Curs 7 - Managementul proiectelor

MODUL 7. MANGEMENTUL PROIECTELOR

Timpul mediu necesar pentru studiu: 522 minute

Obiective educaţionale În urma parcurgerii acestui modul veţi şti:

- să definiți noțiunea de management al proiectelor -

să formulați și să parcurgeți etapele specifice în managementul proiectelor

Cuvinte cheie: managementul proiectelor, iniţiere, planificare, executare, evaluare, finalizare.

Cuprinsul Modului: 3. Managementul proiectelor – concept, etape Întrebări de autoevaluare Referate Rezumat Bibliografie

EXPUNEREA DETALI ATĂ A TEMEI Managementul proiectelor reprezintă un corp de cunoştinţe aplicate coerent în scopul gestionării bugetului, timpului alocat, calităţii şi aşteptărilor participanţilor la un proiect. Mai concis, managementul proiectelor este un sistem bazat pe doi piloni: resursele materiale şi financiare şi Oamenii. 1 În practică managementul proiectelor cuprinde structurile organizatorice necesare derulării proiectelor la nivelul organizaţiei, organizarea internă a proiectului şi corelările acestuia cu structurile organizatorice ale întregii organizaţii, organizarea proceselor precum şi aspectele legate de conducerea proiectului (managementul resurselor umane – sarcini şi competenţe de conducere şi comunicare, competenţe sociale etc.). Conceptul de management al proiectelor poate fi înţeles :  Ca structură organizatorică, şi atunci vorbim despre un concept de management (conducător, echipă, comitet etc)  Ca metodă managerială – dacă ne referim la elaborarea proceselor (iniţiator, comandă, rezultat, beneficiar)  Ca parte a unui concept

de conducere (planificare, coordonare, antrenare, organizare,

control). În esenţă putem afirma că managementul proiectelor este un concept managerial care poate susţine din punct de vedere metodologic (organizare procesuală), structural (organizare structurală) şi al managementului resurselor umane o activitate complexă într-un mediu dinamic. Managementul proiectelor ca metodă managerială Managementul proiectelor presupune deci, aplicarea cunoştinţelor, îndemânării, instrumentelor şi tehnicilor în cadrul activităţilor de proiect cu scopul de a împlini aşteptările părţilor implicate. Există obiective clar stabilite:

1

-

Realizarea obiectivelor legate de termene

-

Realizarea obiectivelor legate de costuri

-

Obţinerea unui anumit nivel de performanţă

-

Folosirea eficientă a resurselor alocate

Adrian Dăneţ – Managementul proiectelor, Ed. Disz Tipo, Braşov, 2001.

-

Obţinerea acceptului utilizatorului.

Toate aceste obiective implică riscuri – de a nu îndeplini sarcinile proiectului la termen, de a depăşi costurile, de a nu atinge un anumit nivel de calitate, de a nu folosi în mod eficient resursele sau chiar de a nu obţine acceptul utilizatorului. Managementul proiectelor ca structură organizatorică Schimbările frecvente ce caracterizează lumea contemporană impun organizaţiilor adoptarea unor structuri flexibile capabile să răspundă prompt noilor cerinţe ale pieţei. Astfel, apare necesitatea extinderii structurii organizatorice primare (de bază a organizaţiei) cu structuri organizatorice secundare (management al proiectelor, managementul produselor, managementul domeniilor strategice etc.). aceste structuri funcţionează în paralel cu structura primară, funcţională, de linie şi îndeplinesc un anumit scop. În cazul managementului proiectelor acesta este realizarea unei sarcini complexe, cu un mare grad de unicitate şi inovaţie într-o perioadă limitată. Un proiect se derulează între două repere clare de timp: momentul în care instituţia decide derularea şi momentul în care trebuie să se încheie proiectul şi la care rezultatele cerute de beneficiar trebuie predate acestuia. Deosebit de important este momentul desemnării managerului de proiect, acesta răspunzând de întregul proiect, deci şi de procesul de definire al acestuia. Transpunerea în practică a rezultatelor cuprinde toate elementele necesare (analiza, proiectarea, programarea, eventuale corecţii, punerea în funcţiune, calificarea beneficiarului şi întreţinerea rezultatelor proiectului). În general se consideră ca pentru ca un proiect să aibă succes trebuie: -

să existe o concepţie comună asupra problemei şi definirea acestuia împreună cu beneficiarul ( dată fiind provenienţa din medii sociale sau din domenii de specialitate diferite ale celor implicaţi în proiecte ce duce la percepţii diferite în ceea ce priveşte acceptarea unei situaţii ca fiind problematică, deci, şi la o percepţie diferită asupra necesităţii derulării unui proiect).

-

să existe o clarificare a poziţiilor celor implicaţi şi definirea clară a temei de proiect, ca premisă de bază pentru demararea proiectului. (se identifică obiective, se elaborează strategii, se planifică mijloacele, instrumentele şi etapele necesare).

-

să se stabilească modalităţile şi regulile de colaborare cu utilizatorul pe toată durata desfăşurării proiectului (se va adopta o poziţie de parteneriat).

-

să fie asigurat accesul la informaţii de calitate (informaţiile să fie suficient de cuprinzătoare, de calitate, trebuie să ajungă într-o formă adecvată şi î timp util la cei ce le folosesc în luarea de decizii sau pentru derularea unor activităţi). Devine extrem de necesară posibilitatea ca informaţia să ajungă la/de la managerul de proiect direct de la /la persoana vizată , indiferent de poziţia acesteia în structură – să nu existe bariere ierarhice care pot deveni bariere comunicaţionale. În cazul în care există un compartiment sau persoane însărcinate cu coordonarea şi urmărirea derulării proiectului, acestea centralizează mesajele şi le prezintă sistematic managerului de proiect.

-

să existe pe lângă circuitul informaţional standardizat care urmează de obicei structura organizatorică a organizaţiei (subordonatul transmite informaţia şefului ierarhic superior direct şi invers) şi un circuit informaţional informal (ţine de structura socială şi informală a organizaţiei, de liderii informali etc.)

-

să se realizeze o evaluare realistă a facilităţilor de care se dispune în momentul demarării proiectului precum şi a tehnicii necesare (nu se poate pleca la drum cu ideea că sursa pentru anumit facilităţi necesare se va găsi ulterior, în momentul în care procurarea este iminentă).

Etape în managementul proiectelor Cu toate ca varietatea activităţilor care se pot îndeplini prin proiecte este uriaşă, marea majoritate a proiectelor, indiferent de dimensiunea, bugetul sau durata lor in timp parcurg cinci etape: Iniţierea Este momentul în care ia naştere ideea proiectului. În această etapă un grup de oameni stabileşte necesitatea proiectului, stabileşte scopul principal al acestuia şi selectează o echipă iniţială a proiectului.

Planificarea Pe parcursul acestei etape se definesc resursele necesare pentru derularea proiectului. Prin resurse înţelegem timpul necesar, fondurile necesare, oamenii necesari şi echipamentele şi informaţiile necesare. Tot acum se stabilesc obiectivele proiectului şi sarcinile fiecărui membru al echipei de proiect şi se stabileşte o agendă de lucru. Executarea Această etapă constă în principal în conducerea şi managementul echipei care va pune în aplicarea planul proiectului. În plus trebuie mereu controlată şi alocarea celorlalte resurse implicate în proiect. Câteva din sarcinile tipice pentru aceasta etapă sunt: conducerea echipei, comunicarea cu beneficiarii şi ceilalţi factori implicaţi, rezolvarea conflictelor, obţinerea resurselor. Evaluarea În aceasta etapă veghem la respectarea planului. Monitorizăm progresele realizate, comparăm resursele folosite cu cele din plan, ajustăm obiectivele şi sarcinile când este cazul, realocăm alte resurse, etc. În cazul în care există abateri majore de la plan se poate reveni în etapa de planificare sau se pot realiza numai corecţii minore. Închiderea Această ultimă etapă este momentul sărbătoririi succesului sau al evaluării problemelor apărute. În orice caz trebuie subliniată contribuţia membrilor echipei şi asigurată încheierea activităţii lor, trebuie trase concluziile şi de cele mai multe ori elaborat un raport final. Trebuie sa menţionăm ca fazele 2-4 sunt interdependente şi de mult ori pot avea o evoluţie ciclică.

Întrebări de autoevaluare 1. Descrieţi managementul proiectelor ca structură organizatorică.

2. Definiţi managementul de proiect ca metodă managerială. 3. Prezentaţi etapele de parcurs în managementul proiectelor.

Referate 1. Planificarea în managementul de proiect Timp alocat: 5 ore. Norme de redactare: 4 - 6 pagini, caractere TNR, 12 pct., spațiere la 1,5 rânduri.

Rezumat Managementul proiectelor reprezintă un corp de cunoştinţe aplicate coerent în scopul gestionării bugetului, timpului alocat, calităţii şi aşteptărilor participanţilor la un proiect. Mai concis, managementul proiectelor este un sistem bazat pe doi piloni: resursele materiale şi financiare şi Oamenii.. Etapele în managementul proiectelor sunt. iniţiere, planificare, executare, evaluare, finalizare.

Bibliografie 1. Madela Abrudan – Managementul proiectelor, Note de curs, Oradea, 2001. 2. Mariana Mocanu, Carmen Schuster – Managementul proiectelor, Ed. CH Beck, 2005. 3. Adrian Dăneț - Managementul proiectelor, Editura Disz Tipo, Brașov, 2001.