere de decizie. Comisia de consultanţă: este formată din specialişti. Ea acordă spijin conducătorului de proiect pe probleme de strictă specialitate şi intervine ori de câte ori este necesară o decizie de specialitate respectiv ori de câte ori i se cere sprijinul de către conducătorul de proiect. Ea are rol consultativ. Comitetul de coordonare poate cere acestei comisii

să ia decizii de strictă

specialitate. Conducerea direcţiei de specialitate: nu este direct implicată în proiect. Direcţia de specialitate este reprezentată direct de angajaţii acesteia, angajaţi delegaţi în echipa de proiect. Cu toate acestea, pentru implementarea cu succes a rezultatelor proiectului, informarea din timp a conducerii direcţiei de specialitate este utilă. Aceasta trebuie să susţină atât proiectul cât şi pe membrii delegaţi în echipa de proiect, asigurându-se astfel o derulare a proiectului cât mai eficientă şi lipsită de conflicte. Membrii funcţionali din proiect: membrii din domeniul personal, reprezentanţi ai sindicatelor, reprezentanţi ai domeniului juridic. Aceştia au de obicei următoarele funcţii: funcţie consultativă, de decizie în domeniul de specialitate, de reprezentare a intereselor anumitor grupuri, de consultanţă legislativă etc. Reprezentanţi ai beneficiarului/utilizatorului: aceştia sunt deosebiţi de importanţi deoarece succesul proiectului este direct proporţional cu gradul de acceptanţă la beneficiar şi utilizator. Implicarea acestora din timp în proiect şi asumarea unei responsabilităţi distincte de către aceştia conduce la ridicarea gradului de acceptanţă. De asemenea, satisface necesitatea unei orientări către piaţă şi către client. Pentru succesul proiectului este foarte important ca sarcinile şi atribuţiile fiecărui element structural în parte să fie delimitate. Conducătorului de proiect îi revine sarcina ca împreună cu

membrii echipei de proiect să stabilească regulile de conlucrare (se va ţine cont de mediul social şi de caracteristicile personalităţilor implicate).

Managerul de proiect Elementul esenţial în ceea ce-l priveşte pe managerul de proiect este capacitatea sa de a motiva oamenii, indiferent care ar fi mijloacele: un specialist cu experienţă este în stare să-şi schimbe stilul de management în funcţie de reacţia persoanelor pe care le conduce. Cei mai mulţi participanţi la un proiect sunt mulţumiţi dacă sunt conduşi de un manager care manifestă competenţă, ia decizii clare, dă instrucţiuni precise şi realizabile, deleagă bine sarcinile, ascultă şi dă sfaturi bune, manifestă entuziasm şi încredere, câştigându-şi respectul subalternilor prin forţa exemplului, prin etalarea unor calităţi de conducător. Alte caracteristici ale managerului de proiect ar putea fi grupate sub numele de receptivitate: managerul de proiect trebuie să fie în stare să discearnă ce este esenţial într-un set de date sau într-o anumită conjunctură de evenimente. Capacitatea de a aduna şi evalua date relevante este, de aceea, o altă caracteristică esenţială a managementului de proiect. Managerul de proiect trebuie să manifeste un interes activ. Oricât de experimentată, competentă, entuziastă şi inteligentă ar fi persoana alesă să fie manager de proiect, nu ne putem aştepta să lucreze eficient fără un sprijin şi o cooperare adecvate. Aici se include atât cooperarea promptă a întregului personal angajat în proiect cât şi spijinul din partea managerilor superiori ai organizaţiei. Managerul de proiect răspunde de: 

îndeplinirea obiectivelor, de respectarea termenului de proiect, inclusiv de persoanele implicate şi de resursele alocate în asa fel incat rezultatele muncii de proiect

sa fie

optime. 

planificarea, evaluarea sau diagnoza, de informare şi documentare, de supravegherea şi realizarea proiectului, el are functie de coordonare şi de conducere a membrilor echipei de proiect, răspunde de masurile de asigurare a calităţii proiectului şi de informare şi pregătirea deciziilor comisiei de proiect. Pentru obţinerea unor rezultate cat mai performante managerul de proiect trebuie să

îmbine următoarele competenţe3: 1. metodice: gândire strategică, cunoştinte şi experienţă în domeniul managementul proiectului, aptitudini organizatorice, cunoaşterea instrumentelor folosite managementul proiectului. 2. de specialitate: (experienţă în activitatea de bază, cunoştinţe generale despre conţinutul proiectului). 3. sociale: experienţă în conducere, aptitudini pentru munca în echipa, capacitatea de motivare a personalului, de soluţionare a conflictelor. 4. comunicaţional şi de personalitate: abilitate în comunicare, de moderare, creativitate.

Echipa de proiect Membrii acestuia sunt selectionaţi în funcţie de sarcina de proiect. Ei provin din diferite domenii de specialitate. Ei sunt direct subordonati fie managerului de proiect, fie cadrelor de conducere din direcţia de unde provin. Membrii echipei de proiect trebuie să fie motivati şi implicati în proiect pentru a obtine rezultate performante. Pe lângă competenţele de specialitate din domeniu trebuie să aibă aptitudini pentru munca în echipă, competenţe comunicaţionale deosebite şi să fie creativi datorită caracterului de noutate al sarcinilor de proiect. Fiecare membru al echipei trebuie să contribuie la reuşita acestuia şi trebuie să-şi asume responsabilitatea pentru aceasta. Secretariatul proiectului Reprezintă de fapt centrul de comunicaţii al proiectului şi este subordonat direct managerului de proiect sau compartimentului de urmărire a derulării proiectului. Prin secretariatul proiectului se înţelege atât spaţiul fizic ocupat, dotarea tehnică, cât şi personalul de secretariat. Existenţa unui secretariat eficient degrevează membrii echipei de proiect de acesta activitate permiţându-le să se concentreze asupra activităţii de specialitate. Sarcinile

generale

ale

secretariatului

proiectului:

administrarea

centralizată

a

documentului; urmărirea centralizată a costurilor, elaborarea raporturilor. Sarcinile specifice sunt: managementul comunicaţiei şi al documentelor de proiect (stabilirea şi organizarea întâlnirilor, păstrarea şi arhivarea documentelor, organizarea de întâlniri

3

Mariana Mocanu, Carmen Schuster - Managementul proiectelor, Ed. All Beck, Bucureşti, 2001.

şi prezentări); managementul bugetelor (urmărirea şi evidenţa cheltuielilor); activitate de birotică; asigurarea asistenţei tehnice pentru conducătorul şi echipa de proiect (asistenţă la elaborarea şi pregătirea materialului pentru şedinte, pregătirea de raport ); alte activităţi de secretariat curente. În funcţie de mărimea proiectului şi de numărul proiectelor aflate în derulare într-o organizaţie, secretariatul poate fi organizat în mod diferit. Astfel, pentru proiecte mici, activitatea poate fi desfăşurată în cadrul unui secretariat deja existent. În cazul în care se desfăşoara mai multe proiecte într-o organizaţie este recomandată organizarea unui secretariat comun care să asigure asistenţa pentru toate aceste proiecte. În cazul proiectelor mari se impune organizarea unui secretariat propriu pentru fiecare proiect.

Întrebări de autoevaluare 1. Enumeraţi categoriile de persoane care sunt implicate direct în proiect. 2. Ce este Structura organizatorică internă de proiect? 3. Descrieţi sarcinile generale şi sarcinile specifice ale secretariatului proiectului. 4. Care sunt atribuţiile Comitetului de coordonare al proiectului?

Referate 1. Structura organizatorică internă de proiect Timp alocat: 5 ore. Norme de redactare: 4 - 6 pagini, caractere TNR, 12 pct., spațiere la 1,5 rânduri.

Rezumat Cele mai importante categorii de persoane care sunt implicate direct în proiect sunt: 

Managerul de proiect – persoana care răspunde de derularea proiectului;



Clientul – individul/organizaţia care va folosi produsul proiectului;



Executantul proiectului – firma ai cărei angajaţi sunt implicaţi direct în munca la proiect;



Sponsorul – individul sau grupul care asigură resursele financiare necesare proiectului;



Promotorul – cel care susţine proiectul;



Cei afectaţi pozitiv/negativ de rezultatele proiectului, din această categorie făcând parte şi cei implicaţi direct în proiect.

Structura organizatorică internă de proiect cuprinde toate părţile implicate direct – decizional, operaţional sau consultativ – în proiect. Ea este stabilită pentru fiecare proiect individual în parte. Echipa de proiect - membrii acestuia sunt selecţionaţi în funcţie de sarcina de proiect şi provin din diferite domenii de specialitate Secretariatul proiectului - reprezintă centrul de comunicaţii al proiectului şi este subordonat direct managerului de proiect sau compartimentului de urmărire a derulării proiectului.

Bibliografie 1. Madela Abrudan – Managementul proiectelor, Note de curs, Oradea, 2001. 2. Mariana Mocanu, Carmen Schuster – Managementul proiectelor, Ed. CH Beck, 2005.