Managementul echipei

Sesiunea 3. Managementul echipei 1. Ce se înţelege prin echipă? Un grup de persoane care urmăresc un scop, obiective de realizat, pentru care se consideră reciproc responsabili și au o modalitate comună de lucru se consideră o echipă. Trăsături importante ale echipelor care reies din definiție: → urmăresc un scop comun – motivul pentru care aceste persoane lucrează împreună; → urmăresc obiective comune de realizat – se așteaptă o serie de rezultate specifice în urma activităților lor; → se consideră reciproc responsabili – au o responsabilitate comună. În concluzie, dacă un grup de oameni lucrează împreună pentru un obiectiv comun, atunci aceștia sunt o echipă, indiferent de locația sau poziția lor geografică. 2. Diferențe grup/echipă Există doi factori specifici prin intermediul cărora poate fi deosebită o echipă de un grup: 1. Nivelul de dependență 2. Gradul de suprapunere a scopurilor echipei cu scopurile individuale 1. Nivelul de dependență În cadrul unui grup, munca unui individ poate să nu depindă de modul în care ceilalți își realizează sarcinile. Un grup poate lucra în același birou dar prin natura activității pe care o desfășoară nivelul de dependență să fie foarte scăzut. Astfel, produsul unui grup nu depinde de eficiența cu care membrii acestuia lucrează ca o echipă. Există grupuri în care nivelul de dependență este mare – unde munca fiecărei persoane este legată cu munca celorlalte persoane din grup, astfel încât o persoană nu-și poate realiza activitatea dacă celelalte persoane nu-și îndeplinesc sarcinile. De obicei în această categorie se încadrează echipele care lucrează la un proiect. Nivelul înalt de dependență presupune o colaborare strânsă a membrilor grupului, aceștia trebuie să-și adapteze activitatea și comportamentul astfel încât să se armonizeze cu activitatea celorlalți și să se subordoneze necesităților grupului. Grupul trebuie să muncească împreună ca o echipă pentru a avea succes. Cele mai multe grupuri se află între cele două extreme. Există un anumit nivel de dependență care poate fi mai mare sau mai mic. Unele activități pot fi realizate individual dar altele necesită cooperare, susținere din partea celorlalți și coordonare a activității. Astfel de grupuri se situează, pe un continuum, între o simplă “colecție” de indivizi și o echipă unită. 2. Gradul de suprapunere a scopurilor echipei cu scopurile individuale Celălalt factor care diferențiază o echipă de un grup este gradul în care obiectivul general al echipei se suprapune cu obiectivele individuale ale membrilor echipei. Suprapunerea între scopurile individuale și cele ale echipei este posibilă și adecvată în anumite situații. În unele cazuri poate fi mai eficient să existe doar scopuri individuale iar grupul de indivizi să fie foarte motivat în atingerea acestor scopuri, decât să se încerce impunerea unui scop comun de care nimeni nu va fi motivat. 1

Continuum-ul grup-echipă

Simplă adunare de persoane

Grupul de muncă colaborativ

Echipă unită

În funcție de gradul de dependență și suprapunere a scopurilor un grup de muncă se poate localiza pe un continuum unde la o extremă grupul de muncă este o “simplă adunare de persoane” iar la cealaltă extremă este o “echipă unită”. Pentru grupul de muncă aflat la extrema stângă (simplă adunare de persoane) nu există cerința de a lucra împreună. Persoanele sunt grupate împreună doar din rațiuni organizaționale de exemplu: pentru o identificare rapidă sau spațiu alocat. Membrii unui astfel de grup nu trebuie să comunice între ei sau să ia decizii împreună. La cealaltă extremă, succesul unei echipe unite depinde de abilitatea membrilor de a munci eficient împreună. Contribuția fiecărui individ este fără valoare privită în afara cadrului echipei. Cei care fac parte dintr-un astfel de grup nu este necesar să petreacă mult timp împreună sau să împartă același spațiu de muncă dar trebuie să se asigure că activitatea lor este coordonată, că există o comunicare eficientă și că pot rezolva tensiunile din cadrul grupului care pot avea un impact negativ asupra performanței echipei. La mijlocul acestor extreme se află grupul de muncă în care există colaborare. Gradul de colaborare din cadrul grupului îl apropie mai mult de o extremă sau alta. Colaborarea este necesară dacă există un anumit nivel de dependență. Multe dintre grupuri se situează între cele două extreme. 3. Ce anume face eficientă o echipă? → A fi eficient într-o echipă înseamnă a fi capabil de a … → Lucra și contribui la atingerea unui set de scopuri și obiective ale echipei. → Recunoaște modalitatea în care competențele și punctele forte ale celorlalți contribuie la formarea unei echipe eficiente. Echipa poate lucra eficient numai dacă toți membri recunosc punctele forte și competențele celorlalți pentru a maximiza potențialul echipei. → Demonstra inițiativă și a contribui la obținerea rezultatelor. → Manifesta promptitudine în ajutarea celorlalți membri ai echipei pentru a rezolva problemele cu care se confruntă/de a găsi soluții și a obține rezultatele dorite. → Accepta și oferi feedback într-un mod constructiv → Înțelege rolul conflictelor în dezvoltarea echipei. O echipă eficace acceptă și recunoaște punctele tari și slabe ale membrilor săi și valorifică punctele tari ale fiecărui membru. Membrii recunosc că este importantă contribuția fiecărei persoane. Deși este posibil să nu fie de acord cu tot ceea ce spun sau fac ceilalți, ei se 2

respectă reciproc, recunosc drepturile celorlalți de a avea și exprima opinii individuale. Apoi cad de acord cum să avanseze pe baza unui consens. De asemenea ei recunosc și apreciază faptul că performanța combinată a unei echipe este mai semnificativă decât suma contribuțiilor individuale. Este dificil să îmbunătățești eficiența unei echipe dacă nu este toată lumea implicată în trecerea în revistă periodică a progresului lor, identificarea aspectelor pozitive și a celor care ar putea fi realizate diferit sau mai bine. Atât procesele, cât și relațiile dintr-o echipă pot avea un impact semnificativ asupra succesului acesteia. Tratarea relațiilor în special poate fi o problema delicată și trebuie efectuată într-un mod corespunzător, astfel încât feedbackul să fie obiectiv, constructiv și să se adreseze comportamentului fiecărui individ, care de fapt este schimbător. In concluzie, lucrul într-o echipă nu înseamnă că relațiile vor fi întotdeauna armonioase. Conflictul în cadrul unei echipe este privit de experți ca o etapă naturală în progresul către construirea unei echipe cu adevărat performante. Conflictele apar atunci când indivizii dintr-o echipă se simt în stare să își exprime adevăratele gânduri și prin urmare sunt scoase la iveala diferențe de opinie si principii. Recunoașterea și tratarea acestei situații este esențială pentru progresul echipei și de multe ori în această etapă se manifestă adevăratele zone de dezvoltare a indivizilor, iar membri echipei pot vorbi deschis și liber între ei. Alți factori importanți pentru succesul unei echipe: A fi eficient într-o echipă înseamnă a fi capabil de a … → Lucra și contribui la atingerea unui set de scopuri și obiective ale echipei. → Recunoaște modalitatea în care competențele și punctele forte ale celorlalți contribuie la formarea unei echi-pe eficiente. Echipa poate lucra eficient numai dacă toți membri recunosc punctele forte și competențele celorlalți pentru a maximiza potențialul echipei. → Demonstra inițiativă și a contribui la obținerea rezultatelor. → Manifestă promptitudine în ajutarea celorlalți membri ai echipei pentru a rezolva problemele cu care se confruntă/de a găsi soluții și a obține rezultatele dorite. → Acceptă și oferă feedback într-un mod constructiv → Înțelege rolul conflictelor în dezvoltarea echipei. O echipă eficace acceptă și recunoaște punctele tari și slabe ale membrilor săi și valorifică punctele tari ale fiecărui membru. Membrii recunosc că este importantă contribuția fiecărei persoane. Deși este posibil să nu fie de acord cu tot ceea ce spun sau fac ceilalți, ei se respectă reciproc, recunosc drepturile celorlalți de a avea și exprima opinii individuale. Apoi cad de acord cum să avanseze pe baza unui consens. De asemenea ei recunosc și apreciază faptul că performanța combinată a unei echipe este mai semnificativă decât suma contribuțiilor individuale. Un element critic în funcționarea eficace a unei echipe este siguranța membrilor echipei de a-și asuma riscuri în relațiile cu ceilalți membrii ai echipei. Ei au încredere că nimeni din 3

echipă, inclusiv el însuși, nu va fi blamat, acuzat, sau va suporta consecințele dacă spune anumite lucruri, își recunoaște greșelile, pune întrebări ”prostești sau sugerează o idee nouă. În echipele de succes membrii acesteia au încredere unii în alții referitor la munca pe care o realizează, adică sunt respectate angajamentele de calitate și timp agreate și există claritate cu privire la rezultatele așteptate, a metodelor de atingere a acestor rezultate și a consecințelor ne-atingerii acestor așteptări. Este dificil să îmbunătățești eficiența unei echipe dacă nu este toată lumea implicată în trecerea în revista periodică a progresului lor, identificarea aspectelor pozitive și a celor care ar putea fi realizate diferit sau mai bine. Atât procesele de lucru, cât și relațiile dintr-o echipă pot avea un impact semnificativ asupra succesului acesteia. Tratarea relațiilor în special poate fi o problemă delicată și trebuie efectuată într-un mod corespunzător, astfel încât feedbackul să fie obiectiv, constructiv și să se adreseze comportamentului fiecărui individ, care de fapt este schimbător. 4. Etape în dezvoltarea grupurilor Majoritatea grupurilor evoluează trecând prin aceeași succesiune de etape. În fiecare dintre ele, membrii se concentrează asupra unui anumit aspect care le afectează comportamentul. Modelul cel mai răspândit constă în următoarele etape: 1. Formarea - o perioadă de nesiguranță în care membrii grupului își îndreaptă atenția unul asupra altuia, fiind acceptați și învățând mai multe despre grup. La sfârșitul aces-tei etape membrii simt că aparțin grupului. 2. Furtuna - membrii se confruntă cu aspectul: la cât de mult din individualitatea lor tre-buie să renunțe pentru a aparține grupului. Atenția se concentrează pe managementul conflictului și această etapă se caracterizează prin lupte pentru putere, pentru preluarea controlului asupra grupului. 3. Normarea - membrii grupului își împărtășesc așteptările despre normele și rolurile din grup. În timpul acestei etape crește coeziunea și identitatea de grup. 4. Funcționarea eficace - energia grupului este dedicată acum realizării obiectivelor grupului. 5. Întreruperea/suspendarea - temporar apar grupuri divergente care se concentrează mai puțin pe îndeplinirea obiectivelor și care au tendința de a se închide în sine. Modelul descrie primele patru etape din dezvoltarea unui grup relativ la două dimensiuni principale: relațiile personale și activitățile legate de sarcină. Progresul de-a lungul acestor două dimensiuni este paralel și intercondiționat, după cum se arată în figura următoare.

4

Dezvoltarea optimă a grupului

Interdependență ↕ Coeziune ↕ Conflict Dependență Orientare → Flux de date → Organizare → Rezolvare de probleme Dimensiunea relațiilor personale a modelului cuprinde toate relațiile pe care oamenii le dezvoltă și le susțin în cadrul grupului – sentimentele lor, așteptările, angajamentele, presupunerile și problemele pe care le au unii cu alții. Etapele relațiilor personale se corelează cu dezvoltarea identității și funcțiunilor unui grup pornind de la orientările personale ale membrilor grupului. Activitățile legate de sarcină se corelează cu progresul unui grup în ceea ce privește înțelegerea sarcinii și realizarea ei. Pe măsură ce grupul se deplasează simultan prin etapele relațiilor personale și cele ale activităților legate de sarcină, progresul și piedicile dintr-o dimensiune influențează comportamentul și progresul din cealaltă. Etapele de dezvoltare a unui grup sunt evolutive și se derulează într-o anumită secvență. Un grup va parcurge aceste cinci etape doar dacă membrii săi sunt dornici să crească, să se dezvolte. Coeziunea grupului pare să depindă de măsura în care toți membrii trec deodată prin aceeași etapă. Fiecare membru trebuie să fie pregătit să renunțe la ceva în fiecare etapă pentru ca grupul să progreseze în etapa următoare. Durata fiecărei etape depinde de natura grupului, de membrii și de conducerea grupului. Toate problemele și îngrijorările care apar într-o etapă trebuie să se rezolve înainte ca grupul să fie pregătit pentru a trece în etapa următoare. Dacă grupul nu este capabil să rezolve aceste aspecte, comportamentul dominant va deveni fie apatia, fie conflictul, iar rezultatul va fi dezintegrarea grupului. 5. Rolul liderului în fiecare etapă 5.1. Etapa de formare “A fi împreună este un ÎNCEPUT!” Caracteristici: • membrii echipei încep să se cunoască între ei; • oamenii sunt precauți unii cu alții, politicoși dar neîncrezători; • se stabilesc scopurile și obiectivele echipei; • echipa nu are încă o identitate a sa, este fragilă; 5

• membrii își evaluează reciproc pregătirea, competențele , abilitățile și felul de a fi pentru a stabili în ce măsura pot fi de folos echipei. Probleme: • nu funcționează comunicarea în echipă; • comunicarea poate fi manipulată prin utilizarea ”bârfelor”, zvonurilor; • unele persoane nu sunt acceptate în echipă, fiind ținta glumelor răutăcioase, atacurilor și învinuirilor; • la întâlnirile echipei sunt discutate incidentele între persoane, sentimentele și resentimentele stârnite de acestea; • apare tendința de a controla discuțiile în echipă și procesul de luare a deciziilor; • se fac deseori divagări spre subiecte lipsite de importanță; • sunt comentate tendențios cunoștințele și competențele unora dintre membrii echipei. Rolul Liderului: • stabilirea și promovarea regulilor de funcționarea a echipei; • implicarea echipei în stabilirea și asumarea obiectivelor comune; • menținerea membrilor echipei în contacte reciproce pentru formarea și consolidarea relațiilor intre ei. 5.2. Etapa de furtună “A rămâne împreună reprezintă un PROGRES!” Caracteristici: • apar conflicte între unii membrii ai echipei; • se manifestă o competiție neconstructivă, provocări și lupte între persoane, dar și între grupările ce se formează în interiorul echipei; • încep să se diferențieze rolurile pe care membrii le au în echipă; • membrii își asumă riscuri fără motive, doar pentru imagine. Probleme: • agresivitatea, individualismul persoanelor care încearcă sa iasă în evidență; • frustrarea, supărarea, furia, retragerea celor care se simt atacați, amenințați; • dezvoltarea unui climat de anarhie în cadrul întâlnirilor: mai multe persoane vorbesc în același timp, intervențiile se încrucișează; • interesele și preocupările personale devin obstacole pentru buna funcționarea a grupului • se formează grupuri, coaliții; • greșelile sunt drastic sancționate de grup sau părți ale grupului. Rolul Liderului: • dezvoltarea abilitaților de comunicare a membrilor grupului; • dezvoltarea abilitaților de rezolvare a conflictelor; 6

• evaluarea permanentă a echipei în vederea creșterii coeziunii grupului, armonizării scopurilor personale ale membrilor cu obiectivele echipei; • sancționarea tendințelor egocentrice, individualiste; • promovarea unui climat favorabil echipei ca întreg și susținerea de discuții pentru conștientizarea membrilor echipei că fiecare are un rol important în atingerea rezultatelor dorite. 5.3. Etapa de normare “A lucra împreuna înseamnă SUCCES!” Caracteristici: • sunt precizate normele și valorile grupului ce definesc comportamentele acceptabile și cele inacceptabile ale membrilor; • sunt respectate regulile și procedurile de lucru stabilite; • sunt evitate subiectele sensibile, delicate și orice controverse; • membrii grupului sunt atenți la menținerea echilibrului și a armoniei. Probleme: • membri echipei acționează în conformitate cu rolurile prescrise, sunt specializați și nu manifestă o mare disponibilitate pentru schimbarea rolurilor; • modalitățile de luare a deciziilor sunt limitate, fiind utilizate de regula cele care dau rezultate (ex. liderul ia întotdeauna deciziile); • insuficienta gestionare a resurselor echipei; • confuzia între eficacitate (ceea ce trebuie făcut) și eficiență (cum trebuie făcut); • existența unor canale de comunicare informale mai puternice decât cele formale; • incapacitatea de a evalua nevoia de învățare, inovație , schimbare. Rolul Liderului: • menținerea canalelor de comunicare formale și distribuirea echivocă a informațiilor între membrii echipei; • coordonarea echipei și supravegherea aplicării regulilor şi procedurilor de lucru; • implementarea unor modele de luare a deciziilor; • menţinerea atenţiei echipei pe desfăşurarea activităţii şi pe creşterea productivităţii. 5.4. Etapa de performanţă “A realiza împreuna este SCOPUL!” Caracteristici: • membrii echipei au învăţat să lucreze împreună; • în echipă se analizează şi se rezolvă tensiunile, conflictele; se abordează cu uşurinţa subiectele sensibile, delicate; 7

• schimburile de idei au loc fără atac la persoana, discuţia se centrează pe probleme şi nu pe persoane; • sunt acceptate uşor schimbările; conflictele, schimbările sunt folosite pentru a învăţa permanent; • rolurile în echipă se pot schimba cu uşurinţa, fără tensiuni; • sunt preţuite şi valorificate diferenţele între persoane; • informaţiile circula foarte bine între membrii echipei. Probleme: • demotivarea unor membrii ai echipei care nu simt că participă direct la obţinerea rezultatelor; • subsolicitarea persoanelor cu atribuţii de coordonare și conducere datorită autonomiei crescute a echipei; • insuficienta utilizare a “experţilor” din echipă (persoane care posedă cunoştinţe și experienţă profesională deosebite). Rolul Liderului: • recunoaşterea progreselor, menţionarea, precizarea succeselor şi recompensarea membrilor echipei; • liderul poate sa aibă un rol mai redus şi poate oferi echipei mai multă autonomie; • menţinerea standardelor profesionale prin instruire de specialitate şi perfecţionarea tehnicilor pentru dezvoltarea echipei.

8